基于網(wǎng)絡的高校檔案遠程服務應用
——以同濟大學檔案服務利用系統(tǒng)為例

文/同濟大學檔案館　周瑋　孫潔

基于網(wǎng)絡的高校檔案遠程服務應用
——以同濟大學檔案服務利用系統(tǒng)為例

文/同濟大學檔案館周瑋孫潔

【摘要】文章描述了基于網(wǎng)絡設計的檔案遠程服務系統(tǒng)的功能設計與具體實現(xiàn)方法。通過多重權限管理分層次實現(xiàn)了系統(tǒng)的高度安全性和可用性，突破時間和空間地域限制，完全實現(xiàn)了檔案利用網(wǎng)上服務全過程。

【關鍵詞】高校檔案；網(wǎng)上服務利用；權限

檔案承載著歷史的記憶，擔負著資政、存史、維權、育人的重要作用。近年來上海市檔案局與區(qū)縣檔案館、社區(qū)事務受理服務“三聯(lián)動”，建成了“就地查詢、跨館出證、館社聯(lián)動、全市通辦”檔案遠程利用服務體系，受到廣大人民群眾的歡迎①。高校作為教學科研的重要場所，承擔著文化傳承與創(chuàng)新的重要任務。高校檔案是促進學校各項工作發(fā)展、維護學校和師生根本利益的重要依據(jù)。高校檔案工作提供的服務都與校友相關。

2013年11月，根據(jù)高校檔案利用的自身特點，同時借鑒電子商務的理念，同濟大學檔案館正式開通網(wǎng)上“檔案服務利用系統(tǒng)”，此系統(tǒng)為國內高校首例。

一、系統(tǒng)的功能

網(wǎng)上“檔案服務利用系統(tǒng)”是用于學生（或單位）遠程辦理檔案業(yè)務并完成網(wǎng)上繳費的一套系統(tǒng)。用戶可以在線注冊之后提交中英文成績翻譯、學歷認證、學位認證、高考錄取成績證明等各類業(yè)務，經(jīng)過管理員審核之后，用戶可完成在線付費，用戶繳費完成后，管理員可即時收到相關信息，管理員辦理相關業(yè)務并通過快遞將相關資料快遞出去（同時在線告知業(yè)務單位辦理進展情況），從而節(jié)約檔案利用者的時間，緩解檔案館窗口接待壓力，提升檔案利用的滿意度。

（一）前臺。前臺，為檔案利用者辦理業(yè)務所操作平臺。1.用戶注冊。填寫基本信息注冊賬號。此環(huán)節(jié)為系統(tǒng)使用的首要必備環(huán)節(jié)，目的在于對利用者進行身份認證。由于高校檔案的特殊性，很多檔案只能對特定的對象開放。比如同濟大學檔案館規(guī)定，成績單只對本人開放，學歷學位信息只對本人和任職單位開放。那么就必須對利用者進行認證或鑒別。所采用的辦法是，所有的遠程利用者首先必須實名注冊，個人用戶必須上傳身份證掃描件，利用成績或學歷、學位檔案必須同時上傳畢業(yè)證和學位證掃描件。與窗口利用不同的是，遠程服務不再接受檔案利用者的委托人來辦理，必須是其本人的證件掃描上傳。對于單位用戶，要求上傳單位的營業(yè)執(zhí)照或組織機構代碼證。一旦注冊成功，用戶憑用戶名和密碼即可提出利用檔案的要求，視為其本人操作，并要求同時提供電話、通信地址、電子郵箱等基本信息。2.業(yè)務提交。選擇需辦理的業(yè)務，填寫相關信息，最后提交訂單。3.在線支付。這一環(huán)節(jié)必須是已經(jīng)經(jīng)過管理員審核后，回復可以辦理的訂單。收到付款通知后，用戶可直接采用網(wǎng)上支付的方式進行付款。

（二）后臺。后臺，為檔案館工作人員操作平臺。

1.訂單管理。按流程處理用戶提交的訂單。包含審核、反饋、查看付款狀態(tài)、制作辦理、快遞單輸入、寄送等工作。

2.消息管理。維護頁面上的通知、圖片新聞、使用說明之類的文字說明。

在系統(tǒng)運行過程中，針對新出現(xiàn)的問題和用戶提出的要求不斷進行補充和解答。

3.管理員管理。添加、修改管理員信息，并設置管理員在后臺的權限。

4.用戶管理。管理注冊用戶和留言管理。

5.數(shù)據(jù)統(tǒng)計。包括業(yè)務統(tǒng)計、費用統(tǒng)計和對賬信息的統(tǒng)計與導出。此環(huán)節(jié)專為后臺工作統(tǒng)計對賬而設置。可方便與學校大財務對賬。可以看到每個訂單的具體情況及所辦理的業(yè)務種類和數(shù)量等。

6.系統(tǒng)設置。包含業(yè)務管理（前臺學生可提交的業(yè)務類型，包括需上傳的材料、需錄入的項目、價格等）、友情鏈接、詞庫維護（辦理業(yè)務時需要提交的信息中使用的詞庫）等功能。

二、具體實現(xiàn)

（一）系統(tǒng)結構。同濟大學網(wǎng)上“檔案管理利用系統(tǒng)”運行于Windows平臺上，高效穩(wěn)定。后臺使用MS SQL Server數(shù)據(jù)庫，通過與Windows平臺的緊密結合，使得系統(tǒng)響應速度更快、運行更穩(wěn)定。

（二）權限的精細化管理。系統(tǒng)后臺采用權限精細化管理。管理員分為系統(tǒng)管理員和一般管理員兩種。系統(tǒng)管理員擁有對該系統(tǒng)最高的修改、授權權限。一般管理員的賬戶及權限由超級管理員設定。避免了每個一般管理員都可以參與后臺的所有工作而可能造成的差錯，做到職責分明，權限分明。

（三）具體操作流程。

1.前臺第一部分操作流程。

（1）登錄檔案服務利用系統(tǒng)（網(wǎng)址http://202.120.163.3/Default.aspx）

（2）用戶注冊：用戶安裝系統(tǒng)提示填寫相關信息進行注冊。

（3）登錄系統(tǒng)進行業(yè)務辦理：注冊成功后，用戶憑用戶名和密碼登錄系統(tǒng)，并根據(jù)自身情況，首先選擇要辦理的業(yè)務(如圖1)。

圖1　辦理業(yè)務類型選擇

選擇辦理業(yè)務后，按照系統(tǒng)提示要求，填寫相關信息并提交。用戶填寫的都是中文內容，填寫完畢后，會自動顯示出中英文對照件供用戶校對審核，用戶可以看到翻譯內容是否正確，若用戶對所翻譯內容有任何不明之處，可采用系統(tǒng)留言或者QQ在線溝通的方式，直接與管理員聯(lián)系。如果無誤，可提交訂單、前去結算。提交申請后，系統(tǒng)自動生成訂單，辦理者可即刻查看“我的業(yè)務”，如無異議，可點擊“前去結算”前往結算中心繼續(xù)。

2.后臺管理第一部分流程。

（1）管理員登錄后臺管理系統(tǒng)。

（2）訂單管理。當用戶實名注冊并提交辦理業(yè)務的需求后，如果訂單還未進行審核，管理員的界面上可看到“訂單狀態(tài)”為“未審核”。

（3）審核訂單。管理員根據(jù)用戶提出的辦理需求進行審核。

A.核對辦理人姓名與身份證姓名是否一致。

B.核對相關學籍信息，查找本館檔案，確認是否可以辦理，不可辦理需寫明具體原因。

C.查看明細：證書翻譯核對所上傳的證書掃描件與所選證書模板是否一致。

D.管理員審核后，無論可否辦理，都需告知申辦人，如果可以辦理，就進行訂單確認。

3.前臺第二部分操作流程。當用戶的訂單審核通過后，系統(tǒng)會自動返回消息到前臺。用戶可根據(jù)系統(tǒng)提示前去查看消息，進行下一步操作。在這里訂單確認后，有兩種提示：

A.請關注（說明訂單審核沒有通過，點擊“請關注”可看到未被通過的具體原因）；

B.請付款（說明審核通過，點擊“請付款”即可通過網(wǎng)銀、支付寶等多種付款渠道方便快捷地付款。

4.后臺第二部分操作流程。此時，如果用戶沒有進行前臺的第二部分操作，管理員如果想正式受理用戶申辦業(yè)務，系統(tǒng)會自動予以提示，不予辦理。

（1）當用戶付款成功后，后臺即時顯示相關狀態(tài)。管理員方能正式受理。

（2）后臺工作人員進行制作，并在制作完成后，開具發(fā)票，并在系統(tǒng)中錄入快遞單號，整個過程要求在三個工作日完成。

（四）系統(tǒng)特點。網(wǎng)上服務利用系統(tǒng)，是對電子商務的借鑒和升華，在功能上既兼顧了檔案利用的特點，又不同于一般的網(wǎng)購，在系統(tǒng)設計過程中，收費問題成為制約遠程服務效率的一個瓶頸。針對這一問題，依托學校信息辦和財務處的支持，學校財務系統(tǒng)為檔案館開設了一條專用對賬通道，在此基礎上，終于實現(xiàn)了真正意義上的在線支付。

網(wǎng)上服務利用系統(tǒng)，通過前后臺的網(wǎng)上互動，徹底打破時間和空間的限制，真正做到了全天候的檔案服務，使“被動服務”演變?yōu)椤爸鲃臃铡薄?/p>

三、效果分析與展望

同濟大學檔案館通過開通檔案網(wǎng)上服務利用系統(tǒng)實現(xiàn)了高校檔案遠程服務，檔案利用者提交所辦理的業(yè)務后，可全程跟蹤服務的進展情況，并可通過QQ與客服在線交流。該系統(tǒng)目前可辦理的檔案業(yè)務數(shù)量，已由最初的11項擴展到22項，它的開通徹底顛覆了高校檔案傳統(tǒng)服務模式，從根本上解決了高校檔案利用者為了一紙證明的奔波之苦。受到了廣大利用者的好評。目前系統(tǒng)還局限于電腦應用，所有反饋信息也必須通過電腦才能查詢，隨著APP技術的不斷深入，消息推送平臺、微支付等也會逐步應用到檔案的遠程服務中，更加提高處理的時效性。

注釋：

①鄒偉農.上海區(qū)縣檔案服務民生新招迭出[J].上海檔案信息網(wǎng),2012.