試論新形勢下電子檔案與紙質檔案的并存和發展

戚鴻雁

摘 要：隨著全球數字信息化的快速發展，隨著管理自動化、辦公自動化進程的加快，人們進行交換文件的手段也逐漸從紙質走向電子媒體。電子文件越來越多的活躍在工作、生活中， 如何處理電子文件與紙質文件的關系，以及電子檔案能否完全替代紙質檔案的問題，現就目前普遍應用的兩種文件及其技術為前提，淺談幾點意見。

關鍵詞：電子檔案；紙質檔案；并存發展

1 電子文件與紙質文件的比較

1.1 電子文件的優越性

電子文件是人們在各種社會活動中，通過使用計算機而產生的一類數字化信息記錄形式。從理論上說，電子文件的本質與傳統的紙質文件是相同的， 兩者都是在人類活動中為處理各種事務的需要而形成和使用的，具有規范體式和法定效用的信息記錄。然而，電子文件因為有著與傳統紙質文件完全不同的特性而與紙質文件存在差異，并具有紙質文件無法比擬的優越性。

1.信息的便捷性

電子文件由于其數字化信息處理的特性，其內容信息在復制、傳遞過程中不會發生任何變化，便于信息的交換和傳遞。電子文件能夠集文字、圖像、聲音于一體來表達紙質文件無法表達的信息內容。同時，利用電子文件，可以達到一次錄入，多次、多種形式的輸出，方便文件的查找利用，同時也為檔案現代化管理奠定了基礎。相比之下，傳統的紙質文件在處理同類工作時卻落后許多。

2.信息的高存儲性

電子載體的物理資源占用量少，就拿一張光盤的容量來說，其存儲量可達600MB——4000MB，可以保存35萬頁打印紙上的文字信息或10萬頁圖形信息。還可以存儲多門類的不同檔案，如聲像檔案、照片檔案等，電子文件的這一特性，降低了檔案人員的勞動強度，使他們有更多的精力去做好檔案的開發和利用工作。

3.信息的共享性

傳統的紙質文件在同一時間、同一地點只允許一個人使用，具有信息的獨占性；而電子文件在同一時間、同一地點可以被多個不同用戶同時使用，且不受時間和空間的限制，具有信息的共享性。

4. 信息傳輸速度

文件信息傳遞是否快捷，是直接關系到人們利用文件信息的效率問題。隨著互聯網的普及， 電子文件顯示了它無與倫比的優勢。它可以通過網絡在全球范圍內廣泛傳播，其傳輸速度僅以秒為單位計算。相比之下，紙質文件卻只能通過單一的郵寄方式傳遞，不論要傳送的文件多少，其每次傳送時間都要以天為單位計算。這里就體現了電子檔案的優勢。

1.2 電子檔案的缺點

電子檔案盡管有很多紙質檔案無法比擬的優點，但由于它自身的特性，因此，它同時也具有一定的不足。

1.信息的穩定性

電子文件在起草階段或做其他處理時的突出優點就是刪改方便，而且改后不留痕跡，于是很難像紙質文件那樣確定哪個是原件，哪個是更改件。再加上電子檔案與載體的可分離性，也造成了電子文件在被傳遞或更換載體時，存在著被改動而不易察覺的可能性。這就給電子文件的信息安全造成了不可估計的隱患。

其次電子文件非常容易遭受病毒的侵襲，一旦感染上病毒，電子文件中的數據就會遭到破壞以至變成廢品，而且折彎、擠壓、磨損、震動， 甚至陽光直射以及不適宜的觸摸也會使其數據丟失。相比之下，紙質文件在承載信息的穩定方面仍處于較高優勢。

2.信息的依賴性

電子文件必須依賴響應的技術設備（計算機、顯示器等硬件）及操作系統和相應的軟件，如果失去了相關的硬件和軟件的配合，就無法生成、傳遞、識別。也就是說，特定的電子文件是依賴特定的設備和特定的軟件而存在的。一般的說，計算機更新換代比較頻繁，但是當時是使用這些機器設備形成的，需要永久、長期保存的電子文件也許還要保存幾十年甚至上百年，如果到時一旦技術過時或廠家不在提供技術支持，那么這些電子文件很可能就會失去利用價值。相反，紙質文件卻不用借助什么設備，無論何時何地，只要光線允許，便可一目了然。

2 電子檔案與紙質檔案的互動發展

隨著現代化辦公的發展，電子檔案和紙質檔案關系也越來越密不可分，掃描儀、刻錄機等現代化辦公設備的運用，實現了紙質文件轉換成電子文件的可能性。隨著電子文件的增加和普及，以及檔案管理軟件的應用，傳統的檔案工作有了日新月異的變化，檔案查詢和利用的變得更加快速便捷。同時立卷的簡化也帶動了相關工作的簡化，如排架方法、檔案統計、檔案檢索、編制等，檔案部門可以從繁重的整理業務中解脫出來，更多地關注檔案信息資源的建設、開發與服務。隨著檔案檢索、查閱檔案實行電子化，不僅增加了檔案檢索的速度和時間，并且使得紙質檔案得到更好的保護。

3 紙質檔案管理促進電子檔案管理的進一步完善

與紙質文件管理相比，人類管理電子文件的經驗要少得多。盡管電子文件與紙質文件有許多不同之處，但畢竟都是社會活動的記錄，其管理目標基本一致，在管理內容和方法上也應該相互貫通。電子文件與紙質文件管理的共存并不是消極、被動的，二者相互學習、相互借鑒、互為條件、取長補短。

電子檔案在耐久性、安全性等問題尚未解決之前，將與紙質檔案長期并存。但從長遠角度看，紙質文件將逐漸“瘦身”，電子文件則在紙質文件的支持下日漸豐滿。電子檔案與紙質檔案在管理方法上合理疊加、混合，功能替代中呈現出共存狀態和形式，并逐漸融合為一體，檔案管理機構管理各類載體檔案的管理方法和管理系統日漸完善。這樣勢必會提高檔案管理的效率，優化館藏，而且能夠減少檔案的體積，緩解檔案庫房緊張的狀況，從各方面提高檔案的開發利用效率，使得我們的各門類檔案能更好的服務社會，服務人民。