企業(yè)會計(jì)電算化與內(nèi)部控制問題研究

摘 要：隨著我國現(xiàn)代信息技術(shù)與電子技術(shù)的不斷發(fā)展，利用電子計(jì)算機(jī)取人工并實(shí)現(xiàn)自動化的電子算賬、報(bào)賬和記賬已成為當(dāng)下企業(yè)內(nèi)部管理的一種新的模式。會計(jì)電算化的普遍應(yīng)用給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了很多新的問題，本文通過對我國企業(yè)會計(jì)電算化管理中的內(nèi)部控制存在的問題分析，總結(jié)出企業(yè)在會計(jì)電算化管理中實(shí)施有效內(nèi)部控制的對策。

關(guān)鍵詞：會計(jì)電算化；內(nèi)部控制；對策

一、會計(jì)電算化與內(nèi)部控制的概述

會計(jì)電算化是以計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子和信息技術(shù)應(yīng)用到會計(jì)會計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理工作中的簡稱，是用計(jì)算機(jī)代替人工記賬，以及部分替代人腦完成對會計(jì)信息的分析、預(yù)測、決策，以提高財(cái)會管理水平和經(jīng)濟(jì)效益，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)會計(jì)工作的現(xiàn)代化。

內(nèi)部控制是單位為提高會計(jì)信息質(zhì)量，保護(hù)資產(chǎn)的安全和完整，確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行而制定和實(shí)施的一系列控制方法、措施和程序。內(nèi)部控制制度作為企業(yè)受托者實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營管理目標(biāo)，完成受托責(zé)任的一種手段，在企業(yè)內(nèi)部管理監(jiān)控系統(tǒng)中起著舉足輕重的作用。建立和完善我國內(nèi)部控制制度對提高企業(yè)管理水平、防止錯(cuò)誤和舞弊、保護(hù)投資者的合法權(quán)益并保證資本市場有效運(yùn)行具有重要的意義。

二、會計(jì)電算化管理中的內(nèi)部控制存在的問題

（一）會計(jì)電算化系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)不夠完善

現(xiàn)在的會計(jì)電算化系統(tǒng)普遍存在的問題是重功能、輕安全，安全性能差不僅讓企業(yè)內(nèi)部不懷好意的人有機(jī)可乘，也加大了病毒感染、黑客入侵的風(fēng)險(xiǎn)。雖然功能多適應(yīng)了企業(yè)對會計(jì)電算化系統(tǒng)的需求，但系統(tǒng)的穩(wěn)定與安全是企業(yè)對會計(jì)電算化系統(tǒng)最基本的要求。

（二）會計(jì)及電算化崗位的職能權(quán)限問題

現(xiàn)在的會計(jì)電算化系統(tǒng)在應(yīng)用過程中，由于系統(tǒng)的隱蔽性使得對信息數(shù)據(jù)的監(jiān)督存在一定的難度，實(shí)質(zhì)上削弱了會計(jì)的審核功能。如果企業(yè)沒有對會計(jì)人員進(jìn)入會計(jì)電算化系統(tǒng)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限進(jìn)行控制或者操作人員沒有定期修改密碼，那么就很可能出現(xiàn)某些人員利用職能權(quán)限盜用密碼，以多重身份進(jìn)入系統(tǒng)，修改數(shù)據(jù)信息的情況。

（三）會計(jì)人員主觀原因造成非法操作或操作失誤

電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息具有易偽造、易修改，且不留痕跡、不容易被察覺的特點(diǎn)，這就使得一些人員為了達(dá)到某些目的，盜用他人身份，進(jìn)入系統(tǒng)，惡意進(jìn)行非法操作，讓企業(yè)遭受損失。

（四）會計(jì)資料的備份和保管不及時(shí)、不規(guī)范，導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)丟失

電算化條件下，會計(jì)信息主要存儲于計(jì)算機(jī)內(nèi)，一旦數(shù)據(jù)的備份或打印不及時(shí)，而計(jì)算機(jī)又出現(xiàn)了故障，則可能造成重要數(shù)據(jù)的丟失。

三、企業(yè)在會計(jì)電算化管理中實(shí)施有效內(nèi)部控制的對策

（一）建立新的管理制度

建立新的職能分割制度、授權(quán)的控制制度是保證財(cái)務(wù)系統(tǒng)安全運(yùn)行的基礎(chǔ)。會計(jì)人員應(yīng)該檢查組織結(jié)構(gòu)、職權(quán)和責(zé)任的分配與分工情況，其目的在于通過確定職責(zé)分工提供有力的內(nèi)部控制。例如，程序與系統(tǒng)開發(fā)、計(jì)算機(jī)操作、輸入數(shù)據(jù)的控制，在可行的情況下應(yīng)予以分離。

會計(jì)人員應(yīng)該確定是否制定了有關(guān)計(jì)算機(jī)硬件、計(jì)算機(jī)程序、數(shù)據(jù)文件、數(shù)據(jù)傳送、輸入和輸出資料以及人員的安全規(guī)定。該項(xiàng)檢查應(yīng)該不僅涉及服務(wù)器的計(jì)算機(jī)設(shè)備，還應(yīng)包括其他計(jì)算機(jī)終端、通訊設(shè)施及其他外圍設(shè)備。建立以提高內(nèi)部會計(jì)人員素質(zhì)為目的的控制措施，組織網(wǎng)絡(luò)安全方面及高級程序語言的培訓(xùn)，大力開展計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)技術(shù)的培訓(xùn)。培養(yǎng)一批既懂財(cái)會、審計(jì)業(yè)務(wù)，又精通計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的有經(jīng)驗(yàn)的復(fù)合型專業(yè)會計(jì)人員。

（二）建立計(jì)算機(jī)硬件和軟件管理制度

通常，硬件和軟件管理制度包括以下內(nèi)容：一是保證機(jī)房設(shè)備安全的措施。二是保證計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行措施。三是會計(jì)數(shù)據(jù)和會計(jì)軟件安全保密的措施。建立數(shù)據(jù)備份制度是保證會計(jì)信息安全性的有效保障，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)故障，可隨時(shí)用備份恢復(fù)系統(tǒng)。四是修改會計(jì)核算軟件的審批和監(jiān)督制度。

（三）計(jì)算機(jī)病毒防范與控制

計(jì)算機(jī)病毒對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全造成極大的危害，會計(jì)電算化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)一旦遭到破壞，將造成極大的損失。即使安裝了殺毒軟件，也絕非就高枕無憂了。防范病毒最為有效的措施是嚴(yán)禁會計(jì)電算化局域網(wǎng)接入廣域網(wǎng)中，加強(qiáng)安全教育，健全并嚴(yán)格執(zhí)行防范病毒管理制度，定期檢測并清除計(jì)算機(jī)病毒。

（四）健全會計(jì)檔案管理制度

一是實(shí)行會計(jì)電算化后的會計(jì)檔案以計(jì)算機(jī)打印的書面形式保存，保存的有關(guān)規(guī)定按《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。第二，會計(jì)電算化系統(tǒng)文檔視同會計(jì)文檔保管，保管期限截止該系統(tǒng)停止使用或有重大修改后的三年。第三，妥善保管存有會計(jì)信息的磁性介質(zhì)或其他介質(zhì)的措施。第四，科學(xué)規(guī)定會計(jì)檔案的有關(guān)權(quán)限。第五，保證會計(jì)檔案安全與完整。

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作者簡介：梁春海（1968-），男，天津工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)處主任。