SAP系統在企業維修成本管理中的重要性

文/史夢雷·鄭州日產汽車有限公司

SAP系統在企業維修成本管理中的重要性

文/史夢雷·鄭州日產汽車有限公司

史夢雷，主管工程師，主要從事設備工程、管理與維修，主持完成機械壓力機液壓保護技術開發及應用、涂裝加熱能力提升技術開發及應用項目，并獲得河南省科技成果獎，獲得5項技術專利。

S AP對企業的價值主要體現在：改善工人的安全保障，促進規程的執行；減少停產時間；控制維護及維修費用；降低備件庫存和備件成本；提高采購效率；更有效地配置生產設備、人員和其他資源。

維修成本的控制難點

企業的實際維修工作存在以下管理難點：

⑴可靠性生產是企業的根本要求。為了保證設備維修的需要，有些關鍵設備或配件必需確保一定庫存，而不能按照零庫存的管理思想去管理。

⑵資產設備數目龐大，各種備品備件需要的儲備量有一定規律，但因為設備數目龐大，這個規律很不容易掌握。

⑶對于操作人員來說，可能根據生產實際情況去領料，也可能因為個人的使用方便而以領代耗，從而造成很多的賬外料。

⑷對于那些維修成本消耗的比本身價值都大的設備，是不是該進行報廢處置難以確定。

⑸鑒于生產人員的水平和日常工作的安排，對于常用的維修方法難以深入探討其科學性、合理性，難以確定是否由于不科學的維修而造成故障頻發，進而導致設備維修成本的提高。

綜上，對于資產密集型企業，沒有精確的設備維修管理方法就很難做到科學的成本分析與管理。

SAP的管理模式

SAP軟件是以資產、設備臺賬為基礎，以工作單的提交、審批、執行為主線，按照缺陷處理、計劃檢修、預防性維修、預測性維修幾種可能模式，以提高維修效率、降低總體維護成本為目標，將采購管理、庫存管理、人力資源管理集成在一個數據充分共享的信息系統中，同時實現信息集成和規范化管理相結合。

工單管理系統是SAP系統的一個核心模塊，它是將采購和庫存連接起來的一個橋梁。工單管理系統管理內容為：無論是普通的事故報告，還是緊急搶修，或者計劃性的維護，其所有信息都應該完整地記錄在工單中，包括所需員工的技能、工具、計劃的工作時間，實際發生的工時，安全措施，還有工期進度，物料消耗等等。每個工單都記載了具體設備每次維修的維修對象、維修人員、維修工具、維修消耗物料，通過工單管理，SAP系統能夠統計每次維修活動的維修成本。

SAP系統的主要功能有以下幾點：

解決資產維修成本控制的各種難題

因為通過SAP系統能夠將數目龐大的設備、配件、維修內容等管理起來，因而使維修管理能達到精細化水平。這種精細化管理解決了資產維修成本控制的各種難題。

⑴計算機管理使非常多的對象都能做到信息清晰共享，并能夠方便進行查詢和統計分析。

⑵通過單機定額消耗等統計工作，可以比較科學地確定合理維修的庫存水平。這就可以解決維修單位與采購部門都摸不準的維修備件消耗問題。

⑶通過在使用部門增設邏輯箱柜，對于沒有用完的物料要求及時退庫或做箱柜轉移，就避免了因為以領代耗所引起的成本不真實問題。

⑷對設備配件消耗進行不間斷分析，可以得出該設備的適用價值，而不會出現維修成本高于設備成本的異常財務現象。

⑸對維修方法進行不斷改進，逐步形成標準維修體系，實現維修方法的科學化管理，減少因為維修不當而引起的成本消耗。

通過工單管理提高維修工作效率

工單是現場工作的指令，在該系統中，工單主要包括預檢修工單、條件工單、故障工單三大類，一張工單只能針對一臺設備。

預檢修工單來源于預檢修計劃。年底，SAP系統會根據設備預檢修卡片、檢修記錄、上年的預檢修計劃等信息，自動生成下一年度設備的預檢修計劃。預檢修計劃包括了備件需求、工時和費用等信息。將已經生效的預檢修計劃下達后生成預檢修工單，操作人員只需要選擇下一周的預檢修計劃后，通過簡單的操作就可以完成預檢修工單的下達。預檢修工單在實施中如果發現了問題，則生成條件檢修工單。

故障工單的來源是運行記錄模塊中的故障記錄。故障記錄生成后，系統自動生成一條故障工單，故障工單還附有故障記錄中的信息，讓維修人員方便地了解故障情況。

條件檢修工單來源于現場反饋的問題、計劃預檢修工單、自改項目、節假日檢修等方面。條件檢修工單還來源于指定設備的狀態監控及檢測計劃，如果檢測項目的結果不在上下限的范圍之內，系統提示異常，操作人員可以根據情況生成條件檢修工單。

若工單在規定的時間內未完成，系統會發出預警信息。通過對工單進行嚴格的管理，可以提高設備維修的工作效率及維修工作的針對性、經濟性。

通過系統提醒功能保證維修工作受控

系統提供各種待辦工作的任務提示，用戶登錄后，不用打開各個功能模塊，在主頁上就能看到各種工作任務提示。主要的提醒功能有：已下達未完成的工單、未生效條件預檢修工單、待生成工單的計劃、待生成檢修計劃的設備預警信息、超時未封閉工單信息。以上信息由系統定義后，自動提示操作人員。系統將每一工作崗位的工作任務、預警（提示）信息、工作狀態等推到工作人員和管理人員的桌面，以此保證設備維修工作受到系統的監控并促進工作效率的提高。

此外，操作人員還可以根據人工、備件等情況在系統中對檢修計劃進行預調整，實現預檢修工時平衡，大大提高了工作效率。故障管理體系詳細記錄了設備某個部位發生故障的原因、處理方法，并且這些數據能夠作為一種標準，在企業中推廣，這樣就可以形成一種專家級的知識庫，供企業的所有相關人員使用。系統還能自動生成每天的設備綜合開動率和每周故障率圖表，幫助設備管理人員直觀了解設備的綜合情況。SAP中常見的一個業務場景是：

⑴現場工作人員發現了設備運行中的缺陷，馬上利用手持設備或者就近電腦記錄缺陷情況，并通知設備負責人員。

⑵設備負責人登陸SAP系統，可以看到該缺陷報告，以及其他生產監控系統產生的自動預警。

⑶針對各缺陷，設備負責人通過SAP系統內的工廠結構圖或者GIS地圖，準確確定故障發生的位置和編碼。

⑷設備負責人在重要性確認和風險分析后，發出維修訂單。

⑸相關的維修負責人在SAP系統內查看到指派的維修任務，同時可以查詢到所有的文檔、實時數據和歷史數據，執行安全措施，按照工作程序快速的執行維護任務，并在系統內更新狀態。

⑹高層管理人員可在任何時候看到管理指標的變化，如運轉效率、可靠率、維修周期等。

SAP系統運行的基本條件

基礎數據要齊全、完善

基礎數據工作是資產管理的一個基礎工作，基礎工作的好壞直接影響以后工作的質量。SAP系統要求物資、設備、位置、故障體系、安全體系、員工、工種、工具等，所有需要進入系統的數據都要做一個標準化的體系。在資產管理實施過程中，三分技術、七分管理、十二分數據。成本分析和統計是建立在這個基礎數據工作之上的，基礎數據整理工作是成本分析和管理的前提和基礎。

維修內容要真實

SAP系統要求憑工作任務單領料，也就是說有了維修需求或者有了維修任務才允許領料。否則會造成因為工作方式的問題而影響到設備單機維修消耗統計的準確性。因此，按照SAP系統的要求認真正確地填寫維修信息是做好數據分析工作的基本要求，也是展開分析工作的前提。計算機系統畢竟是由人來操作，所以需要操作人員能夠按照要求認真地操作，因此相關的系統使用管理制度和管理模式的改變對系統管理思想的應用是必不可少的。

及時處理采購與發料信息

SAP系統是一個信息集成的系統，它把維修任務、庫存采購、計劃供應、人力資源等系統都集成為一個主體。這樣就要求企業的各個業務部門能夠協調一致，每個部門都需要高效、快捷的完成自己的業務才不會影響其他部門的業務。成本核算工作與采購業務關系密切，如果所需物質沒有及時采購、或者采購在途或已經到貨導致沒有入庫或不能及時入庫，就會影響到物料發放，使庫存物資和設備實際消耗不能對應起來，從而影響到系統的成本實時分析，造成成本分析的重大偏差。從這一意義上來講，財務核算、成本分析是一個整體，不僅僅是財務部門和維修部門的事，采購和庫存管理部門的工作也是成本分析的前提和基礎。

歷史數據形成的過程也是維修水平的記錄過程，通過數據挖掘、提取、分析和對比，就將成本管理的黑洞變成數字化的管理。成本消耗數據積累越多，成本分析價值也越大。

成本分析對維修工作的指導意義

對于資產密集型的企業，成本控制的重點在于維修成本控制。這樣就需要成本控制能夠從維修中來，又能夠返回到維修任務中，對維修工作產生指導意義。通過SAP系統能夠將維修的各種因素集成為一個整體，那么就能夠將成本消耗和成本消耗的原因對應起來，找出維修當中對消耗成本影響重大的因素，保留合理成本，剔除沒有必要的維修成本。

事實上，資產的維修策略、維修方法、維修環境、維修人員、維修工具等，都會對設備維修質量產生重大的影響，最終影響到維修成本。通過維修成本的因果分析，能夠讓管理人員關聯到這些因素。所以說，維修作業分析和成本分析，最終是彼此依賴、相互支撐。

合理的成本分析導致維修資金的合理分配，合理的分配會帶動維修設備的整體性能的提高，從而減少事故，也就減少了維修幾率，從而就降低了維修成本。

結束語

SAP關系到企業生產中的設備維修與備件管理工作，而與這兩項工作相關的很多內容，比如機器設備的年檢、潤滑、個別行業對管道的檢查等是與現金流無關的，在這種情況下以財務為核心的ERP系統是無法覆蓋所有資產管理環節的，所以上SAP系統是非常必要的。

歸納來說，SAP系統在有效地提供了資產密集型企業所需要的所有資產信息整合的同時，又能夠充分利用現有投資，可以說是一舉兩得的雙贏策略。