談如何加強和改進企業行政管理系統增強企業競爭力

阮美芳

摘 要：本文首先分析了目前行政管理工作在企業運作當中的重要地位，然后為改革行政管理工作提出了幾點有效的建議，然后指出目前行政管理改革中存在的問題和改進的思路，最后提示在對行政管理工作進行改革的過程中有一些事項是需要注意的。本文對于改進企業行政管理工作、提升企業競爭力起到推動作用。

關鍵詞：行政管理；企業競爭力；溝通

隨著社會發展的科學性不斷加深，推動了管理理念和方式的提升，同時也給廣大管理者提出了更高的要求。管理者要不斷落實和貫徹科學發展觀，在政策的制定、矛盾的處理、工作的推進上都放寬眼界，從國際國內多個角度體會變化，從而把握時機，迎接機會和挑戰，有力提升領導水平與執行力度。企業的管理系統的水平決定著一個企業的好壞，因為該系統是由專門行政部門組織實施、操作，其工作領域涉及到整個企業的各個部門，被稱之為企業的心臟。因此，加強企業行政管理能夠有效提升企業的競爭力量。筆者結合實際工作經驗談一下如何加強和改進企業行政管理系統，從而為提升企業的綜合競爭力提出寶貴的建議。

一、提供良好的溝通、支持和服務

企業的行政管理系統在企業中有著雙重的地位，一是領導組織地位，二是保證和服務地位。企業的行政管理系統能夠為企業的生產、資金、經營等業務提供有力的保證，并促進他們之間的協調發展。企業的行政管理工作與其他部門的工作不同，具有一定的特殊性。

1.管理職能。行政管理系統在公司的多項工作上都起到管理作用，比如經營理念、管理策略、企業精神、企業文化、用人政策等，同時在具體工作過程中對每項工作的貫徹和落實情況進行實時的監督與管理，要發揮對企業其他系統進行統一管理的作用。

2.協調職能。行政管理系統并不是簡單地傳達領導的命令、完成領導交辦的任務，更不可以憑借特殊地位而對其他系統或員工頤指氣使。行政部門應當積極做好多方面的溝通和信息傳達，實現下屬明確上級的指示，讓每一個系統都能進行有效的溝通，只有在充分溝通的基礎上才能推動企業的和諧發展。

3.服務職能。相較于生產系統、營銷系統、財務系統等，行政管理系統的突出職能就是為企業其他系統提供支持和服務，這也是行政管理系統的根本所在。

二、在充分溝通的基礎上做好協調

企業的行政管理工作涉及到企業多方之間的溝通和協調，涉及到全部運作過程，同時又涉及到很多不可預知的細微末節。行政管理工作比較繁雜，概括來說主要有管理、協調、服務三大功能。其中管理是主干，協調是核心，服務是根本。各級行政部門要認真做好各項行政事務。作為行政部門的領導人員，要有堅不可摧的定性，堅持主見，處事穩重。一定要嚴格執行各項管理制度和崗位職責，利用表格和圖表等方式進行規范。企業的管理者要重視培養高素質、高效率的行政管理人員；做好科學分工、管理層次和合理授權等方面的工作。行政管理部門應該在管理、協調和服務這三個方面的工作上加大功夫，這樣才能成為一個合格的現代企業的行政管理者。對于管理，行政管理部門不僅要做好領導日常工作的優秀助手，還要對企業的經營理念、管理策略等有獨特的見解。對于協調方面，不要滿足于傳達領導的命令、完成領導交辦的任務，更不該對其他部門頤指氣使。

三、呼應時代和企業發展

具體變現在三個方面：權威性、及時性和靈活性。

1.權威性主要是通過行政管理工作的職能體現的。工作職能包含制定、修改和執行有關制度；承擔公司人事管理工作；負責公司重要通知的發布。

2.及時性體現在行政管理工作的表現形式，通過命令或者是通知等形式，比較直觀且有針對性的布置工作，執行速度較快。

3.靈活性體現在行政管理系統的工作內容不是一成不變的，而是結合發展需求而靈活變化的，能夠貼合企業的發展趨勢和實際情況。

四、存在的問題及改進思路

1.系統內部職能劃分不明確。行政管理系統里面，常常會有部門間職能劃分不明確或者職能交叉的問題。因此，企業行政管理系統一方面要調整全企業的組織結構，另一方面應當合理分配各個部門的工作內容，明確權責關系，從而讓員工的素質不斷提高，工作的效率也隨之提高。

2.具體職能有待規范。在對行政管理系統進行整改的時候，務必要健全管理制度，明確崗位職責，確定工作程序，只有這樣才能推動企業更加科學、規范的運作。與此同時，要讓行政管理系統在公司的諸多重大問題上發揮作用，比如經營理念、管理策略、企業精神、企業文化、用人政策等。

3.重視服務與協調職能。企業內部之間的協調和溝通是必要的一部分工作，常常會有一些工作是需要多部門聯合完成的，因此需要各個部門在工作流程和職責分工上進行良好的溝通和交流。

五、注意事項

為了推動企業獲取更大的經濟效益，加強企業行政管理勢在必行，在實際工作當中要注意以下幾個問題：

1.進行行政管理系統改革的過程中要結合企業生產經營的實際情況。企業行政管理系統不是獨立存在的，而和企業的其他系統息息相關的。企業的行政管理一定要符合企業生產經營實際，應當充分利用和合理調配企業的入力、物力、財力、技術等資源，朝著利于開源節流，提高企業經濟效益，加快企業發展的方向前進。

2.加強內部信息交流。行政管理工作的管理對象是企業內部，因此務必要加強組織內部的信息交流。任何一個企業都是一個群體，如果不能進行正常的信息交流和組織，就不能凸顯出企業的團隊精神。因此，行政管理部門在開展具體工作的時候，務必要把聽取各個部門的意見和建議擺在重要的位置，不斷的深化溝通，深化協調。

3.充分考慮內、外部環境的作用。現代企業行政管理的建立和完善是一項系統的工程，這項工程要求外部環境和內部條件的完美結合，所以，一定要全面地考慮內部環境和外部環境對行政管理工作的影響作用，進行切合實際的變革。

六、結語

綜上所述，行政管理系統在改革的過程中務必要遵循一個重要的原則，那就是改革的結果能否有效促進企業經濟實現效益最大化。換而言之，將改革視作一種手段，要可以推動企業朝著更加科學和規范的方向發展。因此，改革行政管理系統的目的是取得更大的經濟效益。

參考文獻：

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