談對歸檔文件裝盒的一些看法

李 茉

(雞東縣社區管理委員會 黑龍江 雞西 158200)

一、裝盒要求

歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應條目的排列順序相一致，以保證檢索到文件條目后能對應地找到文件實體。檔案利用完畢后歸檔時、同樣要注意將其按件號順序裝入相應檔案盒中。否則，在以件為單位進行管理的情況下，一旦歸位錯誤，將很難再找回，甚至可能從此成為“死檔”。

裝盒時，應按照分類方法的不同，將不同類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒中。這—方面是因為文件查找時是由歸檔文件目錄條目對應到檔案盒盒脊項目，再由盒脊項目對應到盒內文件歸檔項目，因此盒脊項目的設置必須由盒內文件歸檔章的項目對應，反映出歸檔文件的存址。如果不同類別的歸檔文件混裝在同一盒中，必然會造成盒脊項目設置的混亂，同一欄目填寫時內容也會雜亂不堪;另一方面，檔案館接收檔案進館時，按照進館計劃和接收范圍的不同，對移交檔案的年度和保管期限都有針對性要求。如果同一盒不同年度和保管期限的檔案混放，移交時就必須按照檔案館接收標準進行再加工，更編目錄、重新裝盒，帶來大量重復勞動。

(一)裝盒的具體要求包括:

1．不同形成年度的歸檔文件不應放入同一檔案盒，形成年度的判定，因此分年度裝盒并不意味著同一檔案盒內的文件都是一個年度寫成的。例如，跨年度事由形成的文件，在某一年度整理歸檔的，應一起放入歸檔的年度中。

2．分機構(問題)的情況下，不同機構(問題)形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒。即使某些機構(問題)形成的文件數量少，裝不滿一盒時，也不宜將其混裝入其他檔案盒，而應通過使用不同厚度的檔案盒來解決。

(二)裝盒時應注意以下問題:

1．應視文件的厚度選擇厚度適宜的檔案盒，盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個整體，直立放置時不至于使文件彎曲受損。有時某個類目的最后幾件文件不夠裝滿一個檔案盒，應選用厚度較薄的檔案盒或橫置式的檔案盒。

2．檔案盒只是歸檔文件的裝具，不具備保管單位的作用。因此，并不要求同一事由的歸檔文件必須裝在同一檔案盒內，只須按照排列的先后順序依次裝盒，一盒裝滿后，順次裝入下一盒即可。

二、檔案盒格式

檔案盒既是歸擋文件的裝具，也是反映盒內歸檔文件存址的載體:制作良好、封面和盒脊項目編制規范的檔案盒，不但能很好地起到保護盒內文件的作用，也為檢索、利用的順利進行提供了保證。

(一)檔案盒的規格

檔案盒外形尺寸為長310mm、寬220mm 的長方體，厚度一般為20mm、30mm、40mm，也可以根據需要設置其他尺寸的厚度。此規格是按照可放入紙張幅面為國際通用型(297mm x 210mm)的文件，并能夠較方便地取用盒內文件而設計的。厚度允許不同的尺寸，以方便放置不同厚度的文件。同一機關檔案部門使用的檔案盒厚度宜相對統一，以便于按照延長米進行檔案數量統計。

檔案盒按照擺放方式的不同，可以分為豎式和橫式兩種，設置盒脊項目的位置也相應發生變化。之所以設計橫式檔案盒，是為了增加盒內文件與檔案盒的接觸面，避免文件豎置時“頭重腳輕”而發生彎曲折損?，F有的檔案柜(架)大都未給此種擺放方式留下足夠的空間，因此選用模式檔案盒時應同時考慮檔案柜(架)的狀況。從長遠考慮，檔案盒橫放更有利于檔案的保護。此外，同一機關檔案部門，兩種格式的檔案盒只能選用一種，以保持檔案盒上架后整體的整齊美觀。

(二)檔案盒封面

檔案盒的封面應使用全稱或規范簡稱標明全宗名稱(即立檔單位名稱)，下加雙橫線。一般卷宗名稱在制作檔案盒時即可先行印制。

三、檔案盒盒脊的項目

檔案盒盒脊應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置各檢索項，包括卷宗號、年度、保管期限、機構(問題)、起止件號和盒號等。

(一)全宗號

全宗號欄內按同級檔案館給定的全宗號填寫企事業單位，可以不印制全宗號一欄。

(二)機構(問題)

機構(問題)欄填寫分類方案中相應機構(問題)的類目名，不按機構(問題)分類的單位，盒脊上可以不印制機構(問題)項。

(三)起止件號

起止件號欄填寫盒內排列最前和排列最后的歸檔文件的件號，其間用“一”號連接，如“18—36”。檢索時在歸檔其他項目的配合下，通過將件號與檔案盒脊上的起止件號相對應，即可確定該份歸檔文件所屬的檔案盒。起止件號分為室編和館編兩欄，歸檔文件整理階段須填與的是起止件號中的室編欄，館編欄供進館前再鑒定、整理后直接填寫館編號，以避免再更換儲案盒。移交進館時如經同級檔案館審定對沿用室編起止件號，則可將館編起止件號欄字置。

(四)盒號

盒號是指檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館的按進館要求編制。盒號一般按照檔案盒上架排列后的順序流水編制，可以每年—斷號，也可以4 位數為限按年一斷號。

檔案盒盒脊可以根據機關單位的實際需要，與歸檔章項目相協調，編制其他項目。增減項目的工作應在同級檔案行政管理部門的指導下進行。機關檔案部門可對欄目位置及尺寸進行一定的調整，以規范、美觀為原則。

三、備考表

備考表放在盒內所有歸檔文件之后，用以對黨內歸檔文件進行必要的注釋說明。備考表是機關檔案部門對歸檔文件進行動態管理的有效措施。

備考表上設置的項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。各項的填寫要求如下:

1．盒內文件情況說明:填寫盒內歸檔文件需要說明的情況，包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況(如字跡模糊、缺損)等。整理工作完工后歸檔文件如有修改、補充、移出、銷毀等情況，在備考表中加以說明。進行歸檔文件整理工作時，如某份文件需說明的內容較復雜，目錄備注項中填寫不下，也可在備考表中詳細說明，并在目錄相關條目的備注中加“* ”號標示。

2．檢查人:填寫負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名;此項一般由機關檔案人員填寫，以示對整理質量的監督檢查;也可與機關內部機構負責人聯署，由其對文件材料歸檔的齊全完整情況進行監督檢查。

歸檔文件在齊機關檔案部門保存階段內如有變動情況，檔案工作人員應隨時在備考表中注明，以使后續管理以及檔案移交進館等工作得以正常進行。

［1］王靜，王雪玲．［J］．檔案管理，2002(06)．

［2］劉芳．歸檔文件整理分類方案的價值及編制［J］．四川檔案，2002(04)．