芻議復函與批復的異同
——由一則復函引起的思考

徐小軍

重慶科創職業學院

芻議復函與批復的異同
——由一則復函引起的思考

徐小軍

重慶科創職業學院

根據2012年4月中共中央辦公廳和國務院辦公廳聯合頒布的《黨政機關公文處理工作條例》的規定，可用于答復用途的公文主有復函、批復、報告和通知，其中復函和批復的回復性功能的應用最為廣泛且容易混淆，該文通過對例文的分析著重從兩者適用范圍入手，分析其異同點，探討正確的使用方法，以便規范運用這兩種公文。

復函；批復；異同；誤區

引言

在課堂教學中，讓學生閱讀一則復函例文——《國家環境保護總局辦公廳關于河北省城市施工工地揚塵排放量計算方法的復函》，大多數學生會發出疑問，該文為什么是用復函回復請示，而不是用批復來回復請示。復函能答復請示嗎？本文試圖從該疑問入手談談復函與批復的異同，以便我們正確的使用復函與批復這兩個答復性公文。

1 復函與批復的相同點

1.1 兩者都是答復性公文

答復類公文即專用于答復詢問或批準申請的公文種類。根據《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）第十六條規定：黨委、政府的辦公廳（室）根據本級黨委、政府授權，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經政府審批的具體事項，經政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經政府同意。由此可見，批復和復函均可以用于答復功能，用復函來回復請示也是可行的，國務院辦公廳是嚴格按照《條例》的規定來行文的，所以用函答復請示這一行為是正確的。

1.2 兩者都要求一事一復

批復和復函屬于被動行文，具有很強的針對性，即針對來文機關和來文內容進行的回復，批復和復函用于答復功能所針對的公文是請示和發函，請示和發函均是屬于一文一事文種，所以批復和復函也是一事一復的公文.

1.3 兩者的寫作結構相同

兩者的寫作結構相同。尤其是開頭寫法完全相同，開頭均需引用來文的標題和發文字號，批復的開頭先引用請示的標題后引請示的發文字號，常見的用法是：你X《請示標題》（請示發文號）收悉。（注：X為單位類型代字，比如局、公司、學校等）；復函的開頭寫法也采用引據模式，但要注意復函的發文機關和主送機關的同級關系，在人稱語氣使用上要使用敬詞，如將“你”用成“貴”，常見的用法是：貴X《函的標題》（發函字號）收悉，也可以寫成：貴X X年X月X日來函收悉。

2 復函與批復的不同點

2.1 兩者的行文方向不同

行文方向是指公文向不同層次的機關單位運行的去向。有上行文、下行文和平行文三種類型。具體表現為處于領導、指導地位的上級機關向被領導、指導的下級機關主送下行文；被領導、指導的下級機關應向上級領導、指導機關主送上行文；具有平行關系或不相隸屬關系的機關之間相互主送平行文。

根據《條例》的規定批復適用于答復下級機關的請示事項。函適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。由此可見，批復適用于隸屬機關之間的行文，屬于下行文；函屬于非隸屬機關之間的行文，屬于平行文。答復的對象分別為下級機關和同級機關。

2.2 兩者在語言表達上也有所不同

行文方向不同主要影響公文的語言表達，上行文、下行文和平行文的語言表達各有不同的特點和要求。一般而言，上行文的語言應謙恭，忌用指令性語言；下行文的語言要果決，忌啰嗦冗長、猶疑不定；平行文的語言應委婉，多用商洽語氣，忌盛氣凌人。不同的語言要求是由發文機關不同的身份和公文的不同行文對象決定的。俗話說“對什么人，說什么話”，對象不同，說話的方式、語氣自然有別。寫作與說話同樣道理。

3 復函與批復在使用中存在的誤區

3.1 批復是答復請示的唯一文種

《條例》規定：批復適用于答復下級機關的請示事項。在公文運作實際中，批復也確實是答復請示的主要方式，使用最為普遍。但結合實際運用，答復請示不僅可以使用批復，還可用函和通知。如：《國務院辦公廳關于云南大理經濟開發區升級為國家級經濟技術開發區的復函》一文用于回復云南省人民政府、商務部關于云南大理經濟開發區升級為國家級經濟技術開發區的請示；《國務院辦公廳關于調整河北衡水湖等4處國家級自然保護區的通知》一文用于答復環境保護部關于調整河北衡水湖等4處國家級自然保護區范圍的請示。

3.2 復函只能用于答復發函事項

復函是指對詢問、請求事項的回復，除回復函以外，復函還可用來回答請示，函復請示雖然由來已久且使用日益廣泛，但一直有比較嚴格的限定條件。其一，必須經過請示的受文機關或該機關領導的批準方可行文，而且必須把經過批準的情況寫進復函的正文中作為函復的依據；其二，受命用“函”答復請示的部門必須是請示受文機關的公文管理機構——辦公廳(室)，因為《條例》第十六條規定“部門內設機構除辦公廳(室)外不得對外正式行文”。《國務院辦公廳關于云南大理經濟開發區升級為國家級經濟技術開發區的復函》一文是國務院的公文管理機構辦公廳用復函來答復請示的范文。

3.3 通知不能用于答復功能

《條例》規定：通知適用于批轉下級機關的文件，這就賦予了通知具有回答下級文件的功能。如：《國務院批轉國家語委關于當前語言文字工作請示的通知》這一公文就是國務院用批轉通知來回答國家語委關于當前文字工作的請示，全文一開頭用“國務院同意國家語言文字工作委員會《關于當前語言文字工作的請示》，現發給你們，請貫徹執行”。后用簡潔的文字強調語言文字工作的重要性及相關要求。

4 結束語

認清復函與批復的異同點，明確各自的用途，根據行文關系和行文方向，選擇正確的文種，并按照各自的結構與語言模式進行正確的寫作，對規范公文寫作具有很大的指導作用。

[1]楊建綱.談函與批復功能的區別.遼寧警專學報[J].2003第6期：58頁

[2]欒照均.函能否代行請示、批復和通知——關于函的正確行文.秘書[J]2004第1期：32-34頁

[3]葉建英.論“函復請示”和“通知復請示”.秘書[J]2004.第12期：32-35頁

[4]劉心爽.論“函復請示”——兼與崔裕生先生商榷.秘書[J] 2002.第11期：14-15頁

[5]欒照均.函的規范使用之理論與實踐釋疑.秘書[J]2004.第3期：35-36頁

徐小軍（1981-），男，江蘇南通人，在職碩士，重慶科創職業學院，主要從事寫作、教育管理與文化方面教學與研究工作。