淺談做好檔案信息資源開發利用中的保密工作

王蔚

摘 要：正確處理檔案開發利用與保密工作的關系，做好檔案信息資源開發利用過程監管和提高管理人員的素質是保證檔案工作順利開展的基礎。建立與之相適應的服務模式，為油田發展和建設提供有力支持。

關鍵詞： 檔案資源成果；開發利用；保密

隨著現代社會信息化進程的加快，檔案信息已經成為我們經濟活動、社會活動的資源，檔案信息資源的數字化和網絡化利用將更廣泛、更深入地應用于生產、生活中。中石化石油工程設計有限公司在2007年完成信息管理一體化平臺上線運行，實現了設計、審批、歸檔、發布利用的一體化。中心數據庫庫存總量達49.5GB。運用該系統管理電子文件，加快了公司各項管理的數字化進程，推動了檔案信息的存儲海量化、技術標準化、管理科學化、資源共享化、信息動態化。

在檔案信息資源存儲和開發利用給企業帶來效益的，也對我們傳統的檔案管理方式提出了挑戰，尤其是檔案信息的安全保密問題，更顯得尤為突出，成為檔案資源開發利用進程中的重中之重。在檔案信息資源開發利用中如何把好信息保密關， 是公司檔案部門和保密部門面臨的一個亟待解決的問題。

一、檔案信息資源開發與利用的意義

（一）檔案信息資源開發是指對檔案信息進行加工、整理，并將蘊藏于檔案中有價值的、適應社會發展需要的各種知識、信息挖掘出來，最大限度的為設計工作者服務，以提高檔案信息利用效率和傳遞過程

（二）檔案信息資源的開發利用是檔案管理和利用工作的有機結合，是檔案信息資源積累發展到一定的程度由保管向利用的一種高層次轉化，是集中展現檔案價值的方式

在工程建設中，從招投標文件、合同、建設許可資料，到設計圖紙、施工記錄、工程款支付、審價審計報告等等，都是檔案信息必要的資源。因此，檔案信息資源作為一種資源，在保證各種項目正常運行的過程中發揮著紐帶作用。近年來，公司檔案管理中心重視檔案的收集、整理和保管工作，把檔案信息資源開發出來，利用起來，為公司的發展發揮重要作用。

（三）如何發揮自身優勢，拓展服務功能，多層次、多渠道地開發檔案信息資源，是擺在公司檔案工作者面前的首要任務

檔案信息資源開發利用的程度，是其服務質量、服務能力和服務水平的直接體現。檔案信息資源開發是指檔案部門將所藏的檔案資料根據用戶的不同需求，將檔案中蘊藏的有價值的信息進行不同方式、不同深度的開采發掘，廣泛組織信息交流，并以各種信息產品的方式提供給用戶使用。通過開發將無序信息變為有序信息，將淺層信息變為深層信息。當前， 檔案工作關鍵在于將檔案信息由靜態變成動態，利用檔案信息為社會服務，充分發揮檔案的社會效益和經濟效益。

二、正確處理好檔案信息資源開發利用中保密工作的關系

（一）正確處理好制度與措施的關系

既要檔案保密，又要大膽利用，必須有一整套嚴格的制度和與之配套的措施作為保障。在實際工作中，建立檔案閱覽制度、外借制度、復印制度等，規定不同的審批手續，檔案利用工作才能有章可循。與此同時，按照國家相關法律法規，對收發、分送、傳遞等各個環節，建立工作措施。為保證各項制度和各項措施的落實，必須建立由主要領導任組長的保密工作領導小組，定期監督檢查。

（二）正確處理好保密與利用的關系

隨著對檔案需求的增加，檔案保密與利用工作更加艱巨。其存在的主要問題有：一是傳統的保密觀念，重藏輕用，使檔案工作普遍存在著利用不足的現象。二是各種泄密案件的發生，提高了人們的信息安全意識，對檔案的保密要求越來越高，又出現了過分追求信息安全，影響檔案正常使用、不能發揮正常作用的問題。

（三）正確處理好保密與解密的關系

《保密法》對涉密檔案分為三級，是為了讓檔案工作者根據不同密級采取不同的管理措施，最大限度地利用檔案。同時，國家還規定了涉密檔案的保密期限。檔案工作者必須對涉密檔案進行科學管理，及時區分保密期限，確定哪些檔案可開發利用。哪些在一定范圍內利用，哪些還不能提供利用，及時使死檔案復活，最大限度地發揮檔案的利用價值。

（四）正確處理好紙質檔案和電子檔案的關系

紙質檔案是做好檔案保密與利用工作的基礎部分。作為檔案工作者對所保管的檔案務必做到不損壞、不丟失、不散亂、不泄密。同時，隨著科學技術的發展，電子檔案異軍突起，已與紙質檔案并駕齊驅。做好電子檔案的保密和開發利用工作，已是當務之急，要積極構建起一套信息系統的保密體系。

三、發揮檔案資源成果開發利用中保密工作的監督作用

檔案利用監督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監督可以從以下幾個方面實施：

（一）加強內部管理制度建設

檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，認真加以總結，不斷充實和完善。

（二）提高檔案管理人員素質

檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點。他們對保守檔案秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質是個關鍵。檔案管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹的工作作風，而且要有扎實的職業素養，把保守企業秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務。

（三）強化檔案成果利用監督措施

設計單位的工程設計檔案是從事工程設計技術活動的成果。它是可提供開發用的設計技術資源，對內可參考復用，對外可供技術轉讓和交流。在檔案資源成果利用中，要根據不同的利用對象的不同目的，做好利用監督。勝利勘察設計研究院嚴格利用設計檔案審批制度，利用者如果調取設計檔案必須先由個人申請，再由專業所室領導、生產運行部、技術質量部審批，方能調取電子檔案。