如何做好儲運企業應急搶險項目資料歸檔工作的探討

劉濤

摘 要：作為石油儲運企業，應急處置和事故隱患的搶險工作不可避免。因為搶險項目，在時間上和空間上，非常規工作狀態和資源調用，所以其過程中的相關基礎資料，大多保留不全或者沒有記錄。其對事項的后續分析和吸取教訓等不足，留有遺憾。同時縱觀國內外事故和應急搶險，保留可借鑒的資料以供分析解剖尤顯重要。本文從檔案管理的規范要求方面，以及應急搶險的實際狀態考慮，提出應急搶險項目的資料歸檔工作規范。

關鍵詞：應急搶險項目；檔案；標準化

引言

檔案管理體現的是重要歷史記錄，其包括文字、圖表、聲音和視頻等。保存方式和載體隨著科技發展，從紙質越向電子化。從近年的記錄和保存方式上，也出現大的變化。例如微信微博系統，智能手機等應用。相關資料的記錄普眾性及時性和可視化得到有效延伸。當然，資料的保存和錄取的規范性上面臨的一系列問題，但新的信息技術在應急搶險項目資料保存中，可以解決和量化相關標準，確保資料保存歸檔規范。

一、應急搶險資料的標準化的必要性

對一個石油儲運企業而言，應急搶險資料作為檔案管理中重要內容，其自身含有的資源性、利用性和規范性，使其標準化的必要性更充分。應急搶險檔案的資源性，作為重要的歷史記錄，其不僅是應急處置過程的有效再現，還對儲運企業的應急管理，設施檢修和其他運行決策直觀指導借鑒。筆者所在企業2013年七八月份，經歷了罕見的區域強降雨和自然災害。企業的輸油管道、場站設施遭受較大損失。及時恢復生產，及時搶修管道成為日常不斷激增的任務。如何第一時間匯報險情，較直觀和準確的展示成為重點。由于險情點多、山大溝深、能夠到達的人數有限。盡力通過手機拍照、錄像和短信描述等功能，及時將相關信息發送至指揮部和各搶險人員手中。指揮部的指令以及要求，也通過微信平臺及時通報，極大的提高指揮效率和應急決策的準確性。應急搶險檔案利用性體現我們在事后總結經驗、優化管理和修訂預案中。對相關搶險一線的資料進行分析，探究和挖掘。來修正和規范原有的一些不符合實際的工作流程和制度要求。例如在線路中的衛星信號盲區、應急資源的調運等方面。在預案的編制中，在日常和防范中，突出各種信息資源和可依托資源的收集和日常聯絡，確保應急狀態是有效利用。應急搶險檔案的規范性，指的是信息和資料規范，人人能夠看懂和理解。這里面涉及到因為報送工具的私人化，導致在信息的采集選擇，處理加工中存在的不規范和易誤解內容。例如地名的規范，專業術語的應用，以及描述估算的基本口徑等。在2013年的搶險中，我們出現過對線路地點的不規范，導致救援的部分延誤。從統一以線路樁號和油流方向加數，來準確報告危險位置。通過手頭的鐵锨把，木棍作為參考，來顯示拍照現場的隱患狀況。通過近點和遠點的圖片，來有效展示。

二、應急搶險項目標準化的主要內容

根據國家關于檔案資料的相關標準和規范。結合企業相關制度要求和保存時限。我重點從應急搶險檔案的真實性、完整性和有效性三個方面提出標準建設內容。

（一）應急搶險檔案的真實性

應急搶險的現場是事后無法真實還原的，即使部分可以還原，也是浪費財力和社會資源的。同時一些日常無法想象或者不可能遇到的隱患現象，隱蔽問題就在現場，就在那里，甚至治理過程因天氣變化重復出現。站在經濟和高效的基礎上，我們對現場真實反映，可以通過第一時間視頻資料，處置過程視頻資料和周圍動用資源進行電子記錄。對非常規性資源消耗和損耗，有效記錄，及時保存。要求錄影中要有參與人員，時間打標。利用刻度標尺，設施實物等，來記錄。確保真實性。

（二）應急搶險檔案的完整性

應急搶險一般存在三個過程：第一現場，搶險過程和后續完善。作為搶險，不可能第一時間到達完成，也不可能一次性處置方案有效，也存在后期維護保養。因此，一是在記錄過程中，建議設專人負責記錄，從頭至尾，確保記錄完整。二是加強記錄人員業務培訓，其必須了解和熟悉隱患點的基本狀況，掌握治理的方案和時限確保中間因個人事務中斷。三是中斷時能夠有效交接，確保接任務人清楚前期工作和后續任務，以便完整記錄。四是所有外部其他人上交資料，要進行分類整理，建立不確定資料庫，以便因分類認知缺陷，導致部分重要資料未被采集保存。

（三）應急搶險檔案的有效性

有效性反映的是資料的受組織確認狀態。具體的就是相關資料要經過組織、參與人進行確認。一是紙質類的要求提供者和現場人員給予簽字確認，蓋本單位公章。二是電子類的要填寫確認單進行確認。三是進行專業審核，對所有歸檔資料，在當事人確認基礎上，要進行描述專業符號，數據等進行規范，確保資料反映出內容理解上的一致性。

三、當前需要解決的主要問題

（一）應急搶險檔案規范的必要性

過去由于企業管理方式和工作流程原因，部分管理層和實際參與者，對此項工作的重視程度不一，收集和整理積極性不高。隨著企業審計工作的完善，以及管理的細化，該項工作收到高層特別是主要負責人的高度重視，并力推完善。但在實際過程中，因主要負責人和決策層身處現場之外，執行層不能很好的貫徹和完成該項工作。在任務緊急情況下，無法做到每一個環節都記錄清楚，同時記錄信息量大也是事實，后期的補充和歸檔可以完成，不需要實時和全天后下工作。對部分記錄要求和標準掌握不清，實際發生和記錄的顯示有差距。這就要求，在過程中，通過主要負責人工作部署，應急搶險項目治理要求確認和工作流程標準等幾個環節，配套完成，實現強制性和必要性。

（二）應急搶險檔案的歸檔標準建立

標準建立是一個不斷完善的過程。首先建立應急搶險項目實施工作流程，確保每一個工作環節有流程，有人管；二是建立搶險項目的基本表格、范本和專業用語手冊，確保實施過程中簡單可行，記錄人素質等方面要求可以現場滿足；三是建立應急管理聯動和互動機制，分公司所屬檔案管理人員，能夠及時和現場人員溝通，交流和指導，確保檔案在建立之初就規范、有序運作。

（三）標準的培訓和貫徹問題

標準的培訓很關鍵，應急搶險項目所處的地點大多偏遠，很可能是巡線工等文化較低者。第一時間的記錄很是關鍵，所以要對相關檔案的標準進行徹底的培訓。要從基礎工具的應用，文檔的格式和保存的技巧等進行培訓，以確保很快掌握和應用自如。

另外對施工組織者等管理人員和操作人員的提交資料進行規范性審核，及時糾正。重點做好其執行過程的監督和操作職責。現場搶險實施者，要落實該項業務的具體負責人職責，有效確保工作的推進和獲得其他協助資源。

四、結語

應急搶險項目的檔案管理工作，是一個較龐大的系統工作。需要一線工作者、專業人員、各級負責人和主要負責人共同努力推動做好。作為石油儲運企業，要不斷的改進和完善該項工作，使其和現代科技、企管管理等相適應，以便更好的為企業自身服務。

參考文獻：

[1]繆紅亞.論檔案數據庫標準化的必要性與發展探討[J].人資社科2009（3）.