對優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

胡笳馨

人事檔案管理工作反映了事業(yè)單位職工及單位資料的真實(shí)面貌。近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和社會改革的不斷深入，改革和創(chuàng)新人事檔案管理工作已成為各單位人事組織部門面臨的一項新課題、新任務(wù)。在這方面，筆者從自身專業(yè)角度出發(fā)，做出了一系列有益的嘗試和探索。

一、當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理的問題所在

1.人事檔案的內(nèi)容不夠全面

長期以來，事業(yè)單位人事檔案普遍存在著被動登記、一陳不變的情況，不少事業(yè)單位的人事檔案仍停留在半個世紀(jì)不變的老套路上，人事檔案管理工作普遍存在“三多一少”的現(xiàn)象，即文書檔案多、專門檔案少；機(jī)關(guān)活動檔案多、反映問題檔案少；紙質(zhì)檔案多、聲像檔案少。目前的人事檔案內(nèi)容主要是職工的上學(xué)、聘用、入團(tuán)入黨、轉(zhuǎn)正定級、職稱評定等，內(nèi)容單一，千人一檔，無法全面地真實(shí)地反映職工個人的道德品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力以及專業(yè)特長等情況。

2.人事檔案的作用發(fā)揮有限

不少事業(yè)單位存在人事檔案管理不到位、檢索人事檔案工具單一的問題。有些單位的人事檔案工作就是應(yīng)付差事，只有一套卷宗和目錄，查找方式落后，案卷質(zhì)量不高，嚴(yán)重制約了人事檔案發(fā)揮信息服務(wù)和交流作用，使人事檔案信息資源開發(fā)利用的深度和廣度都受到了極大制約。

3.對人事檔案的認(rèn)識重視不足

在市場經(jīng)濟(jì)的影響下，有些單位領(lǐng)導(dǎo)將創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益作為頭等大事來抓，而對人事檔案管理工作卻重視不夠，他們沒有充分認(rèn)識到人事檔案潛在的人才信息價值。而人事檔案管理人員缺乏主動工作精神、被動完成任務(wù)的狀態(tài)也很普遍。

二、優(yōu)化人事檔案管理的探索方案

1.充分利用計算機(jī)等信息化手段，提高人事檔案工作效率，最大限度地發(fā)揮人事檔案信息服務(wù)與交流的作用

對于事業(yè)單位人事檔案管理工作來說，歸檔是一項艱巨而又繁瑣的任務(wù)，每年形成的各種工會會員表、工資表、干部任免表、年度考核表等，需要對其進(jìn)行收集、編號、歸檔，工作期限長，手工勞動強(qiáng)度大。目前用計算機(jī)數(shù)據(jù)庫替代傳統(tǒng)的手工操作已開始變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。在使用人力資源管理系統(tǒng)相關(guān)軟件時，要想方設(shè)法，充分發(fā)揮現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫的強(qiáng)大作用。只要在初期做好表格設(shè)計及相應(yīng)的數(shù)據(jù)錄入工作，后期就能夠?qū)崿F(xiàn)材料自動編號、自動順號，一勞永逸。當(dāng)前，多數(shù)單位已經(jīng)對中組部要求的檔案目錄采取了計算機(jī)管理，另外部分人事材料的形成、歸檔也都逐步實(shí)現(xiàn)了計算機(jī)管理，這樣就使得檔案管理人員從繁瑣而低效的手工勞動中解放出來，大大提高了事業(yè)單位人事檔案管理的效率。

在實(shí)際操作中，分兩步。第一步是基礎(chǔ)性工作，結(jié)合本單位實(shí)際情況，在計算機(jī)上預(yù)先設(shè)計人事檔案管理表格結(jié)構(gòu)，然后在每個空格中輸入信息公式，最后在人力資源信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中錄入每個干部的檔案號碼。第二步，將新一年形成的需要?dú)w檔的全部人事檔案資料按照分類規(guī)范分類，將需歸檔的新的資料在不同的分類目錄下分別錄入，新的檔號會自動生成。這樣一來，數(shù)百上千張的檔案統(tǒng)計表，原來需要一個人手工抄寫幾個月左右才能完成，碰上繁忙時會拖上半年到一年都難以完成歸檔。而現(xiàn)在一個月或半個月就能完成任務(wù)，這就使干部人事檔案信息得到及時完善和補(bǔ)充。

2.及時更新人事檔案信息，保證人事檔案信息的全面準(zhǔn)確，使人事檔案更好地服務(wù)社會和職工

隨著我國社會民主化進(jìn)程的加快，信息公開法得到了很好的貫徹執(zhí)行，公民的知情權(quán)意識也在不斷提高，人事檔案向職工本人有條件地開放已經(jīng)成為社會發(fā)展趨勢。人事檔案是職工人生經(jīng)歷的真實(shí)記錄，屬于職工個人的資料，職工有權(quán)知悉了解。

現(xiàn)在各家事業(yè)單位的主管局紛紛建立了人力資源信息系統(tǒng)，各家事業(yè)單位與主管局共享信息資源，組織全體職工定期填寫統(tǒng)一的個人履歷表，對職工所填內(nèi)容與原數(shù)據(jù)庫信息仔細(xì)進(jìn)行核對，若發(fā)現(xiàn)學(xué)歷、經(jīng)歷、職稱、工齡等不符的情況就通知職工提供依據(jù)性材料歸檔，更正數(shù)據(jù)庫信息，這種做法保護(hù)了職工的切身利益，也使得數(shù)據(jù)庫信息更加準(zhǔn)確、完整。

當(dāng)職工查閱個人資料，為家庭財產(chǎn)公證、銀行貸款、社會救濟(jì)等行為作證明時，檔案人員應(yīng)該熱情接待，為職工提供有效范圍內(nèi)的證明材料，為職工提供方便，而不能因為人事檔案的保密性而忽視職工的權(quán)利甚至拒絕服務(wù)。為維護(hù)人事檔案的權(quán)威性和真實(shí)性，在實(shí)際操作中，要建立并完善人事檔案管理規(guī)章制度，對職工的人事檔案知情權(quán)進(jìn)行規(guī)范，設(shè)定相應(yīng)權(quán)限，并嚴(yán)格按章辦事。這樣就既為職工提供了服務(wù)，又體現(xiàn)了人事檔案管理的嚴(yán)肅性。

3.明確細(xì)化人事檔案管理職責(zé)，優(yōu)化檔案管理工作

（1）對于流動人員的檔案，應(yīng)建立與當(dāng)事人相聯(lián)系的機(jī)制，有條件的單位最好能應(yīng)用身份追蹤軟件，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高工作效率。

（2）根據(jù)相關(guān)規(guī)定配備相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，并按照相關(guān)規(guī)定確保人事檔案的質(zhì)量，保護(hù)人事檔案的信息安全和被正當(dāng)使用。

（3）對人事檔案的每一次的收集和補(bǔ)充都要做好登記工作，以便今后檢查核對，及時對失去價值的靜態(tài)材料進(jìn)行鑒定和削減，這樣才能使檔案信息更加明朗。

綜上所述，當(dāng)前事業(yè)單位的人事檔案管理工作中存在的這些問題是比較明顯的，要解決此類問題，檔案管理人員就必須加強(qiáng)對工作的認(rèn)識，隨著管理制度的推進(jìn)和完善，事業(yè)單位的人事檔案管理工作將更具規(guī)范性。所以，在人事檔案管理工作中遇到問題時，我們一方面要采取有針對性的措施，另一方面也要努力提高管理人員的綜合素質(zhì)。