建立和管理技工院校教務處教學檔案的思考

糜海霞

南京交通技師學院

建立和管理技工院校教務處教學檔案的思考

糜海霞

南京交通技師學院

教學檔案是教師和學生在教學活動中形成的真實記錄，是對教學質量的宏觀監(jiān)督，是提高教育教學質量的重要手段。因此，教學檔案的收集、整理和歸檔工作非常重要，建立教務處教學檔案符合實際，且具有重大的意義。

教務處；教學檔案建立；必要性

教學檔案是技工院校檔案的主體，它反映出了學校教學活動的全過程，是衡量學校教學質量和教學管理水平的重要標志，也是學校提檔升級和教育教學評估工作的基礎和依據。技工院校教務處是統(tǒng)籌管理學校各系部教學活動的部門，對各系部的教學工作進行統(tǒng)籌、指導和管理，對教師進行管理、考核和培養(yǎng)，它是教學檔案和資料的最終匯集部門，是學校教學活動的核心部門，教學檔案和教務處有著密不可分的關系。

一、教學檔案的特點

教學檔案是教師和學生在教學活動、學習活動和教學管理活動中形成的，具有保存價值的教學文件材料。教學檔案是進行教學管理和教學研究不可缺少的依據和參考，是改進教學工作，提高教育學質量的重要手段，是學校檔案的重要組成部分。教學檔案的形成，貫穿于整個教學活動過程中，分散在每個教師的手中，時間長容易缺失，需要及時收集、整理和歸檔。

二、教學檔案的分類

技工院校教學檔可分為以下幾類：（1）教學管理類。主要包括上級部門的各類文件；學校制定的教學工作計劃、年度細則；教學工作的各類制度、會議記錄、年終總結等；校歷、學期授課計劃的制定以及教材建設方面；實驗實訓室的建設等。（2）教學業(yè)務類。各系部形成的教學材料，如系部工作計劃和總結、教學進程計劃、學期授課計劃、課程表、教學任務安排表、教材征訂等；教師在教學過程中形成的材料，如教學日志、考試試題、成績評定、學籍卡等；學生畢業(yè)實習中形成的材料，如生產實習、畢業(yè)學位論文、畢業(yè)生質量跟蹤；校企合作中形成的材料等。（3）教學人員業(yè)務素質類。包括師資比例、師資培訓、繼續(xù)教育、教科研活動成果、青年教師培養(yǎng)、業(yè)務考核的材料等。（4）其他在教學活動中形成的有存檔價值的材料等。

三、建立教務處教學檔案管理的必要性

從教學檔案的特點和分類可以看出，教學檔案內容的形成覆蓋面之廣、時間之寬、材料之多，需要人員及時收集、整理和歸檔。系部教師和管理人員，精力大多偏向于學生教學方面，沒有過多的精力放在教學檔案的收集、整理和歸檔上，容易產生教學材料收集不及時，而造成教學檔案缺失不全。雖有一部分教學檔案按年度會上交到學校檔案部門，但除去這一小部分上交的存檔材料外，還會有很多日常教學管理過程中形成的教學檔案材料需保管，如專業(yè)設計開發(fā)驗證表、專業(yè)改造建議書、等級工合格率、成績合格率、優(yōu)良率、設備完成好率、學生評教匯總、學期教材使用情況分析、技能競賽情況統(tǒng)計，以及系部的學期計劃和總結等材料。因此，這些教學檔案進行分類管理有著很大的必要性。對于學校來說，教學活動是學校的主要工作，安排和管理教學活動的部門是學校的教務處，各系部在教學活動中形成的資料最終將集中到教務處。對于各種檢查和教育教學評估，教學方面內容的負責部門是教務處。因此，在教務處建立教學檔案管理符合實際需要，且有著重要的意義。

四、教務處教學檔案建立和管理的建議

1、學校領導加強重視。從院領導到系領導，要改變對教學檔案管理的偏見及錯誤認識，加強對教學檔案管理的重視度，制定教學檔案管理制度，加大經費、設備和人員的投入，加強對教學檔案重要性的宣傳，同時加強對教學檔案管理人員素質的培訓教育，改善其工作條件，更大發(fā)揮其工作主動性和規(guī)范性。

2、建立健全教學檔案管理制度。結合學校具體情況，建立完善的教學檔案管理制度，明確教學檔案、日常管理和規(guī)范處理等管理細則，對教學檔案的收集范圍及要求作具體規(guī)定，對教學檔案的查閱、使用等作具體規(guī)定，同時建立紙質與電子文件同步的歸檔制度。對上交的教學資料作規(guī)范性要求，例如，教學資料必須字跡工整，格式統(tǒng)一，簽字蓋章等手續(xù)齊全，內容真實、完整，紙張大小符合規(guī)定。對組卷的方法原則和對案卷的填寫，以及對資料的裝訂等都要有明確的規(guī)定。對教學檔案的查閱、登記工作，對保管期限已滿的教學檔案的處置都需明確管理規(guī)定，嚴格按規(guī)定進行管理，確保教學檔案管理的規(guī)范性。對教學材料的歸檔作周期性要求，根據教學材料內容，按學期為周期進行匯總，按年度為周期進行歸檔。對于具有長期保存價值的教學材料，如年度教學計劃和總結、教學規(guī)章制度、教改方案和總結、校歷、教學進程表、教師業(yè)務資料卡等等，按規(guī)定移交學校檔案部門統(tǒng)一保管。

3、加強教學檔案管理人員的素質培養(yǎng)。教學檔案管理人員要強化檔案管理的意識，主動收集在教學活動過程中形成的資料，隨時積累教學資料，才能夠保證教學檔案的完整性。同時，隨著電子化、網絡化的來臨，檔案的形成和存檔方式也有了變化，不在是單一的紙質檔案材料。因此，教學檔案人員在加強對檔案專業(yè)基礎理論知識和專業(yè)技術知識的學習培訓的同時，還要及時更新知識，跟上時代步伐，及時了解檔案學的發(fā)展動態(tài)，用現(xiàn)代化手段來處理和管理教學檔案，完善教學檔案的質量，提高教學檔案的利用率。

總之，建立教務處教學檔案管理，是適應技工院校的實際情況的，能夠準確、及時、全面的收集到教學資料，有利于更好的保存和管理教學檔案，能夠科學有效地保障教學工作順利開展，提高工作效率，提高學校的教育教學質量。

[1]馬達,焦利勇.重視高校教學檔案的建立與利用[J].蘭臺世界,2006,(4).

[2]劉俊.高校教學檔案管理和利用策略.北京教育學院學報, 2011,(6).