淺談信息技術在辦公自動化中的應用

丁丹丹

摘要：隨著社會經(jīng)濟不斷發(fā)展，信息技術快速提高，人們的日常生活工作以及學習環(huán)境發(fā)生了翻天覆地的變化，現(xiàn)階段辦公自動化已經(jīng)成為我國各企業(yè)發(fā)展的主要趨勢。在信息技術不斷發(fā)展的大背景之下，自動化辦公更加完善，通過信息技術圖像數(shù)據(jù)整合，音頻視頻等技術優(yōu)勢，使企業(yè)辦公效率得到顯著提升。以下本文從辦公自動化中信息技術的應用現(xiàn)狀出發(fā)，對新形勢下信息技術在辦公自動化中的應用趨勢進行了探討。

關鍵詞：信息技術；辦公自動化；現(xiàn)狀；趨勢

數(shù)字時代的來臨使得信息技術的應用領域更加廣泛，尤其是在企業(yè)辦公過程中，信息技術的應用獲得了飛速發(fā)展。當前，我國企業(yè)辦公中，辦公自動化技術快速更新，絕大多數(shù)企業(yè)實現(xiàn)了以信息技術為核心的辦公模式，企業(yè)工作系統(tǒng)更加完善，人們工作效率得到提升。因此，針對信息技術在辦公自動化中的應用探討是十分有必要的。

一、辦公自動化中信息技術的應用現(xiàn)狀

（一）有效提高工作效率

信息技術在辦公自動化中的應用有效簡化了工作程序，提升辦公效率。傳統(tǒng)辦公模式下，上下級以及同級之間的信息交流溝通存在速度慢，信息不準確的問題，而運用信息技術進行企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)的建設，在企業(yè)內(nèi)部安全的網(wǎng)絡環(huán)境下，企業(yè)成員可以就工作事項進行及時安排與交接，對各類辦公文件以及數(shù)據(jù)通過信息網(wǎng)絡方式進行編寫與歸檔，在企業(yè)內(nèi)部形成一個完整的數(shù)據(jù)庫。在促使企業(yè)成員之間信息交流更加及時準確，在提高工作效率同時，有效降低了工作失誤發(fā)生的概率。除此之外，信息技術在辦公自動化中的應用，可以對企業(yè)員工的工作狀態(tài)進行實時監(jiān)督與檢查，提高企業(yè)員工的工作緊迫感，一些功能軟件的應用將使各類信息數(shù)據(jù)的處理速度以及準確性大大提高，為工作效率提升以及企業(yè)發(fā)展作出了積極的貢獻。

（二）提高信息檢索效果

在企業(yè)辦公過程中將不可避免會產(chǎn)生大量的信息以及數(shù)據(jù)資料，在進行資料的整理以及歸檔保存中，如果僅依靠人工進行材料的篩選與整理，其工作量十分巨大，需要耗費大量的人力資源。而信息技術在辦公自動化中的應用，可以有效提高信息檢索的準確性與時效性，為企業(yè)領導決策提供更加真實有效的判斷依據(jù)。除此之外，信息技術的應用可以對企業(yè)數(shù)據(jù)檔案的安全性提供一定的保障。

（三）加強文檔管理

在傳統(tǒng)企業(yè)文檔管理過程中，極易受到自然因素以及人為因素造成的文檔破壞丟失問題，通過信息技術對不同文檔進行處理將使文檔有效性獲得提高，節(jié)約文檔管理與儲存空間設備，同時避免文檔內(nèi)容受到損害。通過運用信息技術靈活的文件存儲方式與存儲設備，可以對企業(yè)不同類型文檔進行科學保存，通過對文件進行下載與修改權限設定，將有效避免企業(yè)重要信息的泄露。

二、信息技術在辦公自動化中的應用趨勢

（一）打造無線辦公環(huán)境

信息技術的飛速發(fā)展帶動了wifi等無線技術的快速崛起，當前，在企業(yè)辦公自動化中，各類通信設備得到廣泛應用，這種基于無線網(wǎng)絡應用的通信設備持續(xù)興起，使人們的辦公環(huán)境更加靈活，辦公效率顯著提高。例如，企業(yè)工作人員可以通過手機，筆記本等通信設備與企業(yè)人員開展網(wǎng)絡視頻語音會議，實現(xiàn)電子郵件發(fā)送，快速進行信息的交流與溝通。在企業(yè)辦公自動化中，通過優(yōu)化無線辦公場所，將使企業(yè)辦公環(huán)境更加優(yōu)越，辦公效率更加顯著。值得注意的是，在無線網(wǎng)絡辦公逐漸興起的同時，為了確保企業(yè)信息傳遞的真實性以及安全性，信息技術人員要對無線網(wǎng)絡安全問題進行及時防護，修補安全漏洞，避免由于不法分子運用無線網(wǎng)絡攻擊服務器而導致的信息泄露問題。

（二）辦公智能化不斷提高

現(xiàn)階段，智能化發(fā)展已經(jīng)成為計算機信息處理技術的重要發(fā)展方向，隨著我國社會經(jīng)濟不斷發(fā)展，傳統(tǒng)行業(yè)逐漸創(chuàng)新，新興行業(yè)不斷增多，各種辦公自動化業(yè)務也越來越復雜。在這一發(fā)展形勢下，信息技術在辦公自動化中的應用，要關注辦公過程的簡化，最大限度提高辦公智能化，通過構建智能化的辦公平臺，使辦公效率得到顯著提高，促進各行各業(yè)快速發(fā)展。技術人員在辦公智能化平臺建設過程中要針對不同企業(yè)單位，不同行業(yè)類別進行合理的辦公軟件選擇，通過符合企業(yè)自身辦公實際情況的辦公智能化平臺建設，更好保證企業(yè)辦公質(zhì)量。

（三）工作更加靈活

與網(wǎng)絡傳輸相比，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件存在傳送效率低，易丟失，安全性不高等問題，信息技術在辦公自動化中的應用，使紙質(zhì)傳輸方式逐漸被網(wǎng)絡傳輸所取代。在企業(yè)經(jīng)營活動中，文件的傳遞與流動稱之為工作流，是企業(yè)商務活動，經(jīng)營管理中必不可少的重要組成內(nèi)容。通過運用網(wǎng)絡傳輸進行圖像文字以及動畫等信息的傳輸，將使信息的傳遞與流通更加豐富與靈活，由此為能夠正常工作提供有效的保證。

（四）實現(xiàn)無紙化辦公

通過運用現(xiàn)代化計算機技術以及網(wǎng)絡技術進行辦公可以實現(xiàn)不用紙張以及筆進行的各項業(yè)務交流與事務處理活動，通過計算機通信網(wǎng)絡以及應用軟件的有效利用，為企業(yè)打造無紙化的辦公環(huán)境。對于一些行政機關以及事業(yè)單位的新聞公告通知，可以運用計算機網(wǎng)絡等進行信息的傳遞，改變了傳統(tǒng)的打印張貼流程，同時也使發(fā)布內(nèi)容的影響面以及受眾面得到擴大。企業(yè)辦公自動化中，無紙化辦公的發(fā)展不僅可以有效減少能源消耗，節(jié)省企業(yè)行政開支，同時也是提高企業(yè)單位公信力，加強廉政建設的重要途徑。

（五）網(wǎng)絡視頻會議發(fā)展

在網(wǎng)絡技術不斷發(fā)展的大環(huán)境下，視頻會議在各行各業(yè)之中得到了廣泛應用，針對不同用戶需求，視頻會議可以分為網(wǎng)絡視頻會議，軟件視頻會議以及硬件視頻會議三種類型的系統(tǒng)。網(wǎng)絡視頻會議系統(tǒng)是借助互聯(lián)網(wǎng)進行視頻通話的過程，其使用成本較低，不需要運用專門的軟件以及設備進行支撐，但是其視頻通話質(zhì)量容易受到影響。軟件視頻會議系統(tǒng)主要是通過相關軟件應用來進行通話的，視頻系統(tǒng)硬件視頻會議系統(tǒng)對于計算機性能提出了較高的要求，并且需要借助專門的設備確保視頻通話溝通效果，其通話成本相對較高。在企業(yè)辦公自動化中，根據(jù)不同的企業(yè)規(guī)模以及辦公需求，可以選擇不同的視頻會議系統(tǒng)，而網(wǎng)絡視頻會議在未來企業(yè)發(fā)展中必然是重要的研究方向。

結語：

總而言之，企業(yè)要在激烈的市場競爭環(huán)境中占據(jù)優(yōu)勢競爭地位，除了要不斷優(yōu)化經(jīng)營管理，提高產(chǎn)品質(zhì)量以外，也要順應時代發(fā)展需求，加大信息傳遞與處理效率，提高辦公質(zhì)量。因此，企業(yè)要合理運用信息技術，加強辦公自動化效率，提高企業(yè)信息傳遞與處理效率，為辦公自動化的提高以及企業(yè)持續(xù)發(fā)展不懈努力。

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