檔案管理潛存問題及解決方法

嚴 偉

一、檔案管理工作中潛存問題分析

（一）對檔案重視度較低

長時間以來，有很大一部分的領導干部在檔案的認識上有著嚴重的錯誤認識，總覺得檔案管理也就是簡單的抄寫一些事務僅此而已，并未將檔案管理工作作為單位的重要事務，因檔案相關工作并不會給單位創造任何的社會經濟效益，只要做到不丟失、不泄密、及時查檔就可以了，這種忽視檔案管理工作重要性的錯誤認識現在看來，早已不能夠滿足目前單位對檔案的實際需求。

（二）檔案管理力度不足、管理水平較低、管理方法滯后

在目前很多單位中，檔案管理人員并未接收過正當嚴格的檔案知識學習及專業培訓，他們根本不了解檔案工作的重要意義以及對檔案管理、檔案資料搜集、歸檔、裝訂上的具體要求，檔案搜集觀念十分薄弱，很大一批的檔案工作人員擔任多種職位，檔案管理工作上并未投入過多的精力，平時的時候也僅僅是把檔案放在匣子里，未做好檔案及時歸檔處理，這便會致使檔案管理水準大大降低，并且檔案材料在真實度及精準度上無法完全保證。

（三）檔案室硬件環境設備不完善

檔案管理工作中所需的必要設備并不完善，一些單位根本并未設置專門的檔案室，一些單位雖然有檔案室，但是空間過于狹窄、潮濕，使得檔案材料發霉變質，蟲蚊滋生，致使檔案的完整度及外在形象受到嚴重的破壞。

二、檔案管理解決方法

（一）提升檔案管理工作人員的綜合素養

檔案管理質量水平將在很大程度上與檔案管理人員息息相關。檔案管理工作人員一定要努力的提升自己的專業管理水平，可以自學、也可以去參加一些相關方面的管理培訓，了解檔案工作各方面的實際需求，更好的把握檔案管理正確的有效方式，這樣才能夠促使自身工作效率及檔案質量得到最大限度上的提升。學會不斷的探尋全新的檔案管理模式，將檔案變得更為實用，這樣才能夠為我們的社會供應豐富的有效資源。

（二）創建完善的檔案管理機制

檔案管理機制的創建需要嚴格遵守以下基本準則

（1）檔案管理制度的創建需要展現出科學合理特征。在創建檔案管理機制的同時需要從單位的具體特征、檔案管理現實需求出發，根據自身單位對檔案管理的基本需求入手;

（2）簡單實用。所確定的檔案管理機制一定要便于操作，以簡單實用為準，具有較強的可操作性，這樣才能夠促使檔案的作用得到最大程度上的發揮;

（3）堅持制度約束的雙向性。制度的制定是對領導與員工的共同約束，要明白，單位領導的日常行為方式及外在形象表現將在很大程度上關系著制度的執行效果，一個單位當中，職工構成了一個集體，集體當中的每一員都將是制度的受約束著以及執行者;

（4）堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門作為檔案管理制度制定的主要機構，同樣也是制度的執行機構，檔案制度在具體執行的過程當中一定要保證賞罰分明，這樣才能夠展現出制度的權威性;

（三）完善檔案基本性能

對于目前的檔案管理工作來說，需不斷地完善檔案的基本性能，促使檔案中能夠登記更為完整客觀的真實內容。這就需要對檔案的基本性能重新作出定位，需托增檔案中所包含的主要內容，增加一些對本單位有用的檔案性能，促使其更好的為本單位所服務。

（四）采用信息化管理方法

在目前的社會發展過程當中，信息化是一顯著的特征，在信息化的大趨勢下對我們的檔案管理工作提出了全新的準求。最大限度上運用現代化的先進科學技術及全新的管理方法，促使檔案管理水準及管理效率得到大幅度提升，促使檔案信息化管理的早日實現。截至目前，在世界發達國家的檔案管理工作當中，早已大范圍的使用到計算機技術，由此可見，我國實現人事檔案計算機輔助管理是必然的。

（五）加強服務理念提升服務水平

加強檔案管理工作人員的服務思想觀念，促使服務水平得到較為顯著的提升是非常重要的。在檔案管理工作人員心目中要牢固樹立‘工作就是服務’這一正確的思想，要將“增強服務意識”和“主動服務”作為日常檔案管理工作的基本出發點，以正確的服務態度，樹立創新意識，提升服務質量，這樣才能夠促使檔案信息資源的重要作用得到有效的發揮，使其更好的為社會主義現代化建設所服務。

三、結語

在目前的信息化社會發展過程當中，檔案管理工作要與社會時代的迅猛發展步伐相一致，需從根本上采取科學有效的管理方法，探索出全新的現代化檔案管理模式，將檔案管理的能效發揮到最大的程度，促使其更好的為單位所服務。

[1]李多.市場經濟下的信用檔案及其管理和利用[D].合肥:安徽大學,2005.

[2]樂利珍.淺談事業單位檔案管理的現狀及對策[J].科技風,2008(24).