現代檔案管理信息化建設的實施分析

黃卉

十堰市疾病預防控制中心

現代檔案管理信息化建設的實施分析

黃卉

十堰市疾病預防控制中心

隨著科學技術的飛速發展，我們生活的發展速度比任何一個歷史時期都迅速，科技改變了我們的生活，也改變了我們的行為方式。檔案管理也不例外，計算機和互聯網的普及率大大提升的今天，一切人類活動都可以以計算機為基礎進行。傳統的檔案管理已經不能夠適應社會的變化和高效了，在信息化管理的今天，檔案管理要進行改革創新，也需要檔案信息化。

新形勢；信息化；檔案創新；建設發展；分析

一、科技改變生活

檔案管理歷來都是一個企業或單位的管理工作中的重要內容，特別是傳統形式下的檔案管理，工作任務是十分繁瑣的。首先要考慮單位的人事流動和人口基數，再加上每年進行的工作匯報、個人資料更新等等一系列事項，林林總總加起來的數量是很驚人的，管理起來也十分麻煩。既要按照自身的情況選擇合適的分類，又要將不同屬性的各類檔案進行整理歸編。這是相當繁瑣的工作內容，不僅如此，我們更需要花掉大量的時間和精力來對檔案進行保管。

一個單位的檔案在常規情況下的各類檔案都是需要長期保存的，如果繼續延續傳統的方式進行檔案保管，勢必花掉大量的人力物力，單是防潮防蟲外加庫房租賃就是一筆不小的開支。而且，紙質檔的檔案是沒有備份的，僅此一份，所以保管的難度是相當大的。相比之下，信息化的保管方式就可以完全避免此類問題的發生。電子檔的文件不僅可以隨時查閱，還可以進行上傳備份，計算機軟件可以幫助檔案管理人員更好的歸納、保管、查閱、更改、共享和應用等優點，還能節省人力、物力的成本，便捷高效。可以說，信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。

二、檔案信息化建設的深刻意義

1.檔案信息化建設是為實現聯系更緊密、信息更及時的一個管理過程。在這個過程中，信息化是關鍵，也是這個過程中最重要的手段。就是要利用信息化來實現各項可共享信息和資源的獲取、傳遞、利用、共享等功能，同時它也是資源優化、重組配置的關鍵工具。在一家單位中，如果能夠實現檔案系統的信息化管理，那么這家單位就可以實現基本的現代化了。

2.檔案信息化管理是一種創新和融合。當檔案管理系統信息化這種新的管理系統和模式出現后，老的那一套管理辦法就面臨著一場更新和革命。這樣的問題是屬于管理層面的，并不是單純的IT工具的應用就能夠解決的。所以，每一個現代化的單位都應該正確對待信息化建設，積極改革創新謀發展，努力在市場經濟這片汪洋大海中揚帆起航。只有不斷的隨著時代的變化而變化，隨著時代的變化發展而創新的單位才有能力在激烈的市場競爭中存留。在科技如此高度應用的今天，許多單位也面向產業化的發展，這就意味著必須要面臨殘酷的市場競爭。商場如同戰場，每一次的改革都是一次資源重新分配的轉折點，這關乎一個企業的生死存亡，更需要管理層面的創新和融合，只有這樣，企業才能面向現代化，才能有更加長遠的未來。

3.檔案信息化管理是一個動態過程。檔案系統信息化的發展是隨市場的變化而不斷提高完善的，而無論是企業的內部環境還是外部的市場環境，都不是一成不變的，而是不斷變化發展的。所以說，信息化管理不能只依靠信息化工具，而是要將這個采集信息的過程與企業內部的戰略目標和業務流程緊密聯系，只有這樣，信息化管理才能真正的發揮其作用。在這樣一個動態的管理模式中，以前的任何方式都不可能拿來復制，這就要求我們必須努力的將檔案信息化管理的動態過程與企業的管理發展相適應。

三、將檔案管理信息化的方法和途徑

首先，要建立健全檔案管理系統。檔案的信息化是一個單位的發展的時代方向，不僅可以解放和發展勞動力，還可以提高檔案管理部門的工作效率。信息化會讓檔案的收集匯編工作有效地進行，加快檔案的整編速度，更好的為單位的其他部門提供服務。而這個檔案管理系統并不單純的是指以現代化工具進行管理，而是包含著有效配置單位內部及其相關單位的各種資源、運用各種信息渠道，以更準確的信息和更便捷的服務管理對常規工作進行更好的服務的管理過程。

其次，加強信息數據庫建設。將檔案信息化之后，數據庫的建設可以使檔案管理部門的職能隨之發生轉變，從原來的整理和保管職能變成了現在提供電子信息服務的職能。這可以讓單位更好更快的進行其他各項常規工作。對于檔案的二次利用和查詢來說，信息化也能提供便捷高效的服務。一個單位的檔案信息體系的建立讓管理者在幾秒鐘之內就可以通過關鍵字檢索或者分類查詢的方式找到相應的信息，進行查閱、檢驗或是刪改。另外，實際應用當中，信息化的管理模式也十分實用。比如說，如果一個學校可以更快速的讓學生在校園網平臺上查閱成績或是進行考證報名，然后由系統自動反饋、整理、歸編，有效地對檔案進行使用和備份，讓學生在學校的檔案記錄變得更加透明化、公開化，從另一個角度上來說，它也具有保證公平性和監督性的職能。

最后，要定時定期的進行系統維護和升級，給公司的服務系統提供一個安全的內環境。網絡這個復雜的環境并不是那么安全可靠的，檔案管理信息化的一大特點是將企業的各類檔案資料和客戶信息鏈接到了開放而又魚龍混雜的互聯網上。因此就必須要求企業所采用的檔案管理系統具有極高的安全性。互聯網開放的特性會給企業的惡意競爭者帶來可乘之機，他們可以肆無忌憚的惡意攻擊企業的管理系統，發送病毒致使公司的服務器癱瘓，甚至盜取泄露公司的各類資料、信息。如果企業的檔案資料被泄露，將使企業陷入十分被動的不利局面。因此對于電子化信息化的檔案來說，保證信息安全，防范信息泄露也是不容忽視的重要工作。同時，我們也應該積極響應各個殺毒或防火墻安全公司提供的安保服務，在系統安全方面，我們永遠都要提高警惕，保持較高的警覺，時刻為系統安全進行保護工作。

結束語：

檔案信息化是我們在新時期創建現代化新型公司的標志之一，也是我們不斷進步和發展的象征，雖然檔案信息化之路也會面臨困難和阻礙，但任何事物的發展總是曲折的，因此我們要積極面對，積極改革，將檔案信息化之路進行到底。

[1]李國民.企業檔案信息化建設中存在的問題及其對策[J].檔案.2011(05)

[2]項凌燕.淺議檔案信息化中的保密安全問題[J].機電兵船檔案.2011(03)

[3]丁群華.電信企業檔案信息化建設之思考[J].湖北檔案. 2010(12)