軍休檔案管理與開發(fā)

張靜艷 李淑偉

軍休干部檔案管理是一項要求政策性、專業(yè)性、連續(xù)性和機要性很強的工作。隨著我國軍隊離退休干部保障體系和安置工作的不斷完善，運用現(xiàn)代化的信息技術，對檔案工作進行綜合性和集約性管理，開發(fā)利用軍休檔案，就能更好地服務于軍休干部。

一、關于軍休檔案的資源管理工作

軍休干部檔案管理工作需要有擅長現(xiàn)代技術和擁有專業(yè)知識的專業(yè)性人才，自身有較強的責任心和服務意識，勇于創(chuàng)新，并注意多樣化和多層次人才之間的相互作用，滿足不斷發(fā)展的需要。

傳統(tǒng)的軍休干部檔案管理工作主要是以檔案的保管為目的，檔案的利用處于被動的狀態(tài)。信息化系統(tǒng)的引進和科學使用加快了檔案工作進行適應性的調(diào)整和發(fā)展。做好軍休干部檔案的整理數(shù)據(jù)的工作，建立獨有的數(shù)據(jù)庫，為軍休干部檔案的整理分析和運用信息化系統(tǒng)做好輔助工作。

二、軍休檔案的資源管理和信息化開發(fā)

（一）軍休檔案管理和開發(fā)的必然性。因為新時期需求的信息面廣，需要數(shù)據(jù)能夠提供快捷、準確、系統(tǒng)，所以傳統(tǒng)的檔案管理工作和服務方式已經(jīng)沒辦法滿足。這時，就需要通過改革創(chuàng)新，實現(xiàn)傳統(tǒng)管理模式與信息化管理的對接。利用計算機對檔案信息進行處理和管理，能夠讓管理檔案人員從大量的手工操作中脫離出來，工作效率得到極大的提高，從而使信息的傳遞和利用的范圍、速度、方式等都進入了一個新的時代。

（二）軍休檔案管理的信息化基礎。其基礎包括數(shù)據(jù)庫管理和檢索服務系統(tǒng)兩個方面。檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案的數(shù)字化、電子原文件數(shù)據(jù)庫的建設以及照片等媒體目錄的建設。運用輔助手段掃描出照片或紙張等容易毀壞變質(zhì)的檔案資料，利用計算機的信息處理技術，將其轉化成數(shù)字化形式，從而保存起來。具有專業(yè)性、綜合性的檔案數(shù)字化信息庫，既方便檔案信息的查詢和檢索，又保護了檔案信息資源。

（三）軍休檔案工作信息化實施細則。軍休檔案資料記錄了軍隊離退休干部的成長歷程、軍旅生涯以及組織關系等方面重要的信息，它的保密性和安全性不容忽視。為了做到提供完整準確軍休檔案信息化建設的信息源，對檔案的審核要進行多層面、多角度的采集數(shù)據(jù)工作。軍休檔案管理工作軟件，要結合人事工作和檔案工作的實際，利用計算機管理干部檔案，改變了以往的檢索和查閱方式，使查檔人員在不接觸原件的前提下就可以查閱，提高了查檔速度。檔案工作的信息化，能夠挖掘檔案資源的潛在價值。通過信息庫的建立，計算機存儲了大量的信息資料，如任職年限、職務等相關信息，對這些要及時地進行更新和維護，從而使整個檔案信息的開發(fā)和利用工作得到全面性、準確性的提高。用計算機管理系統(tǒng)對檔案的文獻進行收集整理和深加工，對收集的現(xiàn)行公開的文件整理，實現(xiàn)其在互聯(lián)網(wǎng)上就可以查詢的服務功能。使用微縮、掃描等技術，能夠增加檔案信息的儲存量，并且比紙質(zhì)檔案要高出好多倍。電子文件可以在一個文檔內(nèi)對文字、圖像、聲音等媒體信息同時記錄，實現(xiàn)了空間小存儲量大的集約化作用，讓檔案的開發(fā)利用更加的方便快捷。

為了適應信息化、科學化的檔案管理，對專業(yè)性、復合性人才的需要越來越多。并定期有計劃性、有針對性地對檔案管理人員進行培訓和教育，使他們能夠更系統(tǒng)地學習和掌握檔案管理的相關業(yè)務知識、規(guī)律和方法等，提升個人的知識和業(yè)務水平，逐步地增強對軍休檔案信息化管理的適應性。

建立完善的軍休干部檔案管理制度，使軍休檔案管理工作能夠與時俱進，有法可依。對管理人員隊伍建設實施崗位責任、考核等制度，對檔案收集歸檔、整理、保護與保管等相關制度的制定逐步完善，有效地規(guī)范工作人員的行為，讓軍休干部檔案管理制度更加規(guī)范化、制度化。

綜上所述，隨著經(jīng)濟體制和人事制度改革不斷地深入，傳統(tǒng)的軍休檔案管理工作表現(xiàn)出明顯的局限性。于是，實現(xiàn)軍休干部檔案工作信息化的建設，是改革創(chuàng)新的必經(jīng)之路，使檔案信息的綜合處理和管理能力得到了有效的提高；使服務由被動變?yōu)橹鲃樱钜徊介_發(fā)利用軍休干部檔案的信息資源，把其潛在的價值挖掘出來。我們要不斷地加強管理人員的專業(yè)水平，實現(xiàn)檔案管理工作更為規(guī)范化、專業(yè)化的發(fā)展，為新時代的軍休檔案管理的發(fā)展做出貢獻。

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（作者單位：河北省軍休三所）

（責任編輯 劉冬楊）