試析事業單位檔案管理信息化建設

劉立寧

黑龍江省齊齊哈爾市依安縣財政局

試析事業單位檔案管理信息化建設

劉立寧

黑龍江省齊齊哈爾市依安縣財政局

自改革開放以來，我國經濟發展迅猛，其事業單位發展也在穩步上升，而隨著檔案需求量和數量的不斷增加，事業單位檔案管理面臨著巨大的挑戰，如何更好的利用當前先進的科學管理技術，對檔案信息進行更規范的管理，也成為檔案管理者面臨的首要問題。本文主要針對事業單位檔案管理信息化建設進行簡單的分析討論，并對如何更好的進行事業單位檔案管理信息化建設提出幾點建議。

事業單位；檔案管理；信息化建設；發展

引言

檔案管理信息化建設其目的在于更好的對檔案文件進行較好的保留，為用戶檔案查詢提供更多的便利，同時，檔案管理信息化建設也是現代先進科學技術發展的重要體現。檔案信息化建設主要是通過現代信息技術手段，將物質檔案轉化為電子信息并進行保存的過程，只有將檔案信息化建設與傳統管理方式進行結合，才能更好的促進未來檔案管理發展。

一、當前我國事業單位檔案信息化建設中存在的問題

（一）缺乏檔案信息開發資源

就目前我國事業單位檔案管理整體來看，其信息化建設意識不高，沒有對檔案信息資源進行合理的利用，檔案信息資源內容匱乏，信息化管理質量水平均處于落后階段。雖然目前我國已不斷增加檔案數據庫，但這些數據庫并沒有得到充分利用，各地事業單位檔案資料收藏率和開放率比重處于低下水平，不利于檔案管理信息化建設。

（二）檔案信息化管理安全性不夠高

與普通檔案資料相比，事業單位的檔案資料管理具有一定的特殊性，由于許多檔案資料可能涉及到國家機密信息，因此，在管理中必須保證檔案資料的安全性。而在目前我國檔案信息化管理中，許多事業單位忽略了信息資源的安全性問題，導致檔案數據庫遭到黑客入侵，檔案資源安全令人堪憂。

（三）管理人員素質水平不夠高

相對于社會上其他工作而言，事業單位檔案信息管理工作顯得平淡無奇，一些喜歡挑戰的年輕人，很難在這樣的工作崗位上長期工作下去，導致事業單位檔案管理難以招聘到經驗豐富，且愿長期從事該項工作的管理人才，而管理人員的不斷更換，在工作交接不清楚時，很容易造成檔案資料丟失問題，導致檔案管理處于混亂局面，不利于事業單位檔案信息化建設。

（四）檔案檢索率低下

根據檢索方式檔案檢索可分為手工檢索和計算機檢索兩大類，而計算機檢索的速度主要取決于計算機硬件設備，許多事業單位并未認識到這一點，僅認為加大資金投入就可提高檢索率，雖在一定程度上增加了檢索設備，但其設備硬件質量普遍偏低，檢索速度也并未得到本質提升，反而引起檔案重疊等新問題。

二、關于促進我國事業單位檔案信息化建設的幾點建議

（一）制定完善的檔案管理制度

事業單位不同于一般單位，其存在目的主要在于為社會服務，而國家對事業單位檔案管理工作有著明確的法律規定，這就意味著事業單位檔案管理工作必須在法律約束下進行，因此，要想提高事業單位信息化建設水平，國家就必須根據當前我國事業單位檔案管理實際發展情況，制定完善的信息化管理條例，讓事業單位檔案管理人員在信息化建設管理工作中有法可依、有章可遵。

（二）對事業單位檔案信息化建設進行合理規劃

在科學技術不斷發展的今天，信息化建設是事業單位檔案管理發展的必然，而事業單位在進行信息化建設時，應結合自身發展需求，對信息化建設進行深入的了解、剖析，并制定近期發展目標及未來發展目標，切忌盲目跟風，才能使檔案信息化建設工作順利進行，實現檔案管理可持續發展的最終目的。

（三）制定完善的檔案信息化建設監督制度

強有力的監督制度是保證檔案信息化建設發展的重要手段，因而，在檔案管理信息化建設實際工作中，事業單位應將內部監督與外部監督相結合，及時發現檔案管理信息化建設中存在的問題，并督促工作人員進行改正，不斷規范員工的工作行為，提高其工作責任心，才能建立起安全、高效、完善的檔案管理信息化系統。

（四）全面提升管理人員綜合素質

科學技術的發展，檔案管理信息化的建立，都要求事業單位檔案管理人員必須不斷的提升自身管理技術與方法。對此，事業單位應多注重檔案管理人才培養，加強管理人員管理理論與實際管理技能培訓，摒棄以往傳統管理中的缺點，對其進行創新改革，創造出適合當今時代發展需求的管理理念，從而促進檔案管理信息化建設發展。

結束語

當今時代，經濟飛速發展，各行各業競爭日漸激烈，而要想在激烈的競爭環境中獲得發展，事業單位應充分認識到檔案管理信息化建設的重要性，順應時代發展潮流，打破以往傳統管理觀念束縛，不斷吸取優秀信息化管理人才，加強檔案管理信息化建設，從而提升事業單位檔案管理工作效率及質量。

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劉立寧（1985-），男，黑龍江省齊齊哈爾依安縣人，依安縣財政局，畢業學校：黑龍江省行政學院，專業：經濟管理，學歷：本科，研究方向：檔案管理。