芻議目標管理方法在檔案館管理中的應用

李秀紅

(秦皇島市山海關區檔案館 河北 秦皇島 066200)

檔案館作為收集和保管檔案的機構，具有悠久的歷史。然而，隨著社會的進步，用戶對檔案的需求越來越挑剔，檔案館管理工作也變得更加錯綜復雜。［1］傳統的檔案管理方法不僅造成了大量人力、物力、財力等方面資源的浪費，由于社會的高速發展、信息受眾的不斷擴大，老舊的管理方法逐漸開始跟不上時代的變遷，造成資源大量浪費的同時，效率也非常不可觀，很多時候由于信息使用者范疇分布過于廣泛，還會出現信息混亂導致出錯的情況。檔案管理方法的改革亟待進行。筆者在此文中探討關于檔案管理的管理方向上的方法——目標管理法。

一、目標管理的特征

首先，檔案管理的目標代表著所有檔案管理員的目標取向，由全體成員制定和實施，全體成員一起制定的目標會讓團隊更有凝聚力，從而帶來分工合作的良性效果以及更高的檔案管理效率。故它具有很強的協作性。

其次目標管理也具有激勵性質。檔案管理的目標既然是有所有人員一起制定的，那么這個目標必定關系著所有人的切身利益，不僅如此，目標的制定除了激勵之外還有一定的敦促、警示作用，為了目標完成過程的順利進行，每個人不得不各司其職，否則將依程序追求到個人的責任這樣無形之中就為管理活動掃清了很多人力資源管理方面的障礙，有效推進檔案管理工作的實施。

二、目標管理的具體方法

目標管理的提出者已經對目標管理的方法做出了具體的描述，宗旨是整個目標管理在一個系統內呈現出樹狀管理的模式，首先所有人討論出總目標，并且總目標由最高級領導者隨時掌控，再將總目標依次按職能類型分為不同的一級子目標給第二級中高級領導人，這些人再依據自己的專業知識，將分到自己手上的目標進行細分，這樣知道系統內每個人都知道自己在此次檔案管理過程中的職能和目標。［2］我們知道，這種樹狀管理模式雖然不利于讓最高層領導人與最底層員工的直接交流，卻大大降低了大規模檔案管理過程中矛盾的產生和浪費情況的出現。這就是目標管理所要表達的核心精神。至于具體做法，首先對于出現管理混亂問題的管理系統，應該先重新將制定目標之前的管理系統進行梳理，對以前檔案的基本數據以及編制工作等要做出比較全面的排查，將其中不規范的檔案重新整理。其次我們必須注意到每個單位的發展都離不開有塑造性、可提出高度可行性的策略的人才，這在檔案館在執行目標管理方法上也是如此，人才永遠是發展的必要條件和基礎。引進人才的時候要注意專業知識和實踐經驗的同時，其性格品質也非常重要，畢竟檔案館管理工作是以枯燥重復的工作為主要，做些小的調整的工作性質。人才引進后做相應的目標制定或審核考核并實時更新其專業素養，同時可以建立類似叢林法則的淘汰制度來促進工作的高效執行。

目標的制定難免會有一定的不足，這時候就需要相關職能部門來對目標的價值進行評估。基于檔案管理中目標管理工作隨著社會不斷在做修改以使其更加適應于社會發展，評估的工作也會隨之進行。另外，對及時為檔案工作者提供相關變化情況對人也要給予獎勵措施，并且每當一個目標完成之后，評估組織的人也要本著原則對目標管理工作做相應評估和反思，以期后續工作的提高。

三、目標管理應用于檔案管理

由于之前在樹狀管理的模式的解釋和目標管理的特征中，我們已經知道檔案管理的一般步驟，即先由所有人討論出總目標，并且總目標由最高級領導者隨時掌控，然后將總目標依次按職能類型分為不同的一級子目標給第二級中高級領導人，這些人再依據自己的專業知識，將分到自己手上的目標進行細分，這樣知道系統內每個人都知道自己在此次檔案管理過程中的職能和目標。也可以總結出在檔案管理中應用目標管理需遵循以下幾個原則——實質性、效益性、整體性、動態性。下面進行進一步解釋。

目標管理追求實質性，即保持實事求是的做事態度。目標的制定不可輕浮的不合實際情況，當時的社會生活和經濟政治形勢都是在目標制定過程中需要考慮的，否則會影響檔案管理的發展，甚至導致直接經濟損失。對于目標管理的效益性，我們不難知道這是基于一切管理活動都是為了利用最少的成本來獲得最大的效益，這點在目標管理里面同樣適用。同樣，由于樹狀模型中目標管理最終追求的是最初的那個給一級管理者做調控的終極目標，而不是分給下級的小目標，及時每個分系統有個各自不同的職能，我們最終所追求的目標管理，是要達到子目標全部達到后的整體結果。誠然，整體性也體現系統內各個子系統的職能合作也應該是整體均衡發展，而不可以是只專注于一個部門的工作，而忽視了其他的小部門。否則發展的不均衡，分工的不平衡會造成整個檔案管理系統的腐敗。［2］不利于管理系統的健康發展。而且，由于管理目標的可變性，檔案管理也應該隨著時間空間的不同而有所轉變，以滿足不同的目標管理需求，達到最好的檔案管理效果。社會在不斷發展，日新月異，對檔案管理的要求也是在不斷變化，作為檔案管理人員應該對各種社會因素諸如政治經濟文化教育的變化進行及時的了解，對應著做目標上的轉變，以適應社會。爭取在前進中改變，在改變中前進。

四、結論

總而言之，目標管理要求檔案管理工作者們充分調動員工的積極性，充分利用已有資源，不僅將資金和設備作為優秀檔案管理的唯一渠道，而且要在實際經驗中進行充分的思考和總結。只有在科學規范的體系下，檔案管理才能越來越走向程序化以及專業化的道路。

［1］季中文.芻議目標管理在工程管理中的應用［J］.科技展望，2015，02:166．

［2］胡日華.企業經濟管理有效應用目標成本管理方法的意義［J］. 中國商貿，2015，09:22－23．