淺談三甲醫(yī)院實(shí)施電子檔案管理的體會(huì)

丁思彤

摘要：三甲醫(yī)院辦公自動(dòng)化的普及和深化，以及計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合而形成信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)。過去用紙墨、照相形成和傳遞的公文、圖表、影像、文獻(xiàn)資料等，都可用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，由此而產(chǎn)生電子文件。因此，電子檔案管理以經(jīng)成為檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：三甲醫(yī)院；電子檔案；管理

三甲醫(yī)院辦公自動(dòng)化的普及和深化，以及計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合而形成信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)。過去用紙墨、照相形成和傳遞的公文、圖表、影像、文獻(xiàn)資料等，都可用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，由此而產(chǎn)生電子文件。因此，電子檔案管理以經(jīng)成為檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要內(nèi)容。

一、電子檔案的形成與管理現(xiàn)狀

（一）電子檔案的形成 國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中電子文件的定義為：電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。將這些電子文件進(jìn)行收集、整理、歸檔并通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)即形成電子檔案。

（二）管理現(xiàn)狀 由于歷史原因，檔案管理工作一直沒有得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，沒有獨(dú)立的辦公室，沒有專職檔案員，檔案的管理一般由醫(yī)院辦公室人員兼任，由于職責(zé)不明確，檔案管理制度無法真正落實(shí)，許多文件、資料散失于科室或個(gè)人手中，無法收集歸檔；同時(shí)由于設(shè)備陳舊以及兼職人員的檔案管理水平有限，對于已收集的文件資料也不能及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案的利用價(jià)值。隨著醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）的普及以及醫(yī)院計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)的開發(fā)和應(yīng)用，我院已普及無紙化辦公，所有的文件發(fā)布、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核、各級(jí)文件傳輸、診療信息等等均通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)無紙化完成，從而形成大量的電子文件，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代管理的需要，為此，我院專門成立了領(lǐng)導(dǎo)小組，針對電子檔案管理中存在的問題研究解決方案，保證檔案管理由紙質(zhì)模式向電子模式轉(zhuǎn)變的順利實(shí)施。

二、電子檔案管理中存在的問題與解決措施

隨著辦公自動(dòng)化、信息化程度日益提高，傳統(tǒng)手工操作模式和重保管、輕利用的工作思路，已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作需要。醫(yī)院檔案管理信息化程度高低，直接影響到檔案資源開發(fā)利用水平。

（一）電子文件具有信息不可識(shí)別性。首先，電子文件便于修改、便于復(fù)制，使檔案原始記錄內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。其次，電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒有草稿與打印稿的區(qū)別。對此，我院規(guī)定，電子文件的收集執(zhí)行責(zé)任追究制，科室主任為第一責(zé)任人，需要?dú)w檔的電子文件必須經(jīng)科室主任審核簽名，并通過科主任的個(gè)人無紙化郵箱上傳，以保證文件的真實(shí)性。

（二）電子文件由于可重復(fù)性強(qiáng)，可以編輯修改而不留痕跡，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也易于被更改，這些問題使電子文件原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。針對這些問題，我院采取紙質(zhì)文件與電子文件雙軌并存歸檔的措施，對于重要文件，規(guī)定電子文件與紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔，并且數(shù)量及歸檔號(hào)要保持一致。

（三）在紙質(zhì)文件時(shí)代，檔案工作者除具備文化科學(xué)知識(shí)、檔案專業(yè)知識(shí)外，熟識(shí)醫(yī)院科研是其基本素質(zhì)之一。而進(jìn)入電子文件時(shí)代，要求檔案工作者必須熟練掌握運(yùn)用計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，否則將無法介入電子文件的形成與保管，也不可能維護(hù)電子檔案的完整與安全。為此，我院設(shè)置了專職檔案員，通過送出去培訓(xùn)學(xué)習(xí)及請專家現(xiàn)場指導(dǎo)雙結(jié)合的方式，提高專職檔案員的業(yè)務(wù)能力及管理水平，同時(shí)指定IT工程師協(xié)助解決電子技術(shù)問題。

（四）歸檔程序不明確。電子文件歸檔是依據(jù)歸檔范圍，對處理完畢有價(jià)值的文件進(jìn)行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)檔案的一項(xiàng)工作。但是，一些部門對電子文件歸檔程序不明確，上傳的電子文件不符合歸檔要求，需返回修改，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。為此，醫(yī)院組織了以護(hù)士長以上的中層干部及科室兼職檔案人員為培訓(xùn)對象的檔案管理專題學(xué)習(xí)班，使領(lǐng)導(dǎo)干部及兼職人員都能了解電子文件的相關(guān)知識(shí)及提高運(yùn)用和處理現(xiàn)代化信息的能力，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。

三、加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案的動(dòng)態(tài)管理

檔案管理是一項(xiàng)重要工作，對于三甲醫(yī)院，檔案管理與利用顯得尤為重要。因此，三甲醫(yī)院應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)動(dòng)態(tài)管理，使之發(fā)揮最大應(yīng)用價(jià)值。

我院綜合檔案室屬國家二級(jí)檔案室，建立檔案網(wǎng)絡(luò)管理模式，由醫(yī)院副院長直接領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任負(fù)責(zé)，各科室負(fù)責(zé)人和專、兼職檔案員為成員。統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，從而有利于貫徹上級(jí)精神；有利于組織監(jiān)督各職能部門檔案工作；有利于檔案收集和利用；有利于解決檔案綜合管理人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等問題；有利于醫(yī)院檔案安全、完整，為醫(yī)院檔案開發(fā)利用提供可靠依據(jù)。在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作同時(shí)考核文件歸檔工作。有了一整套完整的組織機(jī)構(gòu)和管理制度后，檔案室的工作有了突飛猛進(jìn)的進(jìn)展。首先，由于有了領(lǐng)導(dǎo)的重視，檔案室配備了專職人員和先進(jìn)的設(shè)備，并送檔案專職人員外出學(xué)習(xí)，使專職人員的業(yè)務(wù)能力和管理水平都得到了很大的提高；同時(shí)還指定信息工程師協(xié)助檔案管理員完成檔案信息編錄工作，改變了過去人力物力不足、有問題不能及時(shí)解決的被動(dòng)局面。其次，由于制定了相關(guān)的管理制度和有效的管理措施（如電子文件的收集執(zhí)行責(zé)任追究制，科室主任為第一責(zé)任人，并納入科室的綜合考核目標(biāo)，與經(jīng)濟(jì)考核掛鉤；規(guī)定了文件的收集類型及上傳時(shí)效；重要文件必須通過科主任的個(gè)人無紙化郵箱上傳，保證文件的真實(shí)性等等），使文件的收集工作變得更為規(guī)范和有序，解決了過去哪種資料收集難、雜亂無章、無人負(fù)責(zé)的尷尬局面。通過一系列的改進(jìn)和努力，我院的電子檔案管理工作至上而下已形成了良好的格局，電子檔案的作用也得到充分的利用，

我們強(qiáng)調(diào)：一是加強(qiáng)檔案法學(xué)習(xí)，增強(qiáng)醫(yī)院員工尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部檔案管理意識(shí)，改變過去檔案意識(shí)不強(qiáng)，利用率低，對醫(yī)院檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明等問題。二是理順關(guān)系，健全制度，拓寬檔案歸檔范圍，改變過去檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高等問題。三是重視人才培養(yǎng)，提高人員素質(zhì)，改變過去檔案管理人員知識(shí)更新不夠，業(yè)務(wù)水平不高等問題。四是開發(fā)檔案資源，為醫(yī)院管理工作服務(wù)，改變過去檔案工作硬件投入不足，檔案現(xiàn)代管理水平不高等問題。

綜上所述，檔案信息資源管理電子化的普及和應(yīng)用，已成為醫(yī)院現(xiàn)代化進(jìn)程不可缺少的重要環(huán)節(jié)。只要我們不斷提高對檔案管理意義的認(rèn)識(shí)，健全檔案管理制度，充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立醫(yī)院信息一體化管理模式，多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，以滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研工作需要，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，使檔案信息資源在醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展過程中發(fā)揮更大的作用。