做好中學檔案管理工作之探討

葉章英

(福建省晉江市毓英中學 福建 晉江 362251)

中學檔案是學校在發展過程中形成的原始記錄，這些文字、圖表、音像、實物等材料對于學校來說極為重要。但是在中學教育教學生活中，檔案的價值一直未得到應有的體現，檔案管理工作得不到重視。下面結合本文論述將市場機制運用到檔案管理工作當中，以供給需求促發展，針對不同的需求，以此來做好中學的檔案管理工作。

一、中學檔案管理的現狀

1．種類繁多，利用率低。“麻雀雖小，五臟俱全”，一個學校就是一個大社會，在這個大社會中，形成的材料種類非常多，它幾乎囊括了所有種類的檔案，即文書檔案、教學檔案、科技檔案、科研檔案、基建檔案、財會檔案、聲像檔案、實物檔案等等。所以學校檔案門類多，內容復雜。但是中學工作主要是以教學為主，領導主要是抓教學，雖然檔案工作也在開展，由于檔案本身的特點是時效性差、利用率低，加之領導重視不夠，導致檔案的價值得不到充分的體現。

2．管理工作被動，缺乏主動性。在當前市場經濟條件下，學生的成績和學校的升學率倍受“寵愛”，而檔案工作不同于其他工作，它不能夠馬上產生經濟效益，人們對檔案工作也不重視，這種情況在整個檔案界普遍存在。況且在以教學為主要活動的學校工作中，平時又要應付各種各樣的檢查和評估，檔案的收集工作往往是被動的，材料不齊全，難以及時歸檔。檔案工作開展緩慢，缺乏積極主動性。

3．管理人員專業性不強，缺乏經驗。多年來，由于高校開設檔案專業的班級較少，培養的檔案專業人才與崗位需求失調，這就造成很多單位不可能招到檔案專業人員，再加上學校的主管部門不重視，中學管理檔案的大多不是專業人員，很多是老師轉崗或兼職的，這樣的現實，使得中學檔案管理人員專業性不強，缺乏必要的理論指導。

二、中學檔案的利用需求

1．學校本身的教學需要。學校最主要的活動就是教學活動，圍繞著教學活動產生了各種各樣的材料，這就是中學檔案收集的主要范圍。比如教學方面，針對老師教學中復習的需要，教務處把每一個備課組每一次考試前出的試卷，考試中出現的問題，考試后質量分析等都集中起來按學年度歸檔，極大方便了老師的教學、查閱等工作。再比如德育方面，在學生畢業的時候展示出學生三年來活動的圖文資料。按照這方面的需求，就要求平時做好這方面材料的收集，作為德育活動的檔案。學校檔案的種類繁多，在專兼職檔案工作人員有限的情況下，學校應根據教學的需要，組織專人各自負責一方面的檔案收集、整理工作，讓全體教師充分利用學校檔案的有利條件，助力做好教學工作，將被動的檔案工作化為主動。

2．教師評聘職稱的需要。在中學，教師的主要任務是教學，當然在教學過程中，教師評聘職稱也是教師重要的任務之一。為了老師評聘職稱的需要，建立教師業務檔案是每個學校檔案工作中的重要組成部分。我校建立教師業務檔案，是以每個老師為單位，按照職稱評定的需要收集相應的材料，這些材料包括:教師基本情況登記表(各種學歷、學位證書、教師資格證書、任職資格證書、普通話、計算機等級水平考試、繼續教育等等復印件);承擔教育教學基本情況表(任教班級、擔任班主任、教研組長、備考組長、行政職務等證明材料);承擔教科研情況表(論文獲獎、匯編、擔任課題等);獲獎情況(獲獎文件、證書等等復印件)。每學年度考核時，將每位教師當年晉級、獲獎、繼續教育培訓等材料更新情況補充到個人的業務檔案中，為老師日后評職稱提供方便。

3．編撰校史的需要。我校是一個有一百二十多年歷史的百年老校，辦學歷史悠久，但是由于歷史原因，以前領導重視不夠，導致以前的檔案沒有得到很好的保存。為了吸收歷史教訓，我校在2012年決定編撰《毓英園》這一校刊，每學期一期，把一學期開展的重要活動以圖文的形式編撰下來，包括:功勛人物、校園動態、探索園地、校友之窗、榕樹下、光榮榜、心靈驛站等欄目，圍繞這一刊物平時收集材料，基本上囊括了一學期學校的重要活動，材料齊全。

4．其他特殊需要。我校是福建省體育傳統項目(排球)重點培養學校，同時還是省毒品預防教育基地示范校等等，根據學校的辦學特色，收集特色檔案。按照每個特色項目驗收的標準來收集整理檔案，為日后復查或學校做宣傳展覽提供詳實的材料依據。另外，外部對于學樣檔案工作的依賴也很多，如校友需要，由于我校歷史悠久，校友很多，遍布海內外，每年校友聯誼活動特別多，為此專門收集整理校友檔案，比如校友活動照片，校友活動材料，校友榮譽錄，知名校友檔案等等。

三、針對需求加強中學檔案的管理

1．提高認識、統一規范。檔案即是寶貴的歷史史料，查閱檔案可以知現在。學校檔案工作是一項綜合性的工作，它不是某一個處室，某一個人員的工作，它貫穿在整個學校工作當中，所有人都與它有關，不管老師還是學生都與之有關聯。因此，從校級領導到中層行政，再到專任老師，再到學生都必須有檔案意識，都要加入到學校檔案的工作當中。有了這個意識，就必須有一個統一的規范，根據《檔案法》的相關規定，我們學校按照自己的辦學特色，制定了《毓英中學各處室兼職檔案員工作職責》、《毓英中學各處室歸檔范圍和保管期限》、《毓英中學檔案分類大綱和編號方法》、《毓英中學教師業務檔案歸檔范圍和保管期限》、《毓英中學體育傳統項目(排球)歸檔范圍和保管期限》、《毓英中學知名校友檔案歸檔范圍和保管期限》等等。

2．針對需求、建立特色。針對不同的需求，我校建立了與之相一致的特色檔案。學校最為重要的檔案工作便是學生的學籍檔案管理，我們在做好常規學籍檔案的整理、歸檔工作之外，還利用學籍檔案做好畢業生的跟蹤，制作畢業生花名冊以便做好校友檔案，為開展校友活動提供依據。另外，根據我校是省體育傳統項目(排球)重點培養學校，我們建立了與之一致的特色檔案，這為每年體育傳統校的檢查驗收，對外交流，總結經驗提供了極為便利的條件。

3．積極主動、發揮實效。學校的各種檔案蘊藏著十分豐富的價值，中學檔案工作人員要積極主動地查找整理出學校最具特色的歷史檔案資料，編輯成各種媒介，開放式地供學校的教師和學生觀賞，會使檔案發揮出更多的功效。同時，學校領導和檔案工作者應該創新檔案工作思路，以充分利用現有學校檔案服務于學校各部門工作，服務于學生的德育工作，讓優秀的學校檔案成為愛國主義教育的新陣地。只有我們抓住檔案輔助和促進學校發展這一目標，沿著“需求”將工作開展下去，中學檔案工作才有動力。按需求來做，學校檔案工作就不會處于被動狀態，而是獲得大家的認可，使其發揮出最大的實效，同時也會促使中學檔案工作做得更好，全面為學校各項工作服務。

總之，中學檔案工作由于其種類繁多，加之領導重視不夠，檔案管理人員素質不高，各個學校檔案管理經驗很少相互交流，嚴重滯后了中學檔案工作的進步，針對本校的需求來加強檔案工作的管理，建立本校特色檔案，對促進學校檔案工作的發展具有重大的意義。

［1］張衛寧，關于創新中學檔案工作的幾點思考，行政管理，2010(194)．

［2］趙靜，中學檔案資源的開發和利用，中國檔案，2007.12．

［3］李燁，做好中學檔案工作的幾點認識，檔案學研究，2012.3．