淺析人事檔案信息化管理的策略

張金金

(黑龍江省地質調查研究總院 黑龍江 哈爾濱 150036)

在現化化發展進程中，信息化技術開始在人事檔案管理工作中進行應用，這有效的推動了人事檔案現代化管理的實現，同時也有效提高了人事檔案管理的效率。使人事檔案的重要性得以充分的發揮出來，特別是信息技術和檔案管理技術的有效結合，更好的推動了檔案管理信息化的實現，這對于人事檔案的發展具有極為重要的意義。

一、人事檔案管理信息化的必要性

(一)人事檔案管理信息化的重要性

人事檔案是對個人經歷、出生、學歷、職稱、工資、考試及工作表現等諸多情況進行的記錄，是國家、組織、企事業單位必不可少的重要工具。這些歷史記錄以文字資料、表格及其他各種形式進行保存，與每一職工的切身利益息息相關，不僅可以作為人事管理的重要憑證，同時也是開展各項工作的基礎，在人事工作中具有不可或缺的重要意義。通過人事檔案可以實現對干部的識別和選拔，有利用加強干部隊伍建設。近年來，隨著社會和經濟的發展，人事檔案使用效率不斷增加，在這種情況下，傳統的人事檔案管理模式已越來越無法適應當前人事檔案發展的需要，所以加強人事檔案管理信息化建設具有十分重要的意義。

(二)有利于工作效率的提高

在傳統人事檔案管理工作中，其保存介質以紙質材料為主，材料收集、整理和利用都是管理人員通過手工操作來完成，不僅工作強度較大，而且效率較低。人事檔案管理信息化實現后，通過計算機來對每個人的信息進行管理，錄入電腦的信息進行可以反復的查閱和利用，信息檢索方便快捷。而且利用計算機來對人事檔案進行管理，可以直接利用計算來實現對信息的分類、提取、分析和加工。同時數字檔案更易于保存、查詢，不僅有效的提高檔案管理工作的效率，而且對檔案利用率的提高也具有非常重要的意義。

(三)人事檔案管理信息化是必然趨勢

在檔案行業發展過程中不難看出，信息化是檔案管理工作發展的必然趨勢和方向。通過對信息化技術的應用，從而確保人事檔案的信息更加準確、詳盡，可以更方便的實現對各類信息的編輯和管理，給存儲和檢索帶來了較大的便利，加快了資源共享的實現，有利于人事檔案管理工作效率及服務質量的提升。

二、人事檔案管理的信息化建設的策略

(一)加強對人事檔案管理的信息化意識

長期以來人事檔案工作都具有較強的封閉性，在信息化技術快速發展下，應加快檔案人員思想觀念的轉變，強化檔案管理的信息化意識，從而加快推動人事檔案信息化管理的實現。利用計算機來實現對人事檔案信息進行收集、整理、存儲和利用，確保檔案信息共享的實現。在人事檔案信息化建設過程中，電子檔案作為檔案信息化建設的重點內容，通過檔案信息化，可以更好的實現檔案信息資源的有效利用，可以更好的為人事部門提供更優質的服務。通過建設全面、便捷的人事檔案信息化管理模式，能夠更好的滿足當前人們對檔案的服務性需求。提高了檔案檢索的速度，而且檔案所包含的內容也進一步擴展，實現了無紙化閱檔。

(二)增強人事檔案信息化管理的安全保密工作

信息技術為檔案的管理提供了高效快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來了安全隱患，我們要正確運用好計算機的加密功能，對通過數據庫的數據根據使用權限進行系統的分類加密。要正確處理好檔案資料的保密與利用的關系。認真搞好電子檔案的備份與維護工作，及時更新。要確保個人信息的真實、完整，不被竊取、泄露、隨意傳播和滅失，就要重視信息安全的技術保障。切實加強檔案工作的安全性研究，要正確處理好電子檔案與紙質檔案的關系，確保檔案資料的安全完整。而且由于人事檔案具有高度保密性的特點，在設計管理信息系統時，要充分考慮其安全性與保密性。

(三)重視人事檔案管理信息化人才培養

隨著信息時代的到來，對每位檔案工作者在業務素質上提出了更高的要求，管理人員要加強專業的學習，注重業務能力的培養，不斷拓寬自己的知識面，加強計算機及人事檔案管理軟件的學習，定期舉辦各類崗位培訓班，邀請專家、學者講學座談，及時了解現代科學和檔案學領域發展的新成果、新動態，更新檔案人員的知識結構，提高檔案工作人員的工作技能，促進檔案人員服務意識的增強。掌握現代信息管理技術，努力成為既熟悉檔案業務知識，又懂得計算機管理技術的雙重型人才。用科學的思想、組織、方法和手段，對檔案工作進行有效的管理，使之獲得最佳的工作效益。

(四)不斷健全人事檔案信息化的管理制度

首先，以管理者、人事部門負責人和人事檔案信息化專家組成檔案信息化管理制度制定小組，結合國家相關規定和單位經營特點，制定出符合單位發展的檔案管理規章制度;其次，以崗位責任制確定檔案信息化管理工作的權責，一旦發現檔案信息出現失真，難以發揮其作用的時候，應該積極去實現問責，責任落實到人，保證相關規章制度切實的執行到工作中去;最后，將人事檔案管理信息化納入到人力資源管理體系中去，不斷夯實檔案管理工作，保證其符合人事變化的實際情況。

三、結束語

在當前信息化時代，計算機技術和網絡技術得以不斷普及，在這種情況下，加快推動人事檔案工作全面信息化的實現，這對于人事檔案工作健康發展，信息資源的共享的實現都具有極為重要的推動作用。

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