淺論檔案管理現(xiàn)代化

韓仁杰

青海油田分公司物資裝備公司人事檔案部

淺論檔案管理現(xiàn)代化

韓仁杰

青海油田分公司物資裝備公司人事檔案部

在全新的信息時代，檔案管理事業(yè)發(fā)展的大體趨勢便是檔案管理現(xiàn)代化，同時檔案事業(yè)生存以及進一步發(fā)展的必要要求便是落實檔案管理現(xiàn)代化。現(xiàn)階段我國的檔案管理現(xiàn)代化包含了很多不同方面的內(nèi)容，本文針對如何實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化進行深入的分析和討論。

檔案管理；實現(xiàn)；現(xiàn)代化

一、檔案管理現(xiàn)代化

所謂檔案管理現(xiàn)代化，是指將相關(guān)的現(xiàn)代管理科學作為指導思想，利用具體的現(xiàn)代化管理模式，應用全新的現(xiàn)代化管理技術(shù)，將檔案管理工作者的主觀能動性充分地挖掘并發(fā)揮出來，同時提高工作人員自身的創(chuàng)新能力。比如：通過計算機的相關(guān)操作手段將檔案實施電子化的輸入、輸出、修改、打印等等的操作，另外還可以通過計算機來對具體的檔案進行辨別、篩選等等操作，這樣一來便能夠?qū)n案實施現(xiàn)代化的技術(shù)管理。現(xiàn)如今檔案管理現(xiàn)代化工作擁有其他檔案管理方法不可替代的優(yōu)勢，其操作速度相對比較快、占用的空間和時間都比較小、應用能力相對較強同時可以儲存大量的信息，可以在短時間內(nèi)篩選并對檔案進行修改，極大地提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

二、實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是形勢所需

（一）檔案管理現(xiàn)代化是自身發(fā)展的必然趨勢

伴隨著我國現(xiàn)代化科學技術(shù)的進一步發(fā)展，如今社會當中的各個行業(yè)都已經(jīng)大范圍地應用計算機技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等等，同時辦公自動化也已經(jīng)落實到相關(guān)的企業(yè)和政府部門的工作當中。因此，檔案管理工作也應當進一步適應現(xiàn)代化科學技術(shù)的應用，檔案管理現(xiàn)代化也必然是今后的發(fā)展趨勢。

（二）加強對檔案的保護和利用，需要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

作為檔案資料來講，保存的時間都相當長，再加上保管方式比較落后，大多數(shù)都屬于傳統(tǒng)的保管模式，這樣一來也就導致很大一部分的檔案材料受到損害，一些檔案資料出現(xiàn)了褪色的情況，甚至還有一部分的檔案資料更是受到了巨大的損害，字跡相當模糊。傳統(tǒng)模式下的檔案管理工作很少會對相關(guān)信息進行共享，假設(shè)某一個使用者需要對檔案資料進行查詢，那么其他的使用者便無法再這段時間當中查詢和使用相關(guān)的檔案資料，這種模式導致檔案根本無法在同一時間段內(nèi)進行共享使用，給檔案管理和使用帶來了很大的難題。因此為了加強檔案的保護力度，充分地利用并發(fā)揮檔案的作用，需要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

三、如何實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

（一）加強標準化建設(shè)

實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化最為重要的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)便是加強檔案管理的標準化，這是開展檔案管理現(xiàn)代化工作的一個首要前提，只有擁有了嚴格的分工協(xié)作以及高水平的技術(shù)才能夠保證檔案管理現(xiàn)代化工作的順利開展。現(xiàn)如今社會在發(fā)展的過程中越來越重視信息的作用，而檔案的管理工作則需要統(tǒng)一的標準來進行嚴格地要求和規(guī)范，例如在檔案信息的交換以及傳遞和共享具體的檔案信息的過程中，均應當制定具體的標準和規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理的相關(guān)工作，逐漸形成一種相對健全的檔案管理標準系統(tǒng)，進而保證檔案管理現(xiàn)代化工作的有效落實，形成一種標準化的管理。不過在檔案管理標準化體系的建設(shè)過程當中，總是會遇到一些問題，例如過度重視部門內(nèi)部的特殊性應當保留，或者是保持管理模式不應當改變等等的問題，這些問題從本質(zhì)的角度來講都是不愿意接受標準化管理的行為，如若不解決這些問題，便很容易給檔案管理現(xiàn)代化工作帶來阻礙。盡管確實某些檔案管理標準在制定過程中需要比較多的時間，集中比較多的人力和物力，而且制定過程也比較復雜，涉及到很多不確定因素，是一個比較困難的課題，因此更應當集中統(tǒng)一領(lǐng)導，加強建設(shè)的力度，落實檔案管理標準化建設(shè)。

（二）強化檔案現(xiàn)代化管理意識

落實檔案管理現(xiàn)代化工作，必須要強化檔案現(xiàn)代化管理的意識，突破傳統(tǒng)檔案管理工作的理念。第一，從管理工作者的角度來講，應當突破傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，創(chuàng)新檔案現(xiàn)代化管理模式；第二，大力宣傳檔案現(xiàn)代化管理思想，從根本上讓人們轉(zhuǎn)變對于檔案管理工作的認識，為檔案管理現(xiàn)代化工作奠定良好的思想基礎(chǔ)。

（三）實現(xiàn)管理現(xiàn)代化

實現(xiàn)管理的現(xiàn)代化需要檔案管理工作者擁有良好的檔案管理現(xiàn)代化意識，同時堅持科學的管理手段，應用全新的檔案管理技術(shù)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，將原本的封閉保守的理念消除，落實開放性服務、上門服務的全新服務工作。另外還應當引進具體的先進管理手段和辦法，引導檔案管理工作走向現(xiàn)代化道路。

（四）提高檔案工作者的總體素質(zhì)

現(xiàn)階段檔案現(xiàn)代化管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)便是應用計算機技術(shù)來實現(xiàn)檔案的計算機電子化管理，因此，如今的檔案管理工作人員應當了解并掌握一定的計算機操作技術(shù)，同時可以熟練地使用現(xiàn)代化辦公軟件來實現(xiàn)電子檔案的制作、使用、修改以及維護等相關(guān)的檔案管理工作。在原本的基礎(chǔ)上，定期加強檔案管理工作人員的培訓和教育，讓他們學習基礎(chǔ)、中級、高級的檔案管理理論知識，提高整體人員的素質(zhì)，提高他們在開拓創(chuàng)新方面的意識和能力，還可以定期舉辦計算機操作大賽，讓他們更加熟練地進行計算機，擁有比較強的業(yè)務能力。

（五）加強監(jiān)督的力度

現(xiàn)階段我國已經(jīng)構(gòu)建了一個以《檔案法》為中心的，同時根據(jù)檔案相關(guān)的法律法規(guī)、地方檔案的法律法規(guī)等等構(gòu)建的一個相對健全的檔案法律系統(tǒng)，為的是加強我國檔案管理工作的監(jiān)督力度。這當中，政府部門負責領(lǐng)導統(tǒng)一主要的工作，而下屬的各個檔案行政管理部門則負責執(zhí)行檔案管理和違法行為的處理工作，對于流程進行詳細地規(guī)定，針對具體違法行為的法律責任都做出了相當明確地要求和處理辦法，以此來促進檔案管理現(xiàn)代化工作的發(fā)展，加強監(jiān)督的力度。

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[2]李燕.檔案管理現(xiàn)代化存在的問題及對策[J].管理觀察.2014（10）

[3]齊劍茹.淺析檔案管理現(xiàn)代化[J].人力資源開發(fā).2014（12）