檔案現代化管理工作中存在的問題及解決對策

鄭玉妍

(黑龍江省康復醫院 黑龍江 哈爾濱 150070)

近些年來，我國加大了對檔案管理工作的重視力度，要求各級地方政府不斷完善本地區的檔案管理制度。對檔案進行管理實際上就是把各種不同形式與種類的財務文件整理并保存。檔案管理可以加快我國檔案管理事業的進步，同時還可以促進我國經濟的發展。信息技術、計算機技術的大力發展，使得現代化早已成為了檔案管理的發展趨勢，但是要想實現檔案管理的現代化必須要做好多方面工作。在信息化的大時代背景下，信息化已經漸漸地發展成為各行各業實現現代化發展內容的主導，以信息化的手段逐漸推動現代化的進程將是我國今后社會發展以及國民經濟的主要趨勢和方向。

一、檔案現代化管理中存在的問題

(一)檔案管理觀念薄弱

檔案管理工作是對眾多資料的收集、整理和歸納，需要建設獨立的部門并且設置專業人員對其進行管理。但是由于部分醫院中沒有認識到檔案現代化管理工作的重要性，所以沒有設置獨立的部門，很多都是和其他的科室并用，并且工作人員也存在兼職的現象。由此導致檔案現代化管理工作的滯后性，無法為醫院的高效運營提供有效的信息，沒有發揮出檔案工作的基本功能。

(二)工作方式落后

在現代化科學技術快速發展的時代，很多先進的技術手段已經應用于檔案管理工作中。但是仍有部分醫院的檔案管理工作還沿用傳統的管理方法，紙質檔案的手工操作不僅效率低，并且勞動量大，容易出錯，無法提高檔案資源的有效利用，由此阻礙了檔案現代化管理工作的進程。

(三)管理人員缺乏工作的積極性與主動性

檔案管理是一項繁雜且工作量巨大的工作，在長期單一的工作過程中，容易對工作人員造成一種倦怠感，由此缺乏了工作的積極性，工作熱情逐漸冷卻，缺乏創新意識。加之醫院投入的資金少，重視程度低等原因，致使檔案管理工作效率降低，現代化進程停滯不前。

二、加強檔案現代化管理進程的具體對策

(一)提高對檔案工作的認識

檔案現代化管理工作是醫院開展各項工作的重要基礎，通過各項檔案資料的收集，可以為業務的開展提供具有建設性的意見，為醫院的經營決策提供有利的參考依據。通過對檔案資源的開發利用，可以提高檔案信息利用的價值，在建設信息共享平臺后，能夠最大程度的發揮檔案資源的價值。所以應該在醫院中廣泛的宣傳檔案現代化管理工作的重要性，讓每個工作人員都具有深刻的認識，從而為檔案現代化管理工作的開展奠定堅實的基礎。

(二)加快檔案信息化建設

檔案管理現代化建設必須和自身的信息化建設保持同步，逐步實現檔案管理的信息化和服務的網絡化。所以，我國各級部門把檔案的信息化管理歸入中心發展的規劃內容中去是非常必要的。要想實現檔案現代化管理的快速發展，良好的工作條件配置如計算機以及閱檔環境等是必不可少的。計算機自身的儲存量是十分巨大的，并且其檢索系統可以為查閱工作帶來非常大的便利。只有擁有了良好的硬件設施，管理人員的管理工作才能得到規范。對此，衛生行業更應提高對檔案管理設施的重視，加大對其的投資力度，為我國現代化檔案管理的建設奠定堅實的基礎。

(三)提高檔案管理人員的工作積極性

檔案管理工作不僅繁瑣，而且枯燥，所以需要檔案管理人員要樹立現代化的管理思想，使其認識到檔案現代化管理對提高檔案工作的重要性，這樣在檔案管理工作才能不斷的融入新的元素，加快檔案工作的創新，更好的對檔案管理制度進行完善，從而更好的推動醫院檔案管理工作的順利發展。

(四)加快檔案管理的現代化進程建設

加快檔案管理現代化實際上是指借助各種現代化技術，如計算機技術、數字技術等促進檔案管理現代化進程的發展，而這也是最終達到檔案管理現代化目標的重要前提條件。計算機檔案管理系統通常都擁有多種功能，例如查詢、統計以及診斷等功能，此外還有判斷與修改等功能。憑借著計算機本身的巨大優勢，對檔案進行現代化的管理能夠有效減小檔案管理所使用的空間面積，同時還能大大擴大其儲存資料的容量，并且實現快速的傳輸性能。由此看來，以計算機為重要載體的現代化檔案管理能夠在最短的時間內為用戶提供所需信息，從而極大的提高工作效率，而這對于檔案管理的發展歷程來說是跨越性的進步。除此之外，還要完善檔案保管安全體系，例如防火、防蟲以及防潮等方面做好預防措施，以此來達到我國相關標準規范的要求。

另外，通過提高檔案管理的現代化水平，還可以更好的推動我國經濟的健康發展。因為檔案管理質量提高，可以確保各項管理工作順利進行，而且有效的提高決策的科學性和合理性。同時檔案現代化管理，可以更好的實現對各個階段的檔案資源的保存，這樣就可以為經濟發展各項工作提供真實、有效的信息作為依據。

三、結束語

檔案管理現代化不僅與檔案事業有著緊密的聯系，同時還與我國經濟的發展有著緊密的聯系。盡管當前我國醫院檔案管理工作取得了一定的成效，但是我們還應看到在醫院檔案管理現代化建設工作中還存在著一些不足之處，所以需要在實際工作中我們能夠更好的解決存在的問題，加快科學技術的引進和應用，從而更好的推動檔案現代化管理的進程。

［1］陳麗蓮.黃建峰.檔案管理的現代化［J］．辦公室業務，2012(09)．

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