如何做好人事檔案的鑒別工作

劉瑞光

(牡丹江市太平路地下人防工程管理站 黑龍江 牡丹江 157000)

鑒別在人事檔案工作中具有重要地位。在人事檔案管理學(xué)的理論研究中，許多著作都借鑒和吸取了檔案學(xué)的研究成果。特別是對人事檔案工作環(huán)節(jié)方面的研究，更有許多相同之處，普遍認(rèn)為，無論人事檔案工作內(nèi)容與其他檔案工作內(nèi)容有多大差異，就其工作環(huán)節(jié)而言，則大體相似。

一、人事檔案鑒別工作的作用

(一)人事檔案材料的鑒別工作是人事檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)。對于收集起來的雜而亂的人事檔案材料進(jìn)行清理和鑒別，確定和進(jìn)行取舍，是人事檔案整理工作的基礎(chǔ)。假如略去這一環(huán)節(jié)，不該歸檔的沒有清理出去，該歸檔的又沒有收進(jìn)來，就會直接影響后面的環(huán)節(jié)，甚至造成整個工作的全部返工。

(二)人事檔案材料的鑒別工作與人事檔案工作的其他環(huán)節(jié)工作有著緊密的聯(lián)系。例如，通過鑒別工作，可以發(fā)現(xiàn)哪些檔案材料不齊全，以便及時收集，同時還可以提高收集工作在來源上的質(zhì)量，不應(yīng)把—些不必要的、沒有價值的材料都收集起來。再比如，鑒別工作的質(zhì)量高低，直接關(guān)系到人事檔案保管工作，通過鑒別，把那些不需要歸檔的材料從檔案中剔除出去，減少檔案的份量，可以節(jié)約館庫面積，有利于保管工作。此外，鑒別工作還可以促進(jìn)人事檔案利用工作的開展。鑒別工作中取舍恰當(dāng)、合理，就能保證人事檔案的真實性和精煉性，否則一旦該歸檔的材料銷毀了，就不可復(fù)得了，會給黨的事業(yè)造成不必要的損失。

二、鑒別工作的內(nèi)容范圍

(一)判斷材料是否屬于本人。鑒別這個問題的主要方法是：

1.辨認(rèn)姓名的異同。下列幾種情況比較容易混淆。

(1)同姓同名。這是最容易混淆也最難發(fā)現(xiàn)的一種情況。對這種情況的辨認(rèn)方法是逐份地核對同姓同名的材料，尤其是核對材料上的籍貫、年齡、家庭出身、本人成份、入黨時間、參加工作時間、工資級別等情況是否相同。主要經(jīng)歷是否—致。為了達(dá)到互相印證的目的，要盡可能地多核對一些項目，使鑒別結(jié)論有可靠的依據(jù)和基礎(chǔ)。

(2)同姓異名或異姓同名。這是收集人事檔案材料時造成的。鑒別時要特別留心材料上的姓名，對那些姓名有某些相同之字的材料，更要提高警惕。如果在鑒別材料時只注意看內(nèi)容，而不大注意看姓名，就很容易讓那些同姓異名或異姓同名的材料蒙混過去。

(3)一人多名。有的人在不同時期有不同的名字，比如孩童時期有乳名(或叫小名)，上學(xué)時有學(xué)名，還有的人有字號、筆名、化名等等，如果不認(rèn)真辨認(rèn)，就很容易使以個人的檔案材料身首異地。辨別這種情況的方法有三種：第—，核對后期材料姓名欄內(nèi)曾用名，是否有與前期原名相同的名字;第二，清查檔案內(nèi)是否有更改姓名的報告和審批材料;第三，將不同姓名的材料內(nèi)容進(jìn)行核對，看看每份材料的年齡、籍貫、經(jīng)歷等情況是否相同。

2.辨認(rèn)材料的內(nèi)容和作用，其主要方法是：(1)看內(nèi)容。即審核材料的內(nèi)容是否與該人員的問題有關(guān)，比如政審材料中所反映的內(nèi)容與該人員的結(jié)論是否有內(nèi)在聯(lián)系，是否是結(jié)論的依據(jù)。(2)看用途。比如對于證明材料，要詳細(xì)審查，看此材料用于證明誰的問題，也就是被證明人是誰?如果被證明人不是該人員，那么這份材料一般也就不是該人員的。該人員所寫的證明他人問題的材料，由于它的用途不是證明該人員的，所以不該歸入該人員檔案中。

(二)判斷材料是否屬于人事檔案

一個人的檔案材料包括人事檔案內(nèi)容的材料及非人事檔案內(nèi)容的材料兩大部分。在非人事檔案材料之中，有的是屬于文書、業(yè)務(wù)考績、案件等檔案內(nèi)容的材料，有的屬于本人保存的材料，有的是應(yīng)轉(zhuǎn)送有關(guān)部門處理的材料，鑒別工作的任務(wù)就是將人事檔案材料與非人事檔案材料嚴(yán)格區(qū)分開來，擇其前者歸檔，并將那些非人事檔案內(nèi)容的材料另加處理。

(三)判斷材料是否真實、準(zhǔn)確

做人事檔案工作必須講究實事求是，來不得半點虛假和含糊其詞，由此要求人事檔案材料所記述的內(nèi)容必須真實而且準(zhǔn)確，不能前后矛盾，模棱兩可。在鑒別工作中一旦發(fā)現(xiàn)內(nèi)容不屬實，觀點不明確、言詞不達(dá)意或詞義含混的情況，應(yīng)立即退回原單位重新改正。

(四)判斷材料有無重復(fù)

要保持人事檔案的精煉，重份材料或內(nèi)容重復(fù)的材料必須剔除。鑒別的時候，無論是正本還是副本，只需保留一份，多余的可以剔出。比如有的人在入黨之前寫了許多份入黨申請書，鑒別時可以只選取其中內(nèi)容最完整、手續(xù)最齊全、字跡最清楚的歸入本人檔案的正本和副本中即可。

(五)確定材料是否有保存價值

歸檔的材料要能反映個人的政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作成績、專長愛好等方面倩況。對于一些沒有價值或價值不大的材料以及似是而非、模棱兩可、不能說明問題、沒有定論、起不了說明作用的旁證材料，不要歸檔，尤其對內(nèi)容不真實、不準(zhǔn)確、甚至誣蔑陷害等材料更不能歸入。

三、對不在歸檔范圍的材料的處理

對不歸檔材料的處理主要有下列四種方法：

(一)轉(zhuǎn)。凡是經(jīng)過鑒別，并不屬于本人的材料，或者根本不在歸檔之列的材料，必須剔出轉(zhuǎn)給有關(guān)單位保存或處理。

(二)遲。對于近期形成的某些檔案材料，手續(xù)不夠完備，或者內(nèi)容還需要查對核實的，需要提出具體的意見，退回有關(guān)單位，等到原單位修改補(bǔ)充后再行交回。如果材料應(yīng)退回去的，必須經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)退回本人，并辦理相應(yīng)的手續(xù)。

(三)留。凡是不屬于人事檔案的范圍，但很有保存價值的有關(guān)參考資料，經(jīng)過整理以后，應(yīng)由組織或人事部門作為業(yè)務(wù)資料保存。

(四)毀。經(jīng)人事檔案部門鑒別后，確實沒有保存價值的材料，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定作銷毀處理。銷毀的材料應(yīng)當(dāng)仔細(xì)檢查，逐份登記，寫清銷毀理由，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，才能銷毀。

［1］何凌雁.人事檔案“三齡二歷”內(nèi)容失真淺探［J］.科技信息，2011(18).

［2］陳炳亮.人事檔案管理研究［D］.蘇州大學(xué)，2003年.

［3］本報記者柴麗.人事檔案與職工個人面對面［N］.中國檔案報，2010年.