加快檔案信息自動化系統建設

張欣

新泰市宮里鎮人民政府

加快檔案信息自動化系統建設

張欣

新泰市宮里鎮人民政府

檔案信息自動化系統是一項需要運用多種學科知識，多專業配合，多種部門協調，多環節配套的的復雜系統工程，系統建設發展到目前階段，研究探討對系統的協調組織、加強管理和科學決策，是十分必要的。如何提高應用水平，需要深入考察與自動化系統相關的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。一是要推進自動化，必須提高檔案標準化、規范化水平；二是要自動化建設必須著眼于提高系統的整體水平；三是自動化建設慎重選定技術路線；四是要有重點地抓好數據庫建設；五是要切實改進檔案信息自動化管理體制。

檔案信息自動化；檔案標準化、規范化；檔案信息自動化系統的整體水平

檔案信息自動化系統是一項需要運用多種學科知識，多專業配合，多種部門協調，多環節配套的的復雜系統工程，系統建設發展到目前階段，研究探討對系統的協調組織、加強管理和科學決策，是十分必要的。加強對檔案信息自動化系統管理的目的在于開發應用，離開推進應用水平的提高，就脫離了實際。如何提高應用水平，需要深入考察與自動化系統相關的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。

一、推進自動化，必須提高檔案標準化、規范化水平

檔案基礎工作滯后和應用軟件混亂嚴重影響了系統整體水平的提高。目前系統的主要矛盾不是硬件設施的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發揮。所以，我們必須認識到：檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，業務標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

二、自動化建設必須著眼于提高系統的整體水平

根據系統論思想和集成化要求，檔案信息自動化建設的著眼點是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”，可以鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點應是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。

三、有重點地抓好數據庫建設

目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務。要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進的過程。經過試點，數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用頻率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目錄數據庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統頻率大大提高一步。

四、慎重選定技術路線

信息技術的飛速發展成為當代技術革命的主要特征。目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術是微機工作站、服務器性能的提高，網絡技術的成熟及數據庫技術和應用軟件開發工具的發展。網絡技術的發展促使局域網、廣域網以及信息高速公路的建設和開通。在信息技術發展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統的技術路線是十分重要的，應當推行適應的先進技術，使經濟效益的合理性和技術的先進性相統一，技術路線的選擇要符合我們的實際。檔案部門對先進技術的潛在需求很大，但現實的需求又往往跟不上，宏觀監測需要的信息量和使用頻率同微觀經濟需求有很大差別，因此不斷發生設備不能充分利用，建了網絡而傳輸量很少的情況。要實事求是地分析現狀，充分考慮先進技術的發展，再進行每一項具體的決策。

五、切實改進檔案信息自動化管理體制

集中統一是管理任何社會化大生產所必需的方式，信息自動化這一高新技術系統也不例外。人機結合是自動化系統的建設方針，其含義為檔案業務人員直接使用微機開展工作，這亦是研究自動化系統管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。目前我國檔案信息自動化系統的管理體制，同時存在集中統一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業基礎上發展起來的和系統建設從“微機”起步有關。應下決心解決分散現象，從管理制度上保證業務技術規范、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業辦公自動化等都應納入統一的檔案信息自動化系統管理之中，實行集中統一管理，不能各行其是自建系統，造成信息分割和資源浪費。也要下決心解決方便使用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務”集中于一個部門，在檔案部門這一信息系統之內再組建一個“檔案信息系統”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統一管理下的分散式系統，是較理想的模式，但這種高技術結構，必須有較強的管理能力和技術能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。

此外，加強檔案信息自動化建設還要各部門、各單位統一協調，明確系統建設的長期發展目標和指導方針，審定系統建設的階段目標、標準規范、實施方案等重大決策事項和執行情況，培養造就一大批復合型人才，充分發揮建設資金的使用效益，為推進檔案信息自動化建設提供有力的保障。

[1]李洪合/趙愛國.新編檔案管理概論[M].中國文藝出版社，2008.12.

[2]陳兆祦.檔案管理學基礎[M].中國人民大學出版社，2005.4.

[3]王立維、陳英武/沈楚琴、趙俞凌.檔案管理學簡明教程[M].浙江大學出版社，2007.12.

張欣（1975-），女，漢族，山東省新泰市人，現供職于新泰市宮里鎮人民政府，職稱館員，檔案管理系列。