建立信息化系統，完善事業單位檔案管理

胡曉蕾

一、事業單位檔案管理信息化系統存在的問題

（一）信息化平臺的使用效率偏低

事業單位的宗旨是為人民服務，因此，建立檔案管理信息化系統的主要目的就是更好地為人們查詢檔案資料服務，由于檔案信息資料的不斷增多，檔案管理工作的難度也越來越大，建立信息化管理平臺的首要目標是實現檔案資料的完整化、準確化、分類化管理，讓人們能快速查詢到自己需要的信息，其次，信息化檔案管理系統的建立還應當達到節約事業單位行政成本的目標，簡化傳統檔案管理方法的諸多繁復環節。然而，從當下的現狀來看，我國絕大部分事業單位的檔案管理信息化系統都沒有實現以上目標，信息化平臺的使用效率仍然有待提高。

（二）信息化平臺的更新速度較慢

隨著信息量和信息種類的不斷擴充，事業單位的檔案資料也需要及時更新，相關人員必須定期對老舊的檔案資料內容進行刪改，并添加進新的內容，這樣才能保證檔案資料的準確性、完整新和實效性，但是，目前許多事業單位都存在檔案管理信息化平臺更新速度緩慢的問題，導致檔案資料中存在一些錯誤和無效信息，這對事業單位的長久發展來說是不利的。

（三）事業單位檔案管理信息化系統缺乏專業的人才隊伍

據調查，我國一半以上的事業單位檔案管理人員都是年齡較大的居多，這些年齡大的工作人員雖然具有多年的從業經驗，但是在專業知識方面比較匱乏，絕大部分都沒有檔案管理的專業技能，而且，他們對新技術的接受程度也不高，有的甚至排斥信息化管理方法，再加上事業單位管理者不重視對新人才的選拔，導致檔案管理信息化系統缺乏專業的人才隊伍，嚴重阻礙了事業單位檔案管理工作的順利開展。

二、建立信息化系統，完善事業單位檔案管理的對策

（一）建立健全檔案管理制度

檔案管理信息化系統的建立需要健全的檔案管理制度作為支撐。不同事業單位的實際情況有所差異，因此，事業單位必須根據自身的實際情況制定科學的檔案管理制度，這樣才能讓檔案管理信息化系統的建立有所依據，相關人員應當將信息化管理工作質量作為事業單位考核的一個重要指標，例如，將檔案信息化管理工作納入表彰獎勵、評職稱以及年度考評內容之中，這樣既能加快檔案管理信息化建設的步伐，同時也能促進工作人員積極性的提高。

（二）將檔案管理的傳統方法和信息化手段相結合

與國外相比，我國的信息技術發展起步較晚，信息化手段也比較單一，因此，大部分事業單位都長期處于傳統檔案管理的階段，管理檔案的工作人員也習慣采用傳統方法，在檔案資料逐漸龐大的今天，這種舊方法顯然是不合時宜的，要改變這種現狀，必須建立檔案管理信息化系統，將信息化管理手段與傳統管理方法相結合，加強對現有檔案管理人員的技術培訓，增加他們對信息管理系統的了解，并在日常的檔案管理工作中盡量采用信息化管理的方法。

同時，要保護硬件設施性能的穩定，并且保證硬件設施不被外界所破壞，不斷重視檔案管理工作所需要的硬件建設，還要加大對檔案管理工作所需要的軟件設備的投入，不斷完善軟件的升級換代工作，做好硬件和軟件的配合工作，只有這樣，才能不斷提高事業單位檔案工作的管理水平，才能科學有效的保存事業單位的檔案資料。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員的綜合素質對事業單位檔案管理信息化建設具有重要影響。因此，要保證檔案管理信息化建設工作的順利開展，首先必須提高工作人員的綜合素質，一般來說，檔案管理人員的綜合素質主要包括專業素質和職業道德素質，對于專業素質來說，工作人員應積極主動地參加培訓，努力學習新技術和新知識，改變傳統管理觀念，不斷充實信息平臺的內容。事業單位的領導者也應當重視檔案管理人才隊伍的建設，及時納新，選擇專業對口的人才，為檔案管理工作注入新的活力。對于職業道德素質來說，應著重培養工作人員角色意識，讓他們對自身工作具有明確的定位，并熱愛檔案管理工作，樹立為人民服務的意識，在實際工作中不斷充實自己，最終提高事業單位檔案管理工作的質量。

三、結語

綜上所述，在社會競爭不斷激烈的時代，傳統的檔案管理方法已經不能滿足市場的需求了，因此，事業單位必須建立檔案管理信息化系統，摒棄傳統管理觀念、創新管理體制和手段，同時還要重視專業人才的選拔和培養，改變陳舊的檔案管理服務模式，順應當今時代發展的要求，不斷完善檔案管理信息化系統的建設，為實現事業單位的可持續發展打下堅實的基礎。

[1]溫麗麗.論新時期事業單位電子檔案的管理與利用[J].現代經濟信息,2014,(23):72~72.

[2]侯然然.強化事業單位檔案管理信息化建設的幾點思考[J].黑龍江科學,2014,5(7):196.