新形勢下醫院檔案管理工作探究

摘 要：檔案管理工作是當前醫院管理的重要組成部分，面對當前醫療衛生體制改革以及現代信息技術快速發展的新形勢，醫院的檔案管理也遇到了新的問題和面臨新的挑戰。本文中，筆者針對醫院檔案管理現狀就新形勢下應如何開展醫院檔案管理工作進行嘗試性的探究。

關鍵詞：新形勢；醫院檔案管理；探討

醫院檔案，是醫院在從事醫療、科研、教學、預防保健、藥品管理、衛生行政管理以及其它各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄。是醫院工作計劃和決策的可靠依據，是提高醫務工作者醫療技術、開展科研教學的重要參考資料。如今，醫療衛生體制改革日益深化，現代科學信息技術日新月異并得到普遍應用。因此，醫院管理工作被賦予了新的內容，面臨新的挑戰。那么新形勢下的醫院檔案工作該如何開展才能更好地為醫療服務呢？這是當前亟待解決的問題。

1 醫院檔案管理工作現狀及存在的問題

1.1 檔案管理制度建設不足

醫院制定了較為健全的醫院管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責、考核標準卻不夠完善并且存在很多的問題，缺乏統一規范的醫院檔案管理模式。醫院檔案管理工作的職權分配不夠明確，檔案管理部門職位分布雜亂且沒有嚴密性，由于管理制度不完善，有價值的文件材料得不到足夠的重視和統一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴重脫節，失去了檔案工作的完整性，醫院信息資源缺乏整合性，跟不上新時期發展的需要，不利于科學管理。

1.2 檔案管理工作硬件投入不足

雖然計算機及網絡技術在醫院管理工作及治療過程中被廣泛運用，然而，它們卻較少被用于檔案管理工作上，醫院在檔案管理的硬件建設方面投入嚴重不足。因為缺乏相關的檔案管理輔助設備和新技術，檔案管理基本還停留在手工收集、檢索，造成檔案信息量小、耗費大量人員工作精力和查閱檔案不方便等問題，不利于檔案的收集利用和開發。

1.3 缺乏專業的檔案管理人才

目前，管理醫院檔案的從業人員在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊。具體表現為人員配備隨意、流動性大，檔案管理人員多是從行政、護理等部門轉崗過來，而檔案專業出身的人員較少，且存在著專業知識老化，知識面較窄，知識結構不合理，學歷偏低，思想觀念和管理水平相對滯后等問題。

雖然有一些醫院也開始使用現代化的科技手段加強對于檔案的管理工作，但是由于檔案管理工作者自身并不具備相應的技術知識，而導致其在管理工作中不能有效地使用科技手段。既阻礙了檔案管理工作的效率提高，也阻礙了醫院檔案管理工作的高速發展。醫院檔案管理人員不能清楚意識到自身在檔案管理工作中的不足，并且對于出現的問題也不能及時、有效地解決，在解決問題時墨守成規，僅憑經驗去處理問題，缺乏創新意識。

凡此種種，均與時代發展的要求懸殊較大，難以適應甚至在一定程度上阻礙了新形勢下的檔案事業的發展。

2 對新形勢醫院檔案管理工作的探究

2.1 建立并完善醫院檔案管理機制

無規矩不成方圓，管理工作，機制先行。十八屆四中全會提出了要“依法治國”，具體落實到作為事業性單位的醫院，也就要依靠制定各項規章制度來管理醫院各項工作。要解決如今醫院檔案管理工作中的各種問題，首先要建立健全醫院檔案管理機制。完善且得到有效執行的檔案管理機制是指導醫院檔案管理工作的重要方式，使檔案管理中的各項工作有法律法規的支撐。此外，醫院的檔案管理工作人員要遵守相關部門的規章制度。醫院也可以建立適當的獎懲制度與考核機制來起到監督作用。對檔案管理工作者進行定期的機制內容考核，并且依據其在日常工作中的表現，對表現優異者給予獎勵；對并不能嚴格執行管理機制并且未能通過考核的工作者給予一定的懲罰，以提高管理工作人員的積極性，促進檔案管理的規范性。

制度的建立和完善一方面可以提高醫院檔案管理人員的管理意識，在另一方面也加強了檔案管理工作的規范性。為保障醫院檔案管理工作質量提供了制度支撐。

2.2 加大硬件投入，創新管理方法

巧婦難為無米之炊，醫院檔案管理工作除了有制度支持外，硬件建設也不可缺。檔案管理設備陳舊、檔案現代化管理水平不高嚴重影響了檔案管理工作的開展，制約著檔案管理事業的良性發展。加強資金投入，引進現代化技術和設備是實現檔案現代化管理必要的條件。充分發揮電子計算機在檔案管理中的作用，利用計算機管理檔案不但能幫助檔案管理人員檢索統計，而且能幫助檔案人員整理、組卷、編制各種目錄，其速度與效果是人工無法相比的。用計算機進行檔案管理，按年度、科室進行分類排序，根據各種歸類的標準，保管、編寫目錄。條理清晰，簡捷實用。另外，計算機存儲簡單，根據需要進行光盤或軟盤存儲，增大了存放空間并且查找閱讀方便靈活、直觀性強。計算機管理儲存檔案，具有檢索快捷、方便、高效等優點，非常方便使用者及時查找、閱讀、既節省時間也節省人力、物力和財力，更使檔案管理工作產生質的飛躍。只有加大硬件投入，創新管理方法，使醫院的檔案管理工作實現專業化，才能適應我國新形勢下對于醫院檔案管理工作提出的嚴格要求，才能促進醫院檔案管理的健康發展，才能更好地實現醫院檔案的真正價值。

2.3 加強醫院檔案管理人才隊伍建設，培養工作人員專業素養

醫院檔案管理工作人員的水平高低直接決定了檔案管理工作的質量好壞。因此，醫院必須加強檔案管理的人才隊伍建設，一是引進檔案管理專業人才，二是加強對檔案管理人員的培養力度。針對醫院檔案管理人員的具體工作情況，定期的進行培訓，能夠提高工作人員的專業素養，提高工作者對檔案管理工作的認知程度，增強工作者的工作熱情，提高其對管理工作的責任感與使命感。使他們更好地完成檔案管理工作，能夠順應時代發展的趨勢，在管理工作中做到時刻創新，緊跟時代發展的脈搏。

在新形勢下，醫院檔案管理工作作為醫院整體管理工作的重要組成部分，必須要找出其在現實中存在的不足，提高對其的管理水平，并且在實踐中不斷探索、創新，在適應社會發展新形勢提出的嚴格要求下不斷使之發展。這就要求醫院對檔案管理工作進行改革：要求醫院完善其檔案管理機制；要求醫院在檔案管理上加大硬件設施建設；要求醫院加強檔案管理人才隊伍建設及轉變人員的檔案管理意識。醫院進行檔案管理工作改革，能有效促進醫院事業，為社會帶來改革紅利。

參考文獻

[1]劉麗莉，《醫院檔案管理中的問題與對策》.現代經濟信息，2010年（15）期.

[2]鄭國萍，《新形勢下醫院檔案工作的思考》.中華現代醫院管理雜志，2008年（04）期

作者簡介

陶紅梅（1970-），女， 滿族，籍貫吉林遼源，遼源市中心醫院，本科，檔案專業。