數字化時代提高醫院檔案管理有效性的策略探討

昌碩磊

摘要：醫院檔案涵蓋黨務、行政、設備、科研、人事、醫鑒等多個方面的原始資料內容，是巨大的信息容器，具備憑證、情報的本質價值。在當前云計算與大數據信息技術的促進下，在循證思維的醫學新常態發展下，醫院綜合檔案展現出巨大潛力與能量價值，通過對醫院綜合檔案的有效開發利用，能對醫院的業務開展、流程管理、科研實踐、決策制訂等起到有力的推動作用。

關鍵詞：數字化時代；醫院檔案管理；有效性；管理制度

一、數字化時代提高醫院檔案管理有效性的意義

在信息技術和掃描技術得到不斷利用的前提下，醫院檔案管理方式面臨變革。因此，采取相應措施，順應數字化趨勢成為提升檔案管理有效性不可忽視的工作，其重要作用體現在以下方面：

（一）實現檔案管理數字化模式

在數字化時代，很多醫院檔案管理逐漸由紙質檔案向電子檔案轉變，利用掃描設備和計算機將紙質檔案數字化，推動醫院檔案管理模式轉變。一般而言，醫院的人事檔案、檢驗信息系統、醫學影像系統、辦公自動化系統等，形成大量的以電子文檔為主的醫院檔案信息數據庫。并進行編號，方便資料存儲和查詢，推動醫院檔案管理方式變革。

（二）節約存儲空間并保護檔案

醫院檔案信息資料豐富，工作量大，涉及人事、科研、病例、財務等多個方面。傳統紙質檔案雖然能起到一定效果，但工作量大，整理、保管、查詢比較困難，并且需要占用大量空間，防潮、防水、防鼠害的任務緊迫。而在數字化時代，可以將這些檔案資料進行數字化處理，形成電子檔案，通過光盤或磁盤將紙質檔案進行數字化處理，然后進行存儲和查閱。這樣不僅節約檔案資源的存儲空間，還有利于確保檔案資源的安全可靠，減少管理人員的工作量，促進管理效率的提升。

（三）確保檔案安全和利用效率

對醫院檔案進行數字化處理之后，然后將其存儲于磁盤和硬盤，并做好備份工作，有利于確保醫院檔案信息資料的安全，防止檔案資料丟失。另外對檔案進行數字化處理之后，還可以設置相應的目錄，使用者中只需要輸入關鍵詞或編號之后，就可以方便地查閱檔案信息資源，便利檔案資料查閱和使用，有利于促進檔案利用效率的提升。

二、目前醫院檔案管理的困境

總體來說，目前我國的醫院綜合檔案管理發展正處于尷尬的境地，大多數的醫院檔案資源尚處于“沉睡”的待開發狀態。

（一）業務開展方面

“輕檔案重經驗”的思想依然存在，醫院綜合檔案室工作的開展仍存在包辦替代的現象，缺乏獨立作業與規范流程，制度體系的不健全導致了檔案收集的不完整，鑒定標準的不統一，使后期檔案統計利用工作開展受阻。

（二）成果編研方面

目前，大多數的醫院檔案室只發揮了醫院綜合檔案歸檔后保管的作用，對綜合檔案的編研力度不足，深度不夠。在編制檔案上現存檔案零散、不便使用，在研究方面檔案精度、純度不高，價值過濾機制沒有得到體現。總體而言，醫院綜合檔案編研工作成果不多，水平不高，沒有發揮應有的科研價值與決策輔助價值。

（三）在數字化開發利用方面

檔案的信息化利用不足，雖然目前醫院綜合檔案工作已經脫離了傳統的手工作業模式，采用手工作業與電腦記錄并行的方式進行。但在檔案數字化利用方面，使用范圍僅限于文件保存，檔案共享與檢索方面的利用基本上處于空白狀態，更遑論數字化應用與大數據分析；同時隨著圖像、聲音、視頻等新形式多媒體載體的出現，對檔案的數字化保存提出了新的要求與考驗。

三、基于數字化時代背景下提高醫院檔案管理有效性的策略

隨著數字化時代的到來，醫院檔案管理工作發生巨大的變化，加快了醫院檔案管理方式的變革與創新，有效促進檔案管理工作質量與效率提升。然而，現階段，醫院檔案管理工作中存在著檔案管理人員素質低下、制度不完善等方面問題，阻礙著醫院檔案管理工作質量與效率提升。為此，醫院要根據檔案管理工作的需要，積極采取有效的措施以保障檔案管理工作的有效性，具體如下。

（一）構建專門的數據庫

基于數字化時代背景下，醫院要加強醫院檔案管理網絡化環境的建設。為此，檔案管理人員要根據醫院檔案管理工作的需要設立專門的數據庫，強化對醫院檔案管理工作的數字化管理。此外，醫院要立足于檔案管理的實際狀況，做好醫院文書檔案的分類號、檔號、題名、主題詞以及形成時間的錄入工作，構建起檔案管理基本目錄數據庫。此外，由于檔案數據庫包含了許多方面的檔案信息，如人事、科研、病例以及財務等，為了滿足人們的查詢需要，有必要建立起完善的數據庫，從而滿足醫院檔案管理各項服務要求。

（二）加強技術防護工作

為了保障醫院檔案管理數據庫的安全性，要重視防火墻技術與加密技術的運用，落實病毒查殺方面工作，加快對軟件的升級與更新。除此之外，相關工作人員要做好數據庫日常巡視工作，確保不存在任何的安全隱患，從而為計算機數據的安全性提供重要保障。與此同時，要做好電子檔案的備份工作，強化對電子檔案的加密處理，保障檔案資源的完整性，從而便于檔案使用者的查詢。

（三）建立健全管理制度

完善的醫院檔案管理制度是保障數字化檔案完整性的基礎，為此，醫院要重視建立健全醫院檔案管理制度，做好分類處理檔案資料的工作，明確工作人員的職責。除此之外，要完善醫院檔案的數字化管理標準規范，確定管理流程以及管理目標，從而進一步提升檔案管理工作的質量與水平。

（三）提升工作人員素質

基于信息時代背景下，對于醫院檔案管理工作提出更高的要求。作為一名檔案管理工作人員除了要具備扎實的理論知識基礎，更要具備高度的責任意識，切實做好檔案管理工作。此外，要建立健全管理培訓制度，做好數字化檔案維護工作，同時，要加強對檔案管理人員的培訓，促使檔案管理人員發展成為復合型人才，提高檔案管理人員使用計算機、多媒體、掃描設備以及互聯網的能力，從而推進醫院檔案管理工作的順利進行，提高醫院的檔案管理工作質量與水平。

（五）加強檔案安全管理

應重視提升檔案管理人員的安全管理意識，從而保障醫院檔案信息的安全性。此外，在完成對檔案數字化處理后，要落實檔案備份與存儲工作，避免出現數據丟失的問題。除此之外，要重視運用密碼技術，對醫院檔案資料信息進行密碼的設置，禁止非法訪問的行為，為檔案信息可靠性與安全性提供重要的保障。與此同時，為了保障檔案信息資源的安全性，要強化對計算機、磁盤以及硬盤的管理，避免病毒、自然災害以及黑客攻擊對檔案資料造成不良影響。與此同時，要做好數字化檔案的傳輸、存儲、處理以及維護等方面管理工作，從而為醫院檔案信息資料可靠性與安全性提供重要保障。

結束語

總之，數字化時代，醫院檔案管理面臨全新變革，同時也給檔案管理帶來新的機遇。例如，數字化趨勢愈加明顯，信息技術和掃描技術得到更為廣泛的應用，給醫院檔案管理帶來更大的便利。在這樣的背景下，應該順應數字化趨勢，重視信息技術應用，完善各項基礎設施建設，健全管理制度，提高管理人員素質，促進醫院檔案管理效率提高，進而實現對醫院檔案資料的有效利用。