干部人事檔案管理中存在的問題及對策探討

王雪玲

摘 要：在政府部門中，在考察與選拔干部的時候，需要以干部人事檔案為前提條件，其是重要的選拔依據，因此，干部人事檔案管理工作尤為重要。為了提高其管理水平，充分發揮出干部人事檔案的作用，急需要干部人事檔案管理工作人員加強管理。針對檔案管理中存在的問題需要進行分析，采取有效的措施來解決，確保干部人事檔案信息的全面、真實、可靠。本文就干部人事檔案管理的主要內容進行闡述，對干部人事檔案管理中存在的問題進行探討，以便制定出優化解決策略，促進干部人事檔案管理水平的提高。

關鍵詞：干部人事檔案管理；存在的問題；解決對策

干部人事檔案是政府人事工作順利開展的重要依據，主要是對干部的個人經歷、社會關系以及思想政治表現等進行記錄，政府部門對公務員干部提拔的時候，需要借助干部人事檔案，并結合干部的業務水平與表現來綜合考慮。干部人事檔案是選人、用人的主要依據。因此，需要確保干部人事檔案的真實性、準確性以及完整性。在干部人事檔案管理的實際工作中，隨著相關制度的改革以及社會環境的改變，干部人事檔案工作存在一定的問題，在新的形勢下，無法滿足干部人事工作的需求。需要對其問題進行分析，以便尋找出優化方案，提高檔案管理水平。

1.干部人事檔案管理的主要內容

其一，對干部人事檔案材料進行收集與鑒別。在干部人事檔案管理中，對檔案材料的收集與鑒別是其重要內容與職責，在收集的過程中，需要嚴格按照相關政策的固定要求來完成，對干部檔案材料進行收集、審核、并判斷是否歸檔，以便確保檔案信息的完整性與可靠性。另外，其鑒別的主要內容包括：對檔案材料是否屬于所管干部以及應歸檔內容進行判斷，避免出現同名異人、信息混淆等現象。同時，對材料的真實性進行鑒別，對材料的手續完善度、完整度等進行鑒別，針對檔案中虛假、缺失的材料進行及時登記處理[1]。

其二，對干部人事檔案進行分類。根據相關干部人事檔案的規定，將干部人事檔案分為十大類。包括：履歷材料、自傳材料、鑒定、考核等材料、職稱材料、學歷材料、入黨材料、政審材料、獎勵材料、涉紀違法材料、任免、轉業等材料以及其它參考材料等。檔案管理工作需要對這些檔案材料進行分類管理，隨著公務員制度的不斷改進與完善，其公務員的工作逐漸形成了較多的新材料，這些新材料需要體現在個人的經歷檔案中[2]。

其三，對干部人事檔案資源進行整理。檔案管理人員需要以干部為單位，將收集好的檔案信息材料進行優化整理，需要按照相關要求以及規定，做好審核、分類、編目、排序以及技術加工等工作，從而確保檔案信息內容具有條理性，并制定成獨立的案卷。同時，隨著干部個人的發展與經歷的積累，該需要對檔案材料進行不斷的更新與補充，以便較好的完成檔案立卷工作。檔案管理人員對各項檔案管理材料進行整理之后，可以有效的將零散的材料進行規范歸檔，從而可以形成個人獨立的檔案案卷。同時，可以有效的對檔案資料進行保管。在一定程度上，對其整理之后，可以方便公務員對其借閱與查閱等。同時，還需要對檔案資料進行保管與利用[3]。

2.干部人事檔案管理中存在的問題

2.1 對干部人事檔案管理不夠重視

在干部人事檔案管理過程中，需要公務員、檔案管理人員以及相關部門的共同配合與支持，換句話說，就是指檔案管理人員以及所有公務員在思想上意識到檔案管理工作的重要性。但是通過對目前干部人事檔案管理工作調查中發現，有關部門形成的選拔干部、晉職等重要的干部人事檔案材料沒有及時提交到干部人事檔案部門中，即使有的部門提交相關材料，檔案管理人員沒有及時對其進行處理，有時會發生檔案材料丟失或者不完整的現象。大多數公務員對干部人事檔案材料不夠重視，需要對檔案材料進行完善的時候，沒有及時按照要求完成。同時，檔案管理人員對其自身的工作認識不夠充分，對其不夠重視，工作態度不夠認真，通常為了應付檢查而敷衍了事，沒有及時對檔案管理資料進行整理、收集、歸檔處理，從而導致干部人事檔案管理的作用無法發揮出來[4]。

2.2 缺乏完善的干部人事檔案管理制度

在干部人事檔案管理工作中，其完善的管理制度是其正常運行的前提基礎，也是確保干部人事檔案管理工作規范化、科學化以及合理化的重要前提。但是目前，我國政府部門中的干部人事檔案管理制度還不夠健全與完善，在實施檔案管理的時候無章可循。尤其是缺乏檔案收集管理制度、借閱制度、登記制度。即使有的部門設立了這些制度，但是在實際的管理中，只是徒有其表，沒有實際意義。工作中沒有按照制度來辦事，導致檔案管理比較混亂。

2.3 檔案管理基礎設施落后，信息化程度不高

在干部人事檔案管理部門的調查研究中發現，有的干部人事檔案管理條件設施較差，有的單位沒有設置單獨的檔案室，沒有獨立的查檔以及整檔空間，其辦公的區域較小。有的檔案存放在庫房或者倉庫中，并且堆放了大量的廢舊辦公雜物，其基礎設施條件較差。從而導致大多數干部人事檔案管理工作無法正常開展，其管理工作效率低下。另外，在信息化時代背景下，干部人事檔案管理的信息化程度不夠高，其檔案管理主要是以紙質檔案為主，大多數是人工管理，其信息化程度較低，只是個人信息、檔案目錄等進行數字化辦公，其檔案管理工作與信息技術環境相脫離[5]。

2.4 檔案管理不夠規范，檔案材料缺乏真實性與完整性

干部人事檔案是公務員個人經歷的真實反映，其真實性是干部人事檔案發揮作用的前提條件。檔案案卷材料的手續不夠完善或者缺乏真實性，就會導致干部人事檔案管理的作用無法充分發揮出來。從現有的干部人事檔案材料進行研究，從中可以看出，有的單位干部人事檔案沒有達到標準要求。有的干部在填寫個人履歷的時候，有頭無尾，有的年齡填寫不一致，工齡方面越填越早，有的學歷造假，沒有材料證明。同時，有的在出生日期方面不分公歷與農歷，隨意填寫。有的公務員在填寫工作時間與學習時間方面相互矛盾等。這些現象導致干部人事檔案中存在較多的虛假現象，材料不夠真實，嚴重阻礙了人事檔案管理工作的順利開展。另外，檔案材料填寫不夠完善，缺乏規范、科學的管理。例如，有的檔案材料中沒有貼照片、干部任免職務沒有填寫，考核表沒有蓋章等[6]。

3.干部人事檔案管理的優化策略

3.1 加大檔案管理宣傳力度，提高檔案管理意識

檔案管理部門需要加強對自身檔案管理人員的宣傳教育，提高檔案管理人員的工作意識，重視自己的本職工作。充分認識到檔案管理工作是貫徹黨的干部路線、方針以及政策的工作，明確檔案管理是干部職工晉升、評定職稱等重要依據，以便確保檔案管理人員重視本職工作，提高檔案管理水平與質量。另外，還需要加強對所有公務員的宣傳，通過各種媒介，包括廣播、電視、開展講座等活動與方式廣泛宣傳檔案管理的重要性，并且需要對相關檔案管理法律法規以及規章制度等進行宣傳，讓相關部門以及公務人員充分認識到干部人事檔案管理的重要性，讓公務員充分了解干部人事檔案管理是選拔干部、合理使用人才的重要依據，從而積極配合檔案管理工作的開展，提供全面、完善、真實的個人信息，從而有效的支持、配合檔案管理工作，確保檔案管理工作的有序進行[7]。

3.2 建立完善的干部人事檔案管理制度

完善的檔案管理制度是干部人事檔案管理部門落實與開展工作的前提與保障，由于干部人事檔案管理工作比較復雜、瑣碎，要想確保檔案管理工作有條不紊的進行，就需要嚴格按照相關制度來實施，以便做到有章可循、有據可依。在建立完善的干部人事檔案管理制度的時候，首先，需要明確建立各項切實可行的規章制度，并嚴格按照要求、規范、科學、合理的完成檔案管理工作。尤其需要制定出完善的檔案查閱制度，明確規定查閱權限，例如，沒有查閱干部介紹信的不得查閱檔案，未經批準的不得查閱等。在檔案的借閱制度完善過程中，需要制定各種規定，例如沒有經過部門相關負責人的批準不得將檔案借出，在借出手續不健全的時候不得借出等。并且在借閱、查閱以及轉進、轉出等管理中，需要及時登記，并且具備完善的審批手續。其次，需要根據我國公務員制度以及該制度對干部人事檔案管理的影響進行分析，尋找出規律，并建立一套適合干部人事制度變革的檔案管理制度，建立完善的制度之后，需要有效的解決檔案管理中的混亂現象，為檔案管理的順利開展提供前提條件[8]。

3.3 加強干部人事檔案的合理、科學、規范化的管理

首先，需要積極主動、及時的收集干部人事檔案材料。干部人事檔案管理的基礎工作就是對檔案信息材料進行收集，由于政府部門干部人事檔案材料的收集工作是一項政策性較強、涉及到部門較多的工作。因此，需要積極主動、及時的收集好檔案信息材料。在收集的過程中，需要確保檔案信息的實時性，由于每個人的情況是在不斷的變化與發展的，其個人的檔案信息材料需要隨之進行更改，以便確保干部人事檔案的信息與本人的信息保持一致。需要及時、密切觀察人事工作以及干部個人的動態發展，及時主動的收集信息。同時，檔案管理人員需要與人事檔案材料形成密切的聯系，通過各種方式與途徑積極主動的做好檔案收集工作。并且需要確保收集的信息具有真實性與完整性特點。需要嚴格按照干部人事檔案的相關收集規定以及范圍將材料與信息收集完整。將收集好的材料及時歸檔，并裝入個人卷宗，以便做好干部人事檔案收集與整理工作。

其次，需要對干部人事檔案材料進行鑒別，去偽存真。由于目前干部人事檔案管理中，其材料存在虛假的現象，需要加強對信息材料的鑒別，確保檔案材料的真實性。需要對檔案材料進行全面審核，在審核的時候，需要嚴格按照檔案材料的補充辦法等相關規定來實施，針對干部人事檔案中的十大類內容制定出審核的標準。例如，需要登記干部職務晉升的連續性，填寫專業技術職稱從初級到高職以及聘用的連續性信息。檔案管理人員需要對這些信息進行逐一核實，將其中缺失材料進行分類，針對缺失的材料及時做好補充。另外，在鑒別信息材料真實性的時候，需要對其信息資料進行審核，并對需要出具相關證明的信息進行審核，對干部進行核實，確保信息的真實性。針對沒有經過審批、內容不夠詳細、手續不健全等檔案材料不得歸檔，針對相關證書沒有加蓋相關組織的印章不得歸檔處理。

3.4 提高干部人事檔案信息化管理水平

在信息化時代背景下，需要充分利用信息技術資源，構建現代化干部人事檔案管理的信息平臺，以便有效的提高檔案管理與利用效率，從而可以有效的實現全面、動態的管理?？梢栽诟刹咳耸聶n案的信息化管理體系中，建立檔案管理數據庫，對干部人事檔案的十大類內容進行有效的整合與優化，需要檔案管理人員對干部形成的材料進行及時的收集、鑒別、審核以及處理，為干部人事檔案數據庫提供信息。同時，可以構建干部人事檔案局域網，通過局域網之間的相互連接，可以有效的實現檔案信息資源的共享，在檔案借閱、查閱的時候，更加方便。同時，通過信息化的檔案管理，可以有效的解決紙質案卷破損的問題，有效的確保檔案的長期保存與使用。另外，還需要研發出適合干部人事檔案管理的軟件，并且確保該軟件與公務員制度以及干部人事檔案的改革相結合，及時調整信息與數據，收集新的信息，對檔案信息進行實時更新，從而促進干部人事檔案的信息化、規范化以及科學化管理。

4 總結

干部人事檔案管理工作是一項復雜、系統、綜合性較強的工作，檔案管理人員需要針對目前存在的問題與不足之處進行分析，以便制定出有效的解決措施。同時，還需要不斷提升自身的綜合素質，以便更好的適應檔案管理工作。從而提高干部人事檔案管理質量與水平，充分發揮出干部人事檔案的應用價值。

參考文獻

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