以現代信息技術手段提高檔案管理水平問題探究

牛穎

摘 要：隨著計算機硬件技術、應用軟件開發能力和網絡技術的飛速發展和快速普及，現代管理和辦公方式發生了革命性變革，標準化、信息化、自動化、無紙化也為新時期檔案管理工作賦予了嶄新的內容，信息化管理方式和手段在的介入，必將大大提高現代檔案管理工作的水平與效率，也將使檔案的利用率大大提高，發揮出檔案的潛在作用。但由于受傳統管理理念、管理手段和管理方法的影響，現代信息技術融于檔案管理工作還存在一定的制約。為加快現代信息技術手段融于檔案管理工作的速度和質量，本文闡述了現代信息技術手段對于檔案管理工作的積極作用，分析了存在的普遍問題，提出了以現代信息技術手段提高檔案管理水平的建議。

關鍵詞：現代信息技術；檔案管理；意義；問題；建議

1 現代信息技術手段對促進檔案管理的積極作用

1.1 智能化水平的提高使檔案的使用更加方便快捷，工作效率效益顯著提高

檔案管理的電子化、網絡化、實時化和自動化，可以有效提高工作效率和效益。一是檔案資料的生成、歸檔、分類、審核、統計等工作節省大量人力，實現了網上的實時傳輸，同時實現網上催要、歸類、統計等功能；二是傳統檔案的查詢需要回憶生成時間，資料分類，然后先查詢目錄，再到庫房查詢原始文件。而有了檔案管理軟件的支持，可通過模糊字、分類別、條件組合等多種方式進行檢索，快捷準確；三是傳統借閱需要人工審批，人工記錄，人工打印謄寫，而信息化可以網上逐級審批，遠程查閱，網上催繳，而且所有操作都會在系統內留痕，便于工作倒查和分析統計。

1.2 信息化手段的應用極大減少了人員的手動勞動，檔案管理質量明顯提高

信息化手段在檔案管理工作中的應用，明顯的益處就是大大節省了人力資源的投入和浪費。一是使管理人員可以從原來枯燥繁重的手工勞動中解脫出來，拿出更多的時間和精力去思考檔案的科學管理、規范存取和檔案作用的充分發揮，使檔案管理工作的效率和效益顯著提高；二是有了信息化網絡的應用和管理軟件的有力支撐，使原來分散、不完成的檔案被科學的連成相互關聯的有機整體，使檔案的整體作用得到有效發揮，對于經濟發展和社會建設起到有效支撐作用，能更好的為領導的科學決策提供資料和數據依據。有效地為科研資料的查詢檢索提供幫助，省時省力，便于引用。

1.3 電子化形式的采用克服了紙質檔案的諸多弊端，利用起來更加方便快捷

檔案資料的特殊性和檔案管理相關規定要求其必須保持真實性、長期性和保密性，現代信息和網絡技術的應用有效保證了這一要求的實現。一是在做好安全防護和數據備份后，電子檔案完全解決了原始紙質檔案因手工裝訂和保存時間長久而出現的破損、丟失、霉變、殘缺等問題，信息完整性得到有效保證；二是電子檔案一般都以圖片格式進行保存、查閱和交換，原始紙質資料與查借閱者物理隔離，有效杜絕了檔案的人為涂改，保證檔案的原始性和真實性；三是通過專用軟件管理的電子文件便于按照分類進行逐級授權管理，非授權人員無法查閱其他資料，有效保證了檔案資料的保密性。

2 以現代信息技術手段加強檔案管理工作存在的問題

2.1 缺乏統一的標準和規范使信息交換受到制約

當前缺乏全國統一的檔案信息化建設標準，包括硬件建設、平臺開發和電子資料格式標準，出現了檔案管理信息化程度比硬件設備投入高低多少的誤區。沒有電子檔案格式的統一標準和統一的應用管理平臺，便無法實現交換共享和相互兼容，失去建設意義。

2.2 管理人員素質制約了檔案管理信息化的步伐

部分領導對檔案管理實現信息化在認識上存在差距，檔案工作人員配備邊緣化；甚至部分檔案管理人員自身對此存在抵觸情緒，年齡大的習慣于傳統操作，對于現代技術應用存在畏懼心理，而年輕人由于不安心于檔案管理工作而又缺乏深入探索和創新精神。

2.3 軟件開發應用各自為政使信息共享受到影響

檔案管理工作實現信息化不僅停留在保存和管理的信息化，更重要的實現信息交換的網絡化，而這一功能的實現光有網絡不行，必須有統一的管理軟件作為支撐，沒有統一的平臺和一致的軟件，信息無法實現統一的管理和交換，信息化是不全面的，短腿的。

2.4 硬件配備程度和標準不統一影響了建設進程

由于缺乏統一的建設標準和建設時間表，很多地方在檔案管理信息化建設上都是各自為政，領導重視的，經濟上寬松的投入的就多些，甚至單純追求高配置、上檔次；反之就少投入或者干脆不投入，存在單機管理而無網絡和軟件支持的問題，效率效益無法提高。

3 以現代信息技術手段提高檔案管理水平的建議

3.1 以規范的管理制度保障信息技術應用于檔案管理工作的順利推進

現代信息技術手段應用于檔案管理工作是一項利國利民的系統工程，在《檔案法》等相關法規指導下，還應該建立行業間、甚至全省乃至全國的關于檔案管理工作信息化建設的專門法規，對于硬件和軟件的建設標準、檔案管理工作各環節的操作規范和技術指標、安全保障辦法等等細節做出明確規定，并明確監督管理機制和檢查考核辦法，從機制體制、技術層面等多角度對檔案管理工作信息化建設做出明確部署，以此避免重復投入，標準不一，各自為政的現象發生。

3.2 以建設復合型的檔案管理隊伍保障現代信息技術手段的有效應用

任何工作都需要有人落實，任何設備都需要有人去使用，檔案管理工作要實現信息化，檔案管理人員隊伍建設無疑是至關重要的，決定著檔案管理信息化建設的速度和質量。創造條件讓德才兼備，能安心檔案工作的高素質人才從事專職檔案管理工作。要加大培養和培訓力度，提高檔案管理工作人員的敬業精神、職業道德和從業能力，鼓勵他們要主動適應發展變化，主動學習與鉆研業務，保證能用會用的前提下，不斷探索新的管理辦法，不斷提高創新思維和創新能力。

3.3 以統一的管理軟件為平臺保證檔案信息標準的統一和交換的順暢

檔案管理電子化的出發點和落腳點是保證檔案信息的有效應用，體現在應用的及時、準確、快捷、真實。實現檔案歸檔、檢索、查閱、統計分析、信息傳遞高效順暢的前提是必須保證電子檔案內容和形式的標準具有一致性和相容性，需要統一的管理軟件提供平臺把所有檔案信息進行有效鏈接，在此基礎上，不同權限的用戶才能夠按照需要實現網上歸檔、登記、審批、查詢和傳遞，并且過程在系統全程留痕，以備信息倒查和使用情況檢查，因此軟件平臺的開發至關重要。

3.4 通過加大投入保證檔案信息化管理必備硬件的配備和日常的維護

檔案管理實現信息化還需要以一定的硬件作為支撐，因此必須實現硬件裝備的現代化。這些不僅需要理念更新和思想重視，更需要財力進行支持與投入。要按照“節儉適用，兼顧未來發展需要”的原則，配備必要的計算機、掃描儀、照相機、存儲介質、刻錄設備、系統專網等設備，并要留有預算用于設備的維護保養、更新換代、耗材的購買等，用于人員的技術培訓和軟件的開發購置等，只有使檔案信息得到充分有效的應用，它的經濟效益和社會效益才能逐漸顯現。

參考文獻

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