淺談如何提高代碼數據庫質量

王慧穎 沈陽標準化研究院

淺談如何提高代碼數據庫質量

王慧穎 沈陽標準化研究院

代碼數據庫的質量直接影響代碼信息在各個領域的應用與代碼工作的發展。本文展開講述了影響代碼數據庫質量的三個方面以及解決辦法：一、工作人員工作失誤造成信息的不準確性。這就要求有一支精通業務、熟悉計算機網絡技術、有責任心、有使命感的高素質的代碼人才隊伍，以保障代碼信息質量的穩步提高。二、代碼數據信息動態的有效性。要做到加強代碼應用，保證動態數據及時更新。三、廢舊沉淀數據的存在。要定期與相關部門（如工商，編委，民政等部門）溝通，取得最新最準的信息以便更新代碼數據庫

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隨著國家經濟建設的迅猛發展，信息化建設技術和水平的不斷提高，代碼信息應用的不斷擴大和深入，應用部門將對代碼數據質量提出更高的要求。代碼的生命在于應用，但應用的前提是代碼的質量，如何保持所取得的成果，從根本上杜絕代碼數據庫中無效代碼數據的存在，并在此基礎上不斷提高代碼數據質量，是代碼工作者面臨并急需研究解決的課題。目前大量存在的沉淀數據問題直接影響到數據庫的準確性和實時性，如不能及時解決，對數據庫質量產生危害，更不利于組織機構代碼的深層次的應用。

能夠保證代碼數據庫質量的三個方面：一方面是工作人員工作失誤造成信息的不準確性，第二個方面的代碼數據信息動態有效性。第三個方面也是主要的方面是廢舊沉淀數據的存在。

一、工作人員錄入信息的準確性一方面是指代碼工作者在依據企業有效證件，錄入信息時而錄入信息的錯誤，或收件時未按原則規章制度，材料收取錯誤而導致的信息錄入錯誤。這就需要工作人員要加強責任心，嚴格要求自己，按原則按規章制度辦事。收件時要對申報表所提供材料的真實性、合法性、有效性進行認真審核，對申請表中填寫不清楚、不規范的材料，及時與經辦人員進行核實，確認無誤后再上機操作。在錄入過程中、不急不燥、錄一項，對一項，確保輸入數據準確無誤，如有錯誤，應馬上改正，最后再打印證書。這樣才能保證數據信息的準確性。另一方面是由于不同條件限制，各級代碼管理工作人員業務素質參差不齊，部分代碼工作人員由于對代碼惟一性，不變性理解不夠，對日常工作中出現的特殊情況不能作出準確判斷，本應廢置的數據繼續使用，本該保留原有標準的卻另賦新碼，或對機構名稱變更的沒有認真審核而作為新增賦碼，上述原因產生各類重、錯碼數據；代碼工作是一項技術性和規范性較強的工作，不但要對申辦單位提供的原始資料進行審核把關，通過計算機網絡和軟件及時對代碼數據庫進行調整、清理等，同時要充分利用各應用部門（如工商、民政等部門）的數據信息來更新代碼數據信息，以保證代碼信息的時效性。這就要求有一支精通業務、熟悉計算機網絡技術、有責任心、有使命感的高素質的代碼人才隊伍，以保障代碼信息質量的穩步提高。

二、代碼數據信息動態有效性簡單理解發代碼數據庫中，每一條數據都是時時有效的記錄。如果代碼數據庫的記錄長時間得不到維護，名稱、地址、法人代碼，經營范圍，注冊資金等信息發生了改變，而代碼數據庫的數據得不到及時更正；將嚴重影響代碼數據的動態有效性。日久天長，代碼數據庫的冗余越來越多，無效性越來越差，最終使代碼數據使用的價值大打折扣。保持和維護代碼數據的動態有效性，是代碼數據質量工作的難點，在代碼的惟一性、始終不變性得到保險以后，保持和維護代碼數據的動態有效性是提高代碼數據質量的關鍵。多年來，我們一直描述代碼證書是“單位身份證”，應該花大力氣研究開發其身份證的功能。

三、廢舊沉淀數據的存在原因和解決辦法：（1）組織機構正常存在，可代碼證書已過期。這種機構不占少數，由于對代碼的不重視或應用部門的使用較少，使企業忽視了換證。

（2）組織機構停業或休業，機構存在但代碼證書過期。有些企業認為企業已經不運行了，就不用再換證了，可卻還未到登記機關辦理注銷，這樣的情況也應該正常換證。

（3）組織機構已合并、改組、改制，但原代碼證書未交回。合并、改組、改制也應該將原企業的代碼證書交回，再重新辦理新組建單位的代碼證，可這些機構的人員只是為了使用代碼證書，重新辦了新單位的代碼證，認為原機構的代碼證沒用了，就不將原代碼交回。

（4）組織機構已在工商部門注銷或吊銷，但代碼證書未交回。這種情況也是大大存在的，好多企業要么是執照注銷完就其它的手續都扔下不管了，要么就是連工商也不注銷。

根據第一、二種情況，我們要做到每年對數據庫的沉淀數據統一進行一次匯總，然后調取出已過期而未換證的企業信息，通過電話通知或媒介公布的方式，告知企業及時來換證。代碼信息廣泛深入地應用，大幅度提高代碼證書的使用頻率也是保證企業能及時換證、保證數據更新的條件。這里所指的代碼信息應用，不僅僅指應用部門強制查驗代碼證書，而是將代碼信息進入到對方業務信息管理系統中，實實在在應用于政府部門業務管理工作。代碼信息用得越廣、用得越活，用得越深入，那么對提高代碼數據質量越有利。

根據第三、四種情況，要保證代碼的完整性、準確性和時效性，絕非代碼機構所獨立完成的，需要全社會的共同努力。從賦碼到應用，都離不開工商、民政、編辦、稅務、金融等部門的協調配合和支持。因此，我們就要加強與各部門之間的協調和溝通，從這些機構著手獲得了新的有效的信息，然后再根據所提供的新信息，以確定廢止的打入廢止庫，將我們代碼的數據庫進行清理。有的還需要企業配合，將已注銷的企業把代碼證書交回將代碼證書注銷。為此，建議從國家到地方政府，都應協調好各個應用部門與代碼管理部門之間的信息互通和應用配合關系，以法律法規為原則，以便民、利民為契機，及時準確高效地收集代碼基本信息，使代碼信息質量不斷得到提高。

代碼的生命在于應用，應用的基礎在于代碼數據質量。對于代碼沉淀數據的處理仍將是代碼管理部門應該注意的重要問題，相信通過代碼工作者的共同努力，必定使我們代碼事業得到更新、更快的發展。

王慧穎（1980-），女，漢族，遼寧沈陽人，沈陽標準化研究院，職稱：工程師，學歷：本科。