關于建筑工程檔案有效管理措施的探討

莎爾娜

摘 要：建筑工程檔案，建筑建設活動中形成的原始的、圖物相符的有保存價值的真實記錄和實際反映。確保工程檔案的完整、準確，不僅是為企業傳承基本建設方面的文化財富，而且為企業今后工程建設的后續服務及檔案利用也提供了重要的基礎，本文分析了當前建設工程檔案管理中存在的問題并且結合作者經驗提出了相應的解決措施。

關鍵詞：檔案管理；建筑工程；問題；解決措施

一、 分析當前建設工程檔案管理中存在的部分問題

（一） 檔案管理制度不健全

當前，我國的建筑市場在不斷的規范化，國家相關部門頒發了《房屋建筑工程和市政基礎設施工程竣工驗收備案管理暫行辦法》和《建設工程質量管理條例》，對加強建設單位和施工單位對工程檔案管理提出了重要要求，但是由于我國建筑單位的工程檔案管理水平高低不等，我國一大部分建筑單位的檔案管理人員檔案管理意識相對淡薄，常常會導致建筑工程在最后竣工的階段不能完整的拿出竣工檔案，最終造成了建筑工程竣工檔案不能及時的向相關部門報送工程檔案，例如：一些建設單位注重重資金管理和工程進度，對編制工程竣工檔案管理體系沒有重視，在建筑工程驗收完成時，建筑工程竣工檔案都無法正常完成，造成建筑工程檔案移交滯后。

（二）建筑工程竣工檔案移交不夠及時

其中一些單位之間存在著工程款拖欠的問題，經常會因為此問題造成工期的延長，導致了工程材料殘缺不全，工程檔案歸檔停滯的尷尬，對工程竣工檔案的編制產生了嚴重的影響；還有部分建筑施工單位在施工期間更換檔案管理人員及進行部門重組，導致了材料缺失和分散，建筑工程驗收后不能夠收齊，這些原因的存在都會不同程度的造成了建筑工程施工檔案移交不及時的問題；由于建筑工程施工到了后期，其中很多的技術人員會被派到別的工地，再加上很多建筑施工單位沒有根據工程竣工檔案管理的要求在施工中收集和整理重要的檔案材料，最后導致了建筑工程竣工后不能按時的完成工程竣工檔案，造成工程竣工檔案移交不及時的情況出現。

（三）建筑工程檔案材料填寫缺乏真實性

建筑工程檔案由于其本身的多樣性、特殊性和復雜性，決定了在收集整理的過程中難度比較大，容易出現失誤等問題，加上有些建筑單位未建立工程竣工檔案管理體系，其中比較容易造成管理不嚴，或對建筑工程施工現場不了解，根據建設單位提供不完整的資料來編寫工程項目的竣工檔案，這樣的檔案只是為了應付上交檔案而做的，不能夠做到與建筑工程同步進行，此時不少人往往使用不真實的數據，從而導致了建筑工程竣工檔案與事實不相符，竣工圖產生誤差，因為不能與工程進度同步，造成了各種建材的合格證和質保書不全的問題，不能全面的反映工程的情況和質量。

二、 探討建筑工程檔案有效管理的幾點措施

（一） 建筑工程單位要不斷的建立健全檔案管理制度

建筑工程單位為了加強對工程建設各階段檔案資料進行的全面有序的管理，確保圖紙及歸檔資料的齊全性、準確性、規范性，建筑工程單位在項目的開始階段就需要根據國家檔案管理的相關規定，從而結合建筑工程的實際情況，制定相應的檔案管理措施和制度。同時要明確建設單位、招投標代理機構、勘察設計單位、監理單位、施工單位等相關單位的工程項目管理人員和檔案管理人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的整理、收集，以確保建筑工程自立項開始與檔案跟蹤管理的同步。工程項目中完整的先期文件資料比較重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據，起到憑證的作用。

（二）及時做好變更和傳遞記錄

在管理過程中，頻繁變更和傳遞，容易使檔案的有效性、完整性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、修改情況記錄、變更情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，損毀、防止其丟失、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及，有效檔案資料或信息。

（三） 嚴格控制好建筑工程工竣工驗收檔案資料質量

建筑單位要嚴格的控制好建筑工程竣工驗收檔案資料質量問題，要使工程竣工驗收檔案充分的發揮其憑證的作用。在工程竣工驗收時，建筑單位的檔案管理人員要會同相應工程項目的管理人員，對照建筑工程檔案歸檔范圍的要求來對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查和審核，如發現問題要及時的進行解決，補漏補缺，一定要讓竣工資料達到完備、真實、及時歸檔范圍符合要求，要嚴格的按照《工程竣工驗收備案制》和《建設工程質量管理條例》的有關規定來執行，對建筑工程竣工驗收關要把好，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要內容和環節，要做到工程檔案驗收與工程竣工驗收同步。其中移交合格工程檔案的項目，由建設單位發給《建設工程檔案合格證》。如不按規定移交檔案的或移交的檔案不符合要求的，不發給發證，建設單位堅決不給結清尾款，來確保建筑工程項目檔案的完整性、準確性和系統性。

三、總結

總而言之，隨著社會的不斷發展與進步，建筑工程在施工方法、管理方法等等方面都會進行改革，隨之建筑工程的檔案管理工作也會變得越來越困難，也需要進行一定的改革。本文作者認為，只有首先認識到了檔案管理中的難點才有可能克服這些難點，其次需要建筑部門、檔案管理人員等等各方面的努力，最后切實的做到了以上提出的幾點措施，建筑工程的檔案管理工作才能真正的有效地完成，最終促進建筑工程更好地發展。

參考文獻：

[1]徐英浩.《淺談施工檔案在工程管理中的作用》[J] .工海煤氣，2004（5） .

[2]梁雪峰.淺析建筑工程管理中存在的問題及其對策[J].科學致富向導，2011（9）.