電子文件管理面臨的問題與對策

龍民 任杰 李安平

摘 要：電子文件的快速普及和增長暴露出電子文件管理方面存在的諸多問題。文章介紹了電子文件的定義，闡述了電子文件管理中存在的問題，探索科學規范的管理好電子公文的應對策略。

關鍵詞：電子文件；文件管理；元數據；全過程管理

引言

隨著信息技術的飛速發展和廣泛應用，政府辦公平臺、業務系統及政府網站等快速普及和推廣，電子文件呈現快速增長和廣泛普及之勢，已成為數字時代人類活動的主要記錄，給政治、經濟、文化和社會生活帶來廣泛而深遠的影響。電子文件是指能被計算機系統識別處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳輸數字代碼序列。如何科學規范地做好電子文件管理工作，保證電子文件的真實、完整、可用、安全成為信息時代必須解決的一個重要課題。

1 電子文件管理中存在的問題

電子文件產生、流轉、存儲環境的技術特點和管理不利致使電子文件比其他任何載體形態的文件都更加脆弱。現在的電子文件管理存在以下一些問題。

1.1 電子文件管理制度不建全

由于對電子文件管理的重要性認識不足，以及管理不科學、不規范等問題直接影響電子文件的長期保存和有效利用。因相關法規制度不健全、電子文件數據不完整等原因，其自身生成的電子文件無法獨立發揮文件的功效；缺乏真實性保障的電子文件并不能行使文件的功能，無法成為人們處理各種事務的有效工具和可靠依據。

1.2 電子文件缺乏全過程管理系統

現有的電子文件管理系統還不能做到對電子文件的全過程管理，部分數據庫文件、電子郵件、音頻文件、視頻文件、多媒體文件、超媒體文件、網頁文件等類型的電子文件沒有采用任何有效措施存留，或一些留存下來的電子文件因管理不善也已無法讀取。電子文件形成初期的元數據格式沒有統一的標準，現有系統各環節的安全審計功能不足，沒有形成電子文件管理關鍵技術標準。獨立開發的各系統間缺乏交互，數據不能互通、功能不便調用。

1.3 電子文件缺乏完善的安全保障體系

網絡化在帶來信息共享、節約資源等優越性的同時也相應地帶來了信息利用方面的安全性問題。伴隨著信息網絡的發展，病毒與黑客泛濫，電子文件的安全受到進一步威脅。電子文件感染病毒、丟失、損壞、被篡改等安全問題時有發生。如何維護電子文件的真實性、可靠性、完整性、可用性，為電子文件管理系統建立安全保障體系，制定安全策略，已成為目前亟待解決的問題。

2 電子文件管理的改進建議

電子文件管理急需頂層設計、全面規劃和集中控制，以頂層設計帶動整體規劃，以國家戰略帶動全面發展。應在保證信息安全的基礎上，形成完善的電子文件管理制度，規范元數據格式標準，實現電子文件的全過程規范化管理。針對電子文件管理中存在的問題，建議如下。

2.1 制定完善電子文件管理制度規范，并形成監督機制

從方針政策、體制、管理制度體系、項目保障措施等各個層次制定電子文件管理戰略的基本框架。一是制定統一的元數據格式標準，從數據入口統一規范管理。二是制定完善電子文件的形成、辦理、交換、存儲、歸檔、移交、保管、利用、處置等方面的管理規范；三是制定電子文件管理的系統建設制度、設備的管理制度、人員管理制度、操作規程管理制度、文件利用管理規定、涉密信息利用違章審計查處等。制定具有較強的針對性、操作性的規范標準，以便在實際工作中有法可依、有章可循。

2.2 完成對電子文件全過程管理平臺的建設

現有的電子文件管理系統急需資源整合，以實現電子文件的全過程管理。一是抓電子文件管理入口系統建設，進一步規范電子文件元數據入口。二是抓電子文件流轉系統建設，保證系統數據清晰、完整、有效。三是抓電子文件管理出口系統建設，保證歸檔數據完整、有效且能長期保存方便讀取。四是抓緊完成電子文件管理系統的結構轉變，使辦公系統與各信息系統平臺能進行數據交換和功能交互。

2.3 抓緊完善電子文件管理系統信息安全建設

安全建設是從多方面入手建立一個涵蓋信息安全各個層面的立體防護體系。一是建立全面的電子文件信息安全監測系統，包括病毒檢測、入侵檢測、網絡漏洞檢測、網絡監控等功能。二是電子文件管理網絡系統的安全隔離工作，部分辦公系統應運行在專網上與互聯網物理隔離。三是建立電子文件備份機制應對安全領域突發事件，防止系統發生故障時文件的丟失。四是加強身份認證、授權管理、安全審計等功能，保證數據安全保密性，完善系統的安全可靠性。

2.4 強化人才隊伍建設

開展電子文件管理也要以人為本，形成一支隊伍，承擔此項工作。加強電子文件管理的全員培訓，制定電子文件管理培訓計劃，依托各類教育培訓機構開展電子文件管理知識與技能培訓，充分地調動人的積極性、主動性和創造性，培養即懂技術又懂業務的適應時代發展需求的專業化隊伍。

綜上所述，電子文件管理需通過國家戰略的頂層設計，以制度為保障，全過程管理平臺為具體手段，安全建設為輔助，以人才為本，形成全面規劃、集中控制的全過程規范化管理。

參考文獻

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