企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及對(duì)策

林佩云

摘 要 所謂的檔案信息化，從專業(yè)的角度來(lái)看，即通過(guò)利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、管理以及處理等，充分滿足社會(huì)及群眾的多元化、個(gè)性化需求。檔案信息化建設(shè)是同一種信息載體、管理、檢索及存儲(chǔ)變化的一系列動(dòng)態(tài)過(guò)程，亦是建設(shè)信息數(shù)字化的必經(jīng)之路。在當(dāng)前的社會(huì)背景之下，檔案管理信息化建設(shè)極為重要，不僅能夠提高檔案管理工作的質(zhì)量及效率，同時(shí)亦具有推動(dòng)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)可持續(xù)發(fā)展的作用。本文通過(guò)探究檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題及困境，提出了有效的解決策略，期望可對(duì)相關(guān)領(lǐng)域有所裨益。

關(guān)鍵詞 檔案管理 信息化建設(shè) 普遍問(wèn)題 對(duì)策

一、引言

眾所周知，檔案信息化管理不僅是提升企業(yè)服務(wù)意識(shí)的有效方式，亦是迎合市場(chǎng)發(fā)展趨勢(shì)的必然選擇。近年來(lái)，檔案部門(mén)加大了檔案管理信息化建設(shè)力度，試圖使檔案工作與社會(huì)發(fā)展同步。檔案管理部門(mén)則應(yīng)以檔案信息化建設(shè)為契機(jī)，進(jìn)一步加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，改革創(chuàng)新檔案管理工作體制與運(yùn)行機(jī)制，切實(shí)提升檔案管理工作服務(wù)保障能力和水平。

二、當(dāng)前企業(yè)檔案管理信息化普遍存在的問(wèn)題

1、企業(yè)對(duì)檔案管理信息化的意識(shí)比較淡薄

相對(duì)來(lái)說(shuō)，企業(yè)檔案管理信息化耗費(fèi)的資本較高，且系統(tǒng)建設(shè)極為復(fù)雜，稍有不慎，便會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)。很多企業(yè)管理者并未給予檔案管理高度重視，認(rèn)為這項(xiàng)工作可有可無(wú)，無(wú)法給企業(yè)帶來(lái)利潤(rùn)，更愿意將資金投入到產(chǎn)品銷(xiāo)售、工程建設(shè)、制度改革以及設(shè)備引進(jìn)等方面，然而，正是由于對(duì)檔案管理工作的疏忽，缺乏引進(jìn)數(shù)字化設(shè)備及系統(tǒng)的資金支持，導(dǎo)致文件、數(shù)據(jù)的收集、歸檔、整理及處理現(xiàn)象十分混亂，無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享。再者，因?yàn)槠髽I(yè)管理者缺乏先進(jìn)的管理觀念，并不重視專業(yè)教育及業(yè)務(wù)培訓(xùn)等活動(dòng)，因而，很多檔案管理工作者缺乏業(yè)務(wù)能力、服務(wù)意識(shí)，且管理水平較低，降低了檔案管理工作的水平及效率。

2、企業(yè)檔案管理信息載體形式多元化

在當(dāng)前信息化的管理背景之下，紙質(zhì)載體檔案已經(jīng)被淘汰，電子檔案更利于資源共享，方便人們?yōu)g覽、查閱信息?，F(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效利用，令企業(yè)在產(chǎn)品生產(chǎn)、研發(fā)以及工程規(guī)劃、施工等過(guò)程當(dāng)中，形成圖像、聲音、圖形、視頻以及文字等多媒體信息，更好的反映三維仿真以及二維繪圖。常見(jiàn)的檔案信息載體包括：軟磁盤(pán)、磁帶、照相膠片以及紙質(zhì)等，應(yīng)將其放置于干燥、安全的地方，以免因?yàn)榘l(fā)生蟲(chóng)害、自然老化及潮濕等原因?qū)е聝?nèi)容的缺失，促使系統(tǒng)無(wú)法順利、穩(wěn)定運(yùn)行。

3、企業(yè)檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不夠完善

所謂的檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化，從專業(yè)的角度上來(lái)看，是指企業(yè)在發(fā)展、壯大及管理過(guò)程中，必須依賴的市場(chǎng)要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及管理規(guī)范。作為推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)進(jìn)步的中藥機(jī)構(gòu)，企業(yè)對(duì)數(shù)據(jù)處理的可靠性、及時(shí)性以及準(zhǔn)確性均是以業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確及完整為前提條件的。然而，隨著管理力度的增強(qiáng)及運(yùn)行模式的改革，當(dāng)前的數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)無(wú)法充分滿足企業(yè)檔案管理及可持續(xù)發(fā)展的需求，應(yīng)在提高信息化意識(shí)的基礎(chǔ)上，完善基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入標(biāo)準(zhǔn)、采集標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、自信共享標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)以及工作程序標(biāo)準(zhǔn)等等。從根本上保證檔案信息的及時(shí)性、規(guī)范性及準(zhǔn)確性。

4、企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的安全問(wèn)題不容忽視

電子檔案數(shù)據(jù)及電子文件的安全性極為重要，是保證系統(tǒng)運(yùn)行安全、可靠的關(guān)鍵性因素。而人為因素則是制約檔案管理發(fā)展、影響存儲(chǔ)載體的重點(diǎn)。企業(yè)可利用現(xiàn)代化技術(shù)手段間接調(diào)控、管理檔案管理工作者，以免出現(xiàn)錯(cuò)誤操作或其他方面的失誤，促使系統(tǒng)無(wú)法正常、順利、安全運(yùn)行。除此之外，若檔案管理者居心不良，剪裁、復(fù)制或擅自涂改檔案或文件當(dāng)中的數(shù)據(jù)或信息，將會(huì)損害系統(tǒng)當(dāng)中的檔案內(nèi)容，運(yùn)行主文件的丟失，也會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)無(wú)法正常運(yùn)行，從而降低檔案管理的整體水平。

三、信息化時(shí)代中檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

1、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的舊觀念，積極服務(wù)現(xiàn)代社會(huì)

首先，企業(yè)檔案管理工作者應(yīng)摒棄過(guò)去一些陳舊、落后的觀念，面向現(xiàn)代社會(huì)，重視為社會(huì)服務(wù)，為人民服務(wù)，培養(yǎng)起勇于創(chuàng)新的理念，從而使信息化建設(shè)為檔案管理工作提供更多的便利，更好地服務(wù)于我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展。其次，檔案管理部門(mén)要積極服務(wù)于社會(huì)，改正之前被動(dòng)地為社會(huì)服務(wù)的錯(cuò)誤理念。發(fā)現(xiàn)社會(huì)在檔案管理信息化建設(shè)方面的潛在需求，積極主動(dòng)地為需要者提供快捷、方便的檔案信息服務(wù)。同時(shí)，還要加強(qiáng)各個(gè)檔案館之間的溝通，努力擴(kuò)大本館的收藏量，積極對(duì)本館的優(yōu)秀藏品進(jìn)行宣傳。此外，對(duì)檔案管理部門(mén)來(lái)講，還有一點(diǎn)十分重要的就是對(duì)檔案信息的權(quán)限問(wèn)題重新進(jìn)行界定，合理擴(kuò)大檔案的利用權(quán)限，從而使更多的用戶得到實(shí)惠。因?yàn)闄n案本身就是一種很有效的信息資源，所以說(shuō)檔案是信息的有效載體，如果沒(méi)有檔案也就沒(méi)有服務(wù)于客戶的資源。因此，在現(xiàn)代社會(huì)里，每個(gè)檔案管理部門(mén)都應(yīng)該積極的推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程的發(fā)展，堅(jiān)持為社會(huì)服務(wù)，為人民服務(wù)。

2、突出檔案館的特色

人們對(duì)檔案質(zhì)量的總體評(píng)價(jià)和認(rèn)定主要依靠檔案館形象，同時(shí)也體現(xiàn)了檔案館整體的文化性。通常情況下，檔案館都應(yīng)該有這些必不可少的方面：第一，檔案館要能夠?yàn)榭蛻籼峁┏浞?、有用的第一手資料，這是檔案管理信息化建設(shè)中檔案館應(yīng)具備的良好形象之一；第二，檔案館的工作人員必須做到愛(ài)崗敬業(yè)、待人熱情，提高工作效率，樹(shù)立良好的服務(wù)形象；第三，檔案管理人員要合理高效地運(yùn)用信息化手段，輔助檔案管理工作的開(kāi)展，擴(kuò)大經(jīng)營(yíng)規(guī)模；第四，檔案管理工作人員要努力樹(shù)立正確的檔案管理價(jià)值觀，不斷提高自身的信息化水平，為檔案管理工作的信息化進(jìn)程做出貢獻(xiàn)。

3、培養(yǎng)信息化管理人才，加快信息化進(jìn)程

在當(dāng)今的現(xiàn)代化社會(huì)里，檔案管理已經(jīng)越來(lái)越依賴信息化了，然而要完全實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的信息化操作，信息化人才是主力?，F(xiàn)在在我國(guó)的檔案管理領(lǐng)域，還需要大力加強(qiáng)對(duì)信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)，因此必須組建起一支能適應(yīng)快速發(fā)展的信息化要求的檔案管理團(tuán)隊(duì)。在利用信息化管理檔案資料時(shí)，必然會(huì)對(duì)檔案管理工作者提出更多更新的新要求。一方面，在檔案管理工作中不可避免的會(huì)需要大量的信息化處理人員、檔案研究人員和信息的搜集與整合人員等；另一方面，由于信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理中的新問(wèn)題、新挑戰(zhàn)不斷出現(xiàn)，因而對(duì)高素質(zhì)、現(xiàn)代化的信息管理人員的要求也越來(lái)越多了。因?yàn)闄n案管理信息化建設(shè)不可避免的要對(duì)檔案管理工作人員提出很多要求。此外，檔案管理部門(mén)還要對(duì)本單位的一些在職人員開(kāi)展各種形式的信息技術(shù)技能知識(shí)的普及與培訓(xùn)，使他們很好的去適應(yīng)檔案管理工作的要求；此外，還要注重引進(jìn)一些全面發(fā)展的高素質(zhì)人才，不斷為人才隊(duì)伍注入新的活力，鼓勵(lì)公平競(jìng)爭(zhēng)，適應(yīng)信息化建設(shè)的發(fā)展要求，更好的與社會(huì)同行進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)與交流。要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，就必須優(yōu)待高素質(zhì)的檔案管理人才。

四、總結(jié)

隨著時(shí)代的更迭、社會(huì)的進(jìn)步以及經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)與我們的學(xué)習(xí)、工作及生活息息相關(guān)，提升了人們學(xué)習(xí)及工作的快捷性與方便性。而企業(yè)通過(guò)改革陳舊的觀念，亦引進(jìn)了計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)，尤其在檔案管理部門(mén)，傳統(tǒng)以紙質(zhì)為載體的檔案文件已經(jīng)被淘汰，電子化的管理模式已經(jīng)成為一種必然，極大的提高了檔案管理工作的質(zhì)量及其效率。然而，因?yàn)榘踩ぷ鳑](méi)有做到位，所以，在建設(shè)信息化的檔案管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)保持警惕的態(tài)度，確保檔案管理工作的及時(shí)性、有效性及安全性。

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（作者單位：廈門(mén)信地集團(tuán)有限公司）