教學檔案的管理現狀及問題

舒 暢

（遼寧大學檔案管理中心，沈陽 110036）

教學檔案是各級各類學校的教學管理機構及教師個人，在從事教學管理、教學實踐和教學研究活動中直接形成的，有一定保存價值的文字、圖表、聲像、電子載體等，具有有機歷史聯系的文件體系。

高校教學檔案全面、客觀、準確地反映了我國高等教育事業的發展情況，它無論在總結教育工作的經驗教訓方面，還是在探索、掌握教育工作的規律方面作用重大。因此，提升教學檔案管理工作的水平，可以為學校的發展和教學質量的提高提供服務和保障。

一、教學檔案的管理現狀

（一）教學檔案工作人員情況

目前，教學檔案在絕大多數院校由一名專職的檔案人員負責，這名檔案人員還可能負責其他類別的檔案工作，如會計檔案。

教學檔案工作人員的職責是：（1）認真貫徹執行國家《檔案法》，嚴格遵守檔案工作各項規章制度，認真履行各項程序。（2）做好教學檔案的收集、整理、保管、利用、統計、編研等工作。（3）督促、檢查、指導相關部門做好歸檔工作，并做好移交登記。建立登記和統計制度，為上報各類統計報表做好基礎工作。（4）編制必要的檢索工具和參考資料，以及各種匯編工作。（5）做好教學檔案的鑒定工作，使保存的檔案既精練又完整，對超過保管期限的案卷和失去保存價值的教學檔案，要認真審查，按照審批手續進行銷毀。（6）工作認真細致，提供利用教學檔案要主動、熱情、迅速、準確。（7）增強宣傳意識，不失時機的宣傳檔案工作的重要性，擴大教學檔案工作的影響。

（二）教學檔案工作制度建設情況

隨著教學檔案工作廣泛而深入的開展，教學檔案工作制度必須適應其快速多變的發展特點。為此，各高校給予高度重視，不少院校將教學檔案管理的規章制度根據本校的實際情況，重新修訂，其中主要包括檔案歸檔、保管、借閱、保密、統計、鑒定、銷毀等一系列制度，如《××大學教學類檔案管理辦法》，明確了教學檔案工作者的崗位責任和工作規范要求。

此外，伴隨著國家檔案部門、教育部門相繼出臺的高等學校檔案工作評估活動，為傳統的教學檔案管理模式注入了生機與活力，打破了傳統模式中由于缺乏統一標準而出現的“閉門造車”、“百花齊放”的局面。多數院校均根據本單位教學檔案管理的實際情況，按照評估的原則要求，對本單位的教學檔案進行了重新整理，在經過整改的陣痛后，各高校的教學檔案管理逐漸走上了科學化、標準化、規范化的管理軌道，并為各校的檔案管理的達標升級工作奠定了堅實的基礎。

（三）教學檔案信息化建設情況

筆者在調查中發現，目前，大多數高校都配備了密集架、服務器、空調、防盜門窗、高速掃描儀等，使檔案庫房具備了防火、防盜、防潮、防蟲蛀等功能，這就為教學檔案的現代管理提供了設施保障，為長期安全、完整地保護好教學檔案創造了良好的外部環境。但應當看到是，教學檔案的數字化程度多數停留在目錄級數字化，只有一些學校對教學檔案中的學籍檔案部分實現了全文數字化。

（四）教學檔案利用服務工作情況

教學檔案主要來源于學校的教學工作、教育活動領域，是真實的歷史記錄與成果表現形式，是教學人員、教務工作人員智慧的結晶和辛勤的勞動成果。人們要不斷創新、開拓，需要查考和借鑒已有的歷史資料和知識成果。筆者在調查中發現，從利用教學檔案的人員來看，主要是教師、學生，占85%以上，其次為教務部門人員，這與教學檔案產生的領域有關，它來源于教學領域，服務于該領域的教學人員。從某校近3年的統計數字看，校內利用3 880卷，校外利用1 557卷，校內人利用遠遠大于校外人員利用。

利用學籍、成績檔案出現高峰期。檔案館（室）集中管理全部校歷年的學生學籍、成績檔案。近幾年，隨著改革開放形勢的發展，前來利用學籍、成績檔案的人越來越多。也從該校近3年教學檔案利用情況看，2012年利用543人次，2013年621人次，2014年達815人次，呈逐年上升趨勢。從利用目的看，有的為升學、晉級，有的為辦理離退休，有的為人才交流或工作調動，有的為教齡、工齡和辦理畢業證明，更多的是為出國留學查詢成績。利用學籍、成績檔案目前呈現高峰期。從利用年齡層次看，青年人居多，中年人次之，80歲以上的老校友也有。

二、教學檔案存在的主要問題

近年來，隨著我國高等教育管理體系改革的深化和高等教育的迅速發展，高校的教學檔案管理工作也出現了許多問題。高校教學檔案工作者只有不斷研究、解決這些問題，才能適應高等教育改革和發展的需要，從而充分發揮教學檔案的作用，更好地為高校的改革和發展服務。

（一）教學檔案收集難

收集工作是檔案工作的起點，“收集工作是文件向檔案轉化的第一環節，也是關鍵環節和工作難度最大的環節。”[1]然而，在教學檔案的收集中，仍然存在不少問題。

1．教學檔案的收集不齊全

教學檔案產生于教學、教輔單位，校、院、系（部）沒有配備專職檔案管理人員，通常由行政人員、教學秘書兼任，并且更換頻繁，沒有受過專業知識培訓，對教學檔案的歸檔內容不夠了解，以至于相當一部分教學材料散存于部門、個人手中或者沒有及時收集整理，從而導致教學檔案材料不齊全、不完整。例如，有的學校在準備備查資料時，找不到完整的教學改革會議材料、有關的專題材料及教學大綱、優秀教案、自編教材、教學科研成果等材料；有些材料雖然找到了，但往往是“有頭無尾、有終無始”，如重點課程建設有請示報告、審批表，但缺少上級主管部門的正式批復或具體實施過程中形成的材料等等，為了迎接本科教學水平評估，雖然按照要求進行了補充，但在人力、物力、時間上造成很大浪費，對日常的教學工作也帶來一定的影響。

2．教學檔案的收集不規范

教學檔案的收集帶有隨意性。盡管有的學校制定了歸檔制度，但歸檔范圍不明確，沒有具體的要求，該收集的沒有收集，不該收集的文件倒收集上來了；有的只注重“紅頭文件”[2]的收集，而不重視本處（室）、系（部）自己產生的教學材料的收集；有的有正文，無發文底稿或簽批單，有的材料殘缺不全，有的證件缺附件，有的批復無請示，有的同一份材料重復收集等等，部分檔案材料原始記錄書寫用圓珠筆、傳真件、復印件代替，紙張大小不一，長短不齊，不符合規范等。

3．教學檔案的內容沒有與時俱近

教學檔案的歸檔范圍主要包括綜合類、學科與實驗室建設、招生類、學籍管理類、課堂教學與實踐、學位類、畢業生類、教材類。然而，隨著高校教育體制改革和本科教學水平評估工作的開展，各大院校在迎接評估、檢查的過程中，形成了許多新類型的檔案材料，如“211工程檔案”、“教學評估檔案”等等，這些檔案的歸屬問題，現已成為各大院校檔案工作者爭論的焦點。有的學校為了穩妥起見，不破壞高校檔案原有的分類體系，把“211工程檔案”、“教學評估檔案”作為一個個獨立的專題來管理。筆者認為這是與國家制定的原有的分類體系相違背的，211工程和本科教學水平評估主要是為提高高校的教學質量服務的，應該歸入教學檔案的歸檔范圍。

（二）教學檔案利用的不充分

1．注重基礎工作，忽視利用工作

長期以來，領導僅僅把文件材料是否收集保管好、出不出什么差錯作為評價教學檔案工作優劣的主要標準。因此，從指導思想到工作安排，都著重強調基礎工作，將利用工作放在次要地位。教學檔案工作人員也把主要精力放在了文件材料的收集、整理、鑒定等工作環節上，常常埋頭于大量的文件材料之中，無暇顧及各方面的利用需求去開展利用和編研工作。

2．提供利用方式單一

作為教學檔案工作的目的和重點——利用工作迫切要求加強教學檔案開發的速度與數量。而目前教學檔案的開發利用工作與其他基礎業務工作相比尚顯薄弱。利用工作多限于被動式的你查我調、等客上門的單一服務方式，而主動開發教學檔案為用戶服務的工作，做的還很不夠。管理教學檔案的工作人員，又多拘泥于傳統的手工勞作—訂訂裝裝、抄抄寫寫，因而根本無暇顧及編研開發教學檔案資源。即使做了一些編研開發工作，也因重數量、輕質量，盲目開發，所以開發出來的產品也大多流于形式，停留于表面，層次較淺，具有一定深度的編研產品所占比例較少，時效性、針對性較差，相反卻造成了人力、物力、財力的極大浪費，產生負效應。

（三）教學檔案信息化建設水平參差不齊

高校檔案部門基本配備了計算機、掃描儀等硬件設施，但目前教學檔案的開發利用工作大多處于相對落后的狀態，教學檔案的檢索體系比較單一，計算機在教學檔案管理中的作用還沒有得到充分發揮。教學檔案材料從收集、整理到保管、利用等環節主要依靠傳統的手工操作，工作進度慢，利用效率低。

目前，大多數教學檔案的數字化還停留在案卷級、文件級目錄上，有的甚至還是一片空白，要想看到教學檔案全文，還得通過手工檢索，這不僅影響檔案的利用效率，也不利于檔案的保護。

筆者在調查中還發現，目前推出的高水平檔案管理軟件（如“南大之星”、“世紀科怡”的）不多，而且很多院校購買的檔案管理軟件是單機版，即使購買的是網絡版，也沒有建立與校園網的鏈接。要么按照單機版使用，要么在局域網的小范圍使用。再有就是，目前全國在廣域網上能看到的高校檔案館網很少，有實際功能的就更少，很多也只是掛在校園網上，而且只對校內辦公人員開放，本校學生和其他人員根本就登錄不上。當然，也有連網站（頁）都沒有的。這樣就使得教學檔案由其形成部門整理非常困難，同時，其他部門也不能利用現代化的快捷手段方便的查找所需的教學檔案。

這些問題已經影響到教學檔案信息資源的共享。“檔案信息資源共享是指在有效整合館藏檔案信息的基礎上，運用網絡技術傳遞檔案信息，同時加強科學管理，實現檔案信息的社會共享。”[3]目前教學檔案的現狀與資源共享的要求相距甚遠，信息化建設任務還相當艱巨。如何滿足教師對管理信息的需求，教學成果如何有效交流，學校之間的教學資源如何充分利用等問題，將隨著改革的深入而日益突出。

[1]李淑艷.高校教學檔案管理的創新模式思考[J].中國科技信息，2005，（12）．

[2]李志清.新形勢下檔案的信息化管理[J].檔案天地，2006，（4）．

[3]丁振偉.淺談新時期教學檔案管理[J].遼寧教育研究，2010，（2）．