新時期高校職能處辦公室建設淺析

郭方偉

摘 要：新時期下，高等院校無論從教學還是科研領域都獲得了極大的發展，進而導致了高等院校職能處在功能與業務上發生了量變以及質變，為了應對高等院校職能處的巨大變革，職能處綜合辦公室的建設就變成了高等學校對內對外業務工作的重要任務。

關鍵詞：高等院校 辦公室建設

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9795（2014）03（a）-0148-02

高等院校做為以科研教學為主體的大型事業單位，職能處室如：人事處、教務處、科技處等在學校發展的過程中起到了巨大的作用。職能處綜合辦公室做為職能處的辦公樞紐，肩負著組織、協調、保障等多功能為一體的工作任務，在職能處的工作中具有舉足輕重的地位。高校職能處辦公室（以下簡稱辦公室）對內負責整個職能處的運轉與維護，對外負責整個職能處、與上級部門、兄弟部門、相關院系乃至外部組織之間的綜合聯絡與溝通。辦公室的存在代表了職能處的外部形象、維系了職能處正常業務工作。伴隨著高等院校的不斷發展，各種資源的不斷整合，職能處在高校中所面臨的任務與挑戰日益增強，在新的歷史時期，如何加強辦公室建設，如何讓辦公室工作與時俱進不斷迎接新的挑戰，在原有的基礎上更大更好的發揮促進作用，就成為了高等院校發展中亟待解決的問題。

高等院校人員多、素質高、規模大，以科研與教學為主體的業務活動范圍廣，涉及的上級主管部門、同級業務行政部門廣，構成復雜。因而導致了高等院校部門齊全，各職能處之間的業務相對獨立又相互聯系、相互依存。職能處內部也往往由于其自身業務的復雜性分割成在業務與職能上相對獨立的職能科室，在職能處內部，各職能科室之間，各管理層次之間邊界模糊，存在著很多難以具體劃分職能范疇的工作，伴隨著高等院校在新時期的飛速發展，不可避免的產生了大量的新問題，新情況，在短時間內對職能處內部進行業務上的重新分割又遠水解不了近渴，在這種情況下，辦公室因其由處長直接領導且沒有特定的職能范圍，就面臨著保證原有綜合協調、后勤保證職能的同時，不斷發現新問題，解決新問題，并最終促進職能處良好運行的工作任務。在新時期，高校職能處辦公室面臨的主要工作有以下幾點。

1 傳統意義上的綜合協調功能、后勤保證功能和信息發布功能

1.1 綜合協調功能

高等院校的職能處結構往往因其職能而體現為密集分布式結構，通常情況下，處長領導主管副處長和辦公室，主管副處長分別對應相關的職能科室，職能科室負責處理與其職能相關的業務。其責權情況通常體現為職能科室分別向主管副處長負責，主管副處長向處長負責。這就造成了處長與職能科室之間存在一定程度的管理層級差異，就導致了部分信息流動的不暢通。而辦公室做為由處長直接領導的辦公室，有業務也有能力成為部分流動不暢通的信息的傳遞媒介，完善和促進職能處內的業務聯系與業務協作。在業務職能上，由于辦公室不擔負具體的職能業務工作，因而一些邊緣性工作可以經由辦公室牽頭各職能科室協同處理，比如新的辦法和政策的制定往往牽涉、涉及到職能處內部的各個職能科室的不同業務，各個職能科室因其自身業務工作的局限性往往缺乏全局意識而導致新決策和新辦法的傾向性嚴重。這就需要以處長為領導，以辦公室為業務核心，全面聯合處內各職能科室開展工作。

1.2 后勤保障功能

后勤保障做為辦公室的重要職能，往往并不被研究者重視，實際上，辦公室后勤保障并不僅僅局限于辦公用品的分發、辦公設備的日常維護，而是需要辦公室人員在充分了解處長、副處長、職能科室的意圖與業務活動后所采取的準備工作。這其中既包括物質上的供應與配給也包括在意圖與業務活動的執行過程中所產生的與職能處外甚至校外人員的溝通與協調，在這中間，辦公室實際扮演了預言家、領先者、執行者的角色。后勤保障的好與壞反應了辦公室工作人員的業務工作能力以及個人行動力和個人魅力也反映了辦公室工作人員認真負責的工作態度和集體主義精神。后勤保障的好與壞也直接影響了辦公室工作人員與職能科室人員之間的溝通順暢程度，只有順暢的溝通渠道，才能使得辦公室人員在協調職能辦公室人員時做到游刃有余。

1.3 信息發布功能

任何管理合格的組織都需要只通過一個聲音說話，組織內部是允許并存在其它的聲音，但是合格的管理者會要求組織在對外發布消息時保持一個統一的聲音。辦公室做為職能處的對外發布部門和對外接收部門，需要在制度上和方法上保持與處長的一致，同時又要了解和顧及到組織內部其它主要領導和不同職能科室的聲音，同處長溝通后確定組織的最終聲音，并準確的接收外部信息，并將信息完整準確的向處領導以及相關的職能科室進行傳達，傳達過程中要盡量避免“噪音”的出現。這就需要在職能處內部，辦公室人員要了解處長、副處長乃至職能科室的相關工作進度、流程和思路，完整全面的了解職能處的業務運行態勢與進程。信息的發布不僅代表了發布者本人的形象，也代表了職能處乃至整個高等學校的形象。從某種意義上而言，在辦理相關業務的教師或者學生或者其它社會人員眼中，辦公室人員的言行就代表了職能處乃至整個學校的形象。因而，如何提高辦公室人員禮貌待人的性格是提升職能處形象的重要辦法。同時，經由職能處發出的書面文件或通知需要經由辦公室人員審核并最終確定，以確保辦公室人員對其它職能科室的業務情況的了解，并進一步確保職能處對外信息渠道的唯一性和準確性。

2 新時期背景下辦公室面臨的新挑戰

（1）信息化的挑戰。

辦公室即掌握著處內的協調工作，需要了解處內其它職能科室的大致的業務運行流程和方法，又需要在處長的領導下，對內統一思想，對外統一口徑，這就使得辦公室與其它職能科室之間、主管副處長之間、處長之間保持通暢的信息雙向通道。需要辦公室人員積極主動的與職能處內其它人員接觸，了解他們的工作與想法思路，可以說，辦公室人員是保證職能處內信息流通暢通的保障，也勢必成為職能處內信息化工作的樞紐。所謂信息化，從某種意義上說，就是對數據的收集、對數據的保存和對數據的功能的深層次挖掘。一方面，職能處做為高等學校的信息化數據的輸入者和信息化數據的使用者，既有采集完善信息化數據的義務，也有使用信息化數據的需要。另一方面，信息化工作做為新興的工作任務很難確定由具體哪個職能科室來負責，職能科室往往從其自身的業務工作出發，而缺少對職能處信息化全局的考慮，這就需要辦公室人員在信息化進程中，在處領導的指示下，牽手各職能科室，了解各職能科室的信息化需求，數據需求，與職能辦公室人員一起挖掘數據的應用價值，并思考所提供的數據在今后的工作中如何為處領導乃至校領導提供有力的決策支持。引領信息化的正確方向。信息化工作的涉及面廣、技術性強，在客觀上為辦公室人員提出了新的要求，帶來了新的挑戰。

（2）職能科室業務日趨專業化的挑戰。

由于高等學校自身的業務存在復雜性和深入性，職能處的的業務日趨專業化，進而帶來了職能科室業務的專業化演變，直接導致了某些職能科室的工作極為復雜，很難在短時間內掌握。辦公室工作人員在協調處理各職能科室工作時，往往會出現不十分了解其它職能科室的運行情況，進而無法準確領會處長、主管副處長意圖的情況的發生，從而在工作中引發這樣那樣的問題，比如因為對某職能科室的工作時間與強度估計不足，導致在制定計劃中產生了提前或者滯后。從而擾亂了職能處的整個運行計劃。這種情況的產生一方面需要辦公室人員加強學習，加強與職能科室人員的接觸。另一方面也需要職能科室人員從工作角度出發，耐心的和辦公室人員溝通。在溝通上，不僅僅需要抓住職能科室的主要工作任務和工作流程，更應該隨時關注職能科室人員在進行工作的過程中存在的問題、需要的資源以及外來辦公人員的反應，并協助處領導對職能科室人員進行深入的考核與摸底。為更好的完成職能處的工作提供方便條件。

（3）機構變革所引發的挑戰，伴隨著高等院校科研教育事業的蓬勃發展，高等院校的行政職能機構職能也不斷的進行調整以適應高等學校自身的求變求新，并不斷的接受內外部環境的改變。職能處辦公室做為職能處的對外窗口和對內樞紐，在其職能與工作范圍上不斷的向專業性、綜合性兩個相對矛盾的方面發展。在業務上，具體的業務活動和辦公室逐步分離開來，由專門的職能科室從事專門的業務，職能處對常規業務的處理愈加規范而有條理。在固有業務完整理順的同時，新生業務的產生，則需要職能處辦公室在處長和主管領導的帶領下不斷挖掘對其產生效果的內在影響因素，進而將新業務進行目標分解，并為職能科室建立新的工作流程，或者通過新業務的實施，在人力物力重新整合的基礎上以新業務為目標指向進行機構重組。這就導致了辦公室人員一方面需要從新業務中汲取有用的信息為主管領導提供決策幫助。另一方面要在一段時期內基于原有的工作流程和組織結構完成新業務的工作，以避免由于各職能科室在現有的流程組織基礎上結合不緊密、配合不默契所導致的職能處對于新業務的處理能力下降、效率降低。

綜上所述，由于高等學校行政職能工作相對其它事業單位復雜，且目標性強、業務種類繁多、涉及的部門廣泛、業務量大。高校的行政職能處為了更好的完成高等學校的行政職能工作，就必須以處領導為核心，以辦公室為牽引，帶動并聯系職能辦公室人員有機整合業務力量，從而不斷的完善工作，迎接挑戰。這就要求高等學校職能處的工作人員不斷學習，不斷與處領導、處內職能科室、外部兄弟單位、上級單位進行深入而廣泛的接觸，了解處領導的意圖，分析職能科室的需求，清楚兄弟單位、上級單位的辦公策略和思想從而將職能處的業務工作做大做強。

參考文獻

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