綜合辦公室監督職能作用的發揮

呂明明

沈陽市浩源水務工程監理有限公司

綜合辦公室監督職能作用的發揮

呂明明

沈陽市浩源水務工程監理有限公司

辦公室作為一個普通的辦公場所，主要是由辦公設備和辦公人員組成的辦公環境。其主要功能是處理辦公事務或提供辦公服務。可重點突出行業特點和行業職能。辦公室也是一種機構，通常是政府部門對外服務的窗口。所以，辦公室在企業乃至社會中都起到了重要的作用。辦公室監督職能的體現也是維系辦公室長期穩定發展的重要途徑。我們對辦公室監督職能作用的發揮進行以下研究和探討。

辦公室；監督職能；督辦查辦

一、辦公室監督職能的內涵

辦公室的監督職能是保證辦公室內部協調工作的重要手段。企業或單位對辦公室的日常辦公工作以及辦公內部環境全方位的進行監管，有利于辦公質量以及辦公環境的改善。監督職能在對辦公室的管理中起到重要的作用。企業和單位要制定出一整套辦公室監督的方針策略，并對辦公室內部進行系統的貫徹。其中包括對公共區域、辦公桌面以及辦公室語言及行為規范的監督。從多方面對辦公室進行監督，強化建設良好的辦公環境，有利于樹立健康的企業和單位形象。也能夠在各個辦公室的工作中發揮相互協調的作用。

二、辦公室肩負的重任

辦公室作為企業和單位的執行機構，同樣也是企業和單位進行決策商議、工作討論、提供創意的重要部門，辦公室的辦公效率以及辦公質量對企業和單位的發展起到決定性的作用。對辦公室內部工作的監督也是促進企業單位進步的必要環節。由于辦公室也是對外服務的窗口，會接到群眾和顧客的來訪和咨詢，要求辦公人員引導來訪者到制定的辦公區域進行訪談或咨詢。辦公室作為一個承上啟下的工作部門，是銜接上級領導與顧客群眾之間的紐帶。這就要求辦公室在處理顧客投訴和群眾糾紛等時事件當中，緩和矛盾，尋找問題的根源，及時有效的處理問題，給予顧客和群眾滿意的答復，減少給企業單位帶來不必要的損失。企業和單位要對辦公室工作內容進行監督，發現辦公室在工作中出現的問題，進行指導和調節。

三、落實決策領導需要強化督辦查辦工作

在一個企業單位團體中，要將制定的方針政策有效的落實，就要在各個辦公室部門內開展督促檢查的工作。領導者需要有自己的管理理念，并且有計劃的將政策對辦公室進行細致的傳達和滲透。這就要求領導要加強對辦公室的監督力度，認識到辦公室監督職能的重要作用。將對辦公室的監督工作落實到實處，嚴厲遏制辦公室內不良的辦公習慣。設立專門的督辦查辦部門，定期對各辦公室的工作情況以及辦公室內的工作環境和氛圍進行檢查，對出現問題的辦公室，根據制定的辦公室監督管理細則給予不同程度的批評或處分。要實施辦公室責任制，提倡辦公室內部的團結統一。各個部門的辦公室之間也要相互監督，力爭做到自覺維護辦公環境，創造積極向上的辦公氛圍。

四、督辦查辦中存在的問題

1、督辦查辦工作力度的不到位。督辦查辦部門對辦公室的監督過于放松，對不良的辦公風氣發現不及時或是發現后沒有按照規章制度做出處理辦法，都會導致辦公室監督職能的失效。

2、督辦查辦工作透明度不夠,缺少群眾性。辦公室督辦查辦工作的進行，不僅要靠企業單位內部的監督，還要考群眾以及社會的共同監督，有效的實現辦公室監督的透明性。通過企業單位外部的監督，也能夠增加社會對企業單位的信任度，促進企業的良性發展。

3、督辦查辦工作存在官僚主義,帶有片面性。督辦查辦部門的監督工作要有嚴格的監督規范，在監督的過程中確保監督信息的可靠性、全面性和真實性。當辦公室違反監督制度時，督辦查辦部們要對事件進行詳細的調查和研究，嚴禁亂批判、盲目定論等惡性事件發生。影響辦公室監督職能的發揮。

4、督辦查辦工作不及時,失去時效性。對工作中發現的問題處理不及時，造成后續工作沒有辦法正常的開展，延誤了最佳的調查時間，失去了督辦查辦的時效性和真正意義。

5、督辦查辦人員素質偏低,不能充分發揮參謀作用。很多問題由于督辦查辦人員的素質較低，不能根據監督辦法進行及時的上報和處理；在督辦查辦過程中手段強硬、態度粗暴都會導致監督職能的缺失。還存在著部分督查人員惰性強，缺乏權威性，這些都是影響辦公室監督職能作用發揮的重要因素。

五、提高辦公室督辦工作質量的幾點建議

1、提高辦公室和督查工作的權威性。一是各級行領導要把督辦查辦工作擺上應有的位置；二是督辦查辦工作人員要具備良好的素質并能夠卓有成效地開展工作。從領導來說,要高度重視這項工作,真正把督辦查辦機構及其工作人員作為信得過、靠得住、離不開的助手,賦予他們以必要的職權。

2、培養一批素質較高的督辦查辦工作隊伍。督查人員的素質決定了督辦查辦的監督效果。對于不能恪盡職守、盡職盡責的督查人員，要做出相應的調整措施。督察人員應具有的素質，我們做一下簡單的總結：首先，擁有實事求是的工作作風。保證反映問題的真實性和客觀性，力求證據和理由充分。其次，對待事件的分析能力和處理能力。不為外界的干擾所動。能夠進行獨立的、準確的思考。最后，要具有較強的學習能力。對材料進行綜合的理解和概括，能夠看到事情的本質并善于總結規律。

3、適應改革需要,不斷改進工作方法。沒有科學的工作方法,任何任務的完成都不可能取得最佳效果。方法對頭,事半功倍；方法不當,事與愿違。督辦檢查工作也不例外,必須講究工作方法。一是對不同的任務采取不同的方法,即要根據督辦查內容、對象和要求確定相應的方法。一般性的工作事項,應采取正常催辦的方法；中心工作,應采取定期督辦的方法；涉及到幾個單位、特別是意見分歧或扯皮事項,應采取協辦的方法,重大的疑難事項,應采取督辦與調研相結合的方法；連續性事項,應采取跟蹤檢查的方法；重大或緊急的事項,可組織聯合檢查或集中查辦的方法,等等。不管采用什么方法,關鍵是重實際,看成效。二要突出工作重點,督辦工作內容繁雜,要使工作有成效、有起色,必須抓住重點,要圍繞本行重要工作部署和中心任務,以及群眾反映最強烈的重大間題,加強督辦查辦工作,克服一般化的工作作風,不斷提高辦事效率和質量。

[1]鄒紅.現代企業辦公室管理工作的優化與完善[J].中國外資，2013（9）

[2]王琳.新時期企業辦公室管理實踐思考[J].現代商貿工業，2013（12）