人事檔案的收集與補充

王明亮

(黑龍江省創業農場 黑龍江 建三江 156321)

一、人事檔案材料收集的來源

搞清人事檔案材料的收集來源，是做好收集工作的前提條件。只有掌握了從哪里收集，收集哪些方面的內容，才能在收集工作中心中有數，抓住重點。當前人事材料的收集來源主要有:

(一)通過單位人事部門收集個人的經歷、考核考績、培訓、歷史問題審查(復查)、工資升級、出國、晉升技術職稱、調動、任免、離休、退休等方面的材料;

(二)通過黨、團組織和政府機關來收集個人的入黨、黨內外表彰等方面的材料以及統—布置填寫的各種履歷表鑒定、登記表等材料;

(三)通過紀檢、監察部門、保衛部門、司法部門來收集個人違犯黨紀國法而形成的黨內外處分，取消處分，甄別復查平反決定，個人檢查以及判決書等方面的材料;

(四)通過人大常委、政協等有關部門收集的人大代表登記表、政協代表登記表等情況;

(五)通過科技、業務部門收集的反映個人業務能力、技術發明、技術職務評定和技術成果評定的材料;

(六)通過中學、大學的有關部門收集的個人在校學習時形成的學歷、學位、學銜、學習成績、鑒定、獎勵、處分等方面的材料;

(七)通過部隊有關部門和民政部門收集地方干部兼任部隊職務方面的審批材料，復員和轉業軍人的檔案材料;

(八)通過個人原工作單位收集的有關文件明確規定的應該歸入個人人事檔案的材料。

二、收集人事檔案材料應采取的態度

人事檔案材料的歸檔范圍，要有利于反映人的信息，要有利于領導的選才;必須以客觀真實、變化發展、全面的思想為指導，形成規范化、科學化、制度化的工作秩序和工作方法。檔案管理人員要明確自己的職責，主動聯系，全面地、及時地收集人員的德、能、勤、績等各方面現實表現的材料，鑒定、清理、充實檔案的內容。歸檔時，注意到材料的準確性、可靠性和典型性。并將新的變化隨時記入卡片，為查詢提供迅速、方便的服務，起到“開發人才的參謀部”作用。

三、人事檔案的收集補充制度

人事檔案材料的收集，是一項貫徹始終的經常性工作，不能單純依靠突擊工作，應當建立起必要的收集工作制度。主要包括:

(一)移交和轉遞制度。各級人事檔案部門應當在現有工作的基礎上，建立健全人事檔案的移交和轉遞制度，明確規定各個單位、各個部門在日常工作活動中形成的，屬于人事檔案管轄范圍的材料，都應當及時地移交給人事檔案部門，以使人事檔案能夠及時地、源源不斷地得到補充。移交制度應當有明確的移交范圍、移交時間和移交時的人事檔案的整理要求。比如，對各級單位的黨、團組織、人事與業務部門，應當本著檔案工作中分工管理的精神，對現已保管的檔案進行檢查、發現屬于人事檔案范圍的文件材料，應及時移交給人事檔案部門;對于各單位的保衛部門、應當在員工的政治問題得到妥善解決之后，將結論、決定及相關的重要材料送交人事檔案部門歸檔;紀律檢查和行政監察部門應當將有關人員的獎懲決定及重要材料送人事檔案一份以備案;對于調動工作離開原單位的人員，該單位的人事檔案部門應及時將其人事檔案材料轉遞至新單位的人事檔案部門，以防丟失和散亂。

(二)清理制度。人事檔案部門根據所管檔案的情況，定期對人事檔案進行清理核對，將所缺材料逐一登記下來，有計劃有步驟地進行收集。

(三)催要制度。人事檔案部門在日常工作中不能坐等有關部門主動送材料，也不能送多少就收多少，應當經常地與有關單位進行聯系，主動催促并索要應當歸檔的人事檔案材料。如果有關單位遲遲不交，人事檔案部門應當及時發函、打電話或者派人登門索要，一定要注意做到口勤、腳勤、手勤，以防漏下某些材料。

(四)及時登記制度。為了避免在收集工作中人事檔案材料的遺失和散落，人事檔案部門—定要做好檔案材料的收集登記制度。就目前情況看，主要存在兩種登記制度:—種為收文登記，即將收到的材料在收文登記簿上逐份登記;二是移交清單，由送交單位填寫，作為轉或接收的底賬，以便檢查核對。

(五)檢查制度。根據所管轄人事檔案的數量狀況，人事檔案管理部門應在每季度、半年或—年對人事檔案進行一次檢查核對，將那些不符合歸檔要求的材料，立即退回形成機關或部門重新制作或補辦手續;剔出不屬人事檔案歸檔范圍的材料退回原單位處理。另外，根據人事檔案之間的有機聯系，如若發現缺少的材料，應當填寫補充材料登記表，以便補齊收全。

(六)隨時補充材料制度。組織、人事及勞資部門為了了解員工各方面的情況，及時補充人事檔案的內容，應當根據工作需要和檔案材料的短缺情況，不定期地統一布置填寫履歷表、登記表、自我鑒定、體檢表等，以便隨時補充人事檔案材料，使組織上能比較完整地掌握一個人的情況。

四、人事檔案材料收集與補充的重點

目前新形勢下的人事工作需要的是人事檔案內容新穎、能夠全面地反映個人的現實狀況，尤其需要反映業務水平、技術專長、興趣、工作業績以及個人氣質等方面的材料，而當前的人事檔案收集工作恰恰不能滿足這種需求。要改變這種狀況，人事檔案部門應當確定當前收集工作的重點，比如應重點收集反映業務水平和技術專長、發明創造、科研成果的鑒定、評價、論著目錄等材料，反映重大貢獻或成就、工作成績的考察和考核等材料，反映學歷和專業培訓的材料，出國、任免、調動等方面情況的材料等，都應算作收集的重點。在業績方面，除了現在已歸檔的外語水平、科技成果，評審職稱形成的業務自傳材料，還可建立現實表現專冊，手冊包括專業人員每年的自我總結和組織上的全面考核，包括工作實績、科技開發、思想修養等，這佯便于在選拔優秀人才時，也注重工作業績的考核，興趣愛好體現了人的知識的廣度和深度。將興趣溶入工作中，可以充分發揮自己的能量。組織部門注意觀察和記錄人的興趣愛好，可以全面地考察、認識干部，用人之所長。同時，人們氣質的合理配置對事業的發展也有較大影響。

［1］李翠華.如何做好人事檔案的補充收集工作［J］.辦公室業務，2011(10)．

［2］牟丹陽.檔案收集工作特點的探討及思考［J］.蘭臺世界，2008(04)．