檔案管理信息化建設

鄭宇琢

(鶴崗市檔案局 黑龍江 鶴崗 154101)

檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統一體。然而，隨著檔案存放數量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現檔案管理信息化。所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。那怎樣才能實現檔案管理的信息化呢?我認為應該從增強檔案管理現代化意識、配備統一的管理設備、創建規范的管理機制、建設復合型的管理隊伍這四個方面著手。

一、增強檔案管理現代化意識

在實現檔案管理現代化，發展檔案事業的過程中，檔案工作人員要更新與我國現代化建設目標、規模和方法不相適應的思想和觀念，尤其要更新依靠科技進步和科學管理的觀念。建立與時代合拍的檔案意識，切實轉變計劃經濟時代形成的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，把檔案服務方式從傳統的被動式服務改變為主動服務，將封閉式服務轉化為開放式服務，使檔案工作適應知識經濟時代的需要，適應社會發展的需要。還要加強對人才的培養。檔案管理現代化是不斷完善深化的過程，在這一過程中，始終要依賴于檔案工作人員素質的提高。檔案工作人員素質的提高，應包括思想意識、知識結構和操作技能等內容，還要盡快培養既懂專業知識，又懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經濟的到來做好充分的準備。

二、配備統一的管理設備

加快檔案信息化的建設，要及時配備檔案管理現代化所需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，要充分發揮現代科技、縮微技術在檔案管理中的應用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。要舍得投入財力，當前，各級檔案部門的財力主要來源于各級政府，這就需要做大量的工作，引進資金加快更新改造的步伐。同時，作為上級檔案主管部門，也可以與相關部門溝通協商、共同提出解決問題的辦法，在政策上給下部門創造條件，使檔案信息化建設加快發展。

三、創建規范的管理機制

建立規范的管理機制在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網絡及數據的安全運行，還需要從實際出發建立規范的管理機制，創新檔案管理制度。有關檔案管理部門應該根據《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統一檔案管理標準。標準規范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立;如果相關檔案部門不按統一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。

四、建設復合型的管理隊伍

檔案管理人員隊伍建設是實現檔案管理信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發展速度和質量。提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規范管理，而且要掌握計算機系統網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性、安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現傳統檔案管理模式向現代管理模式的轉變，檔案管理部門應有計劃地對本系統的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內容涵蓋計算機、網絡、信息工程等方面的知識。檔案管理部門還應創造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發展趨勢和現代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。