電子校務對高校行政管理發展的思考

劉兵

塔里木大學教務處

電子校務對高校行政管理發展的思考

劉兵

塔里木大學教務處

本文首先闡述了電子校務的內涵及本質。其次論述了電子校務對高校行政管理發展的意義。最后提出電子校務推動了高校行政管理發展的三個方面：電子校務推動高校行政管理職能的發展；電子校務激發高校行政決策科學化；電子校務推動高校行政組織結構設置規范化。

電子校務；高校；行政管理

一、引言

現代信息技術已應用到許多領域中，它也滲透到高校行政管理中。傳統的高校行政管理體制相對落后，若在高校行政管理中實行電子校務，必然會起到事半功倍的效果，因為電子校務是信息技術、網絡技術與高校行政管理相結合的必然產物。近幾年，許多高校引進電子校務系統和應用信息網絡技術，解決了許多問題，減輕了行政管理人員的工作量，提高了行政工作效率，得到了師生的好評。

二、電子校務的內涵和本質

電子校務是學校應用現代信息和通信技術,將管理和服務通過網絡技術進行集成,在互聯網上實現組織結構和工作流程的優化重組,超越時間和空間及部門之間的分隔限制,向師生和社會提供優質和全方位的管理和服務[1]

電子校務的內涵是：第一，電子校務必須在一定信息基礎實施、相關軟件應用和各類人力資源的前提下發展，它離不開信息網絡技術。第二，電子校務是處理學校事務管理和服務的校務體系。第三，電子校務不是將傳統的學校事務簡單的搬到互聯網上，而是對學校工作流程和行政管理組織結構優化重組。第四，電子校務能提高工作效率和實現信息資源共享。

從本質上講，電子校務就是一種電子政務，是教育部門的電子政務。它的運作過程是以學校師生員工的需求為出發點，是利用信息技術完成高校辦公的過程。新的工作流程區別于傳統的工作流程，它是信息技術在高校管理和服務各方面的應用，更是在信息技術的基礎上重新認識和定位高校的社會職能，從而實現高校發展和管理模式的變革，建立先進的高校管理體制。電子校務包括信息管理和溝通，它已滲透到高校科研、教學、公共服務和管理等各方面，更重要的是適應了現代信息社會發展的要求。電子校務使高校有了全新的管理理念，因此深入理解“電子校務”的內涵，主動應對信息化帶來的管理變革、發展機遇和挑戰，實現高校管理信息化和現代化，具有十分重要的意義。

三、電子校務對高校行政管理發展的意義

（一）電子校務建設對高校行政管理內部發展有著重要作用

電子高校建設是直接指向高校管理自身，是通過先進的信息技術手段，改革傳統高校行政管理手段和方式。因此，實施高校管理信息化，就會導致高校行政管理職能的轉變，使高校行政管理職能變得簡單，隨著我國高校各方面不斷的發展，電子校務對高校行政管理職能的影響會越來越明顯。隨著高校行政管理職能的變化，電子校務的發展也會影響高校行政組織結構的設置，使高校行政機構設置簡化從而達到在機構設置上的管理出新。電子校務的發展會節約大量的財力、物力和人力，減少高校管理的成本，提高高校行政管理效率。

（二）電子校務對高校行政管理發展產生積極的社會意義

電子校務和高校信息化建設的目的是實現高校管理與師生員工之間的交流，為師生員工提供良好的服務。通過發展電子校務和高校行政管理出新，可以增強高校管理的透明度以及實現師生員工的知情權。通過校務公開，以便于教師和行政管理人員對高校管理的參與和監督。另外，由于電子校務對高校行政管理發展的積極作用，可以在高校與師生之間實現信息的及時交流，有利于緩解矛盾，消除誤解，促進高校穩定。

（三）電子校務建設對提高高校綜合競爭能力有著重要意義

加強高校信息化和電子校務建設，又是參與高校之間競爭的需要，也只有實現高校行政管理的信息化，才能快速提高高校綜合競爭能力。通過電子校務建設，可以實現在高校行政管理領域的跨越式發展，大力加速高校信息化過程，從而提高高校的綜合競爭力。

四、電子校務對高校行政管理發展的思考

（一）電子校務推動高校行政管理職能的發展

高校行政職能的發展，是高校行政管理發展的重要方面。隨著知識經濟社會的發展和我國高校規模的擴大，對高校行政管理職能的發展和轉變提出了新的要求。高校行政管理職能包括管制職能、服務職能和發展職能，為了實現高校行政職能的轉變，實施電子校務是重要途徑。電子校務能促進高校行政職能轉變和發展，具體表現在以下三方面：

第一，電子校務促使高校行政管理職能由管制為主轉變為服務為主。高校行政管理職能的更新和轉變是高校行政管理職能是適應環境變化的一種方式。“服務型”學校行政管理體系是指高校行政管理部門或管理者平等地對待教師和學生，愛護、尊重和關心師生；行政管理工作過程中做到公正、透明和公開，最終達到節約辦公成本、提高辦公質量和效率、簡化程序的目的；建立與社區、學生、教師、家長之間的反饋和合作機制；體現大學精神，重視教職員工對高校管理與決策的參與，為教師營造和諧的科研環境和學生的學習環境，促使學生心身健康全面的發展，使高校充分發揮人才培養、科學研究和社會服務功能[2]。電子校務的建立是使管制變為服務的必然，電子校務的特點就是服務師生，方便師生。

高校應以建設電子校務為契機，不斷的完善自身的服務職能。較高服務水平的高校應有以下特征：師生在學校行政部門辦事，可以輕松的得到辦事結果；師生通過電子校務系統不費太多精力方便地獲取信息；師生應獲得學校行政部門的全程服務；師生不需進入學校行政部門，即可以通過網上辦公等。

第二，電子校務促使高校行政管理職能公開化。隨著電子校務的發展，高校行政管理職能越來越網絡化，可以逐步實現網絡辦公，即把高校行政管理職能搬到網絡上。高校行政職能的網絡化，不僅使高校行政職能公開化，而且相應地精簡了高校行政職能。在舊的行政管理體制下，一般用紙質辦公，大量的業務工作需要領導批示。在這種情況下，領導批示的內容可能意思不明確或不清楚，就導致制定政策的透明度低下。同時辦事效率低下和規范性差，出錯的可能性比較大。而電子校務使得工作業務流程清晰，通過網上辦公分清業務工作的責任人和明確了各行政管理部門的職責，減少了行政部門之間的矛盾，避免了各部門之間有功必爭，有過必推的現象。

第三，電子校務促使高校行政環境發展。因為在網絡信息環境下的行政管理中把多媒體技術、通信技術和計算機技術結合起來，從而為行政效能的提高提供技術基礎。高校管理的社會環境和技術環境的變化，就會要求高校行政職能的變化，特別是高校行政管理職能發展方面。

（二）電子校務激發高校行政決策科學化

電子校務有利于提高高校的行政決策科學性。高校行政決策是高校行政工作人員在處理學校行政事務時，為了達到預訂的目標，根據一定情況和條件，運用科學的理論和方法，系統地分析主客觀條件，在掌握大量有關信息的基礎上，對所要解決的問題或處理的事務，做出決定[3]。行政管理活動有行政領導、協調、溝通、控制、決策等功能，但是，在這些功能中，行政決策是最重要的，主導性的一項功能。高校行政決策是學校行政活動的先導，一切行政管理過程和行政行為都離不開行政決策。

行政決策的正確與否，直接關系到行政管理目標能否實現；行政決策水平如何，會影響到行政管理工作是否有生機和活力。“決策科學化”是一個有著明確內涵的概念，它要求決策過程必須建立在制度的基礎上，經過科學的程序，廣泛發揚民主，大量收集信息，充分研究論證，采用集體決策的方式，利用現代化的技術手段，把靜態的典型研究與動態的系統分析結合起來，把定性分析與定量分析結合起來，以期最大限度地提高決策精度[4]。最初，高校行政決策是經驗決策，高校管理者是根據個人或具體的思想水平、生活經驗和工作能力等方面做出的決定。經驗是只對過去的事務的認識和理解，不宜用于解決新情況和新問題，已不適應高校發展的要求。因此，在進行高校行政決策活動時必須運用科學的決策方法。

在信息高速發展的時代，電子校務系統促使高校行政領導者做出科學決策，能提供有價值和高質量的信息。傳統的辦公通過人工紙質完成，容易出錯，規范性差，透明度低，還存在重復勞動，從而造成部門之間和上下級之間不能實現信息的共享和集成，難以協調和溝通，不能為高校領導者的科學決策提供可靠的證據。而電子校務減少了中間環節，使信息傳遞迅速、簡單，節省了大量的跑腿時間，使得行政辦公人員能集中精力，緊密圍繞事件本身開展信息收集工作，為決策者及時提供準確詳實的信息，有利于決策者在第一時間做出最正確的判斷。

特別是在對重大問題做出決定前在網上公布或公示，讓廣大教職員工和學生廣泛參與討論，經過反復充分醞釀，最后做出相對科學的決策。同時，電子校務對信息進行綜合和加工，去偽存真，當高校制定政策和履行職能時，會上傳和啟用相關信息數據，使高校行政管理者正確行動、科學判斷和理性決策，全面為師生服務。

（三）電子校務推動高校行政組織結構設置規范化

電子校務建設促使高校行政組織結構設置更加規范化。電子校務的發展使傳統高校行政組織結構和運行機制模式發生巨大的變化，從而影響著組織行為。傳統的高校行政組織結構模式是學校自上而下劃分管理幅度和管理層次，以至于部分管理者只能掌握少量的信息。這種組織結構，管理層次和管理幅度成反比例關系，即管理幅度寬，則管理層次少，反之亦然。傳統高校管理層級之間是自上而下的金字塔結構，其內部是不自主的，相對封閉的，信息的傳遞和交流可能失真。

電子高校區別于傳統高校，它運用現代通信和信息技術，基于網絡構建一種新的信息傳播和交流模式，從而形成矩陣式組織結構。在傳統的直線職能制基礎上，根據產品或任務的要求，橫向上設立若干個產品或任務部門，項目部門通過抽調職能部門的資源，以項目組的形式，完成特定任務的組織結構形式，由于職能部門與項目部門構成了縱橫交錯的類似矩陣的形式，因此這樣的組織結構稱為矩陣式組織結構。這種組織結構便于信息橫向傳遞和交流，改變了單一的信息傳遞方式，實現了多形式、多層次和全方位的管理模式以及信息資源共享。學校發布的信息不僅從上向下傳遞，還在同一層級的行政管理和工作人員之間傳遞。這樣，高層管理者以及不同層級不同部門的工作人員都能及時獲得信息。

在傳統高校向電子高校轉變中，需充分運用通信技術和網絡技術，在網絡建立一個虛實結合、功能強大、安全可靠和容量大的電子校務管理信息系統，讓師生及社會了解學校機構設置、職能和辦事流程。隨著高校電子校務系統的建設和完善，學校通過網絡與師生進行互動，聽取師生的意見和建議，不斷地調整高校的行政行為，促進高校的行政效率。

電子校務的建立對高校組織結構規范化表現在：促使行政組織結構的調整。它打破傳統高校的分層結構和集中管理，減少了高校管理層次，改善臃腫的組織結構，實現高校行政管理從金字塔結構模式向矩陣式組織結構發展，提高了學校各部門之間的信息溝通速度和工作效率。

五、結語

總之，電子校務對高校行政管理發展有著重要作用，實行電子校務有利于提高高校行政管理效率，促使高校的信息進一步公開化和透明化，還有利于構建環保型高校。研究電子校務與高校行政管理發展，可以改變傳統的高校行政管理模式，不僅可以大大提高效率，滿足學校發展以及廣大師生員工的需求，而且在提升高校的綜合競爭力方面具有重要意義。通過電子校務對高校行政發展的影響研究，可以推進我們對高校行政管理技術及方法的認識，也為高校行政管理發展起到借鑒作用。

[1]靳海亮,高井祥．加快高校電子政務建設的思考[J]．煤炭高等教育．2006（2）110-110

[2]吳小絨，張偉坤.從"行政型"管理到"服務型"管理——高校行政職能部門管理觀念的重構[J].韶關學院學報·自然科學.2010(3) 143-143

[3]張國慶.行政管理學概論[M].北京大學出版社.2000156-156

[4]朱成安，陳秀峰.行政決策概論[M].北京市：紅旗出版社.2005203-203

劉兵（1982-），男，四川省儀隴縣，現供職單位全稱：新疆塔里木大學教務處，職稱：管理助理研究員，學位：碩士，研究方向：高校教務管理和教學研究。