淺談文書檔案管理的規(guī)范化

張倩雯

摘 要：文書檔案管理工作對于政府部門、事業(yè)單位及企業(yè)的日常行政工作來說是十分重要的環(huán)節(jié)，文書檔案管理的工作水平直接影響單位、企業(yè)的檔案資料的完整性，但目前不少單位、企業(yè)對于文書檔案管理工作并未引起足夠的重視，導(dǎo)致文書檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展停滯不前。本文分析當(dāng)前文書檔案管理工作普遍存在的問題，從多方面對如何推進(jìn)文書檔案管理的規(guī)范化提出相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞：文書；檔案；管理；規(guī)范化

當(dāng)今社會，隨著信息化程度的不斷加深，文書檔案的管理在現(xiàn)代社會各行各業(yè)的運作中也起著日益重要的作用，尤其是對于政府部門、事業(yè)單位和部分傳統(tǒng)行業(yè)的企業(yè)來說，是直接反映單位檔案管理水平的工作。但目前，不少單位、企業(yè)對于文書檔案管理工作重視程度不足，普遍存在管理方式落后、專業(yè)管理人員配置不足等問題，文書檔案管理工作整體呈現(xiàn)欠缺規(guī)范化的現(xiàn)狀。

1 文書檔案管理規(guī)范化的重要性

檔案工作是政府部門、事業(yè)單位及企業(yè)發(fā)展的有機組成部分，加強和規(guī)范檔案管理也是其工作的一項重要內(nèi)容，做好檔案管理工作對各項事業(yè)有著承前啟后的推動作用，更具有總結(jié)過去、指導(dǎo)現(xiàn)在、規(guī)劃未來的參考價值，檔案管理工作的好壞，也直接反應(yīng)了一個部門及單位的工作成果。在經(jīng)濟高速發(fā)展的今天，文書檔案所起的作用也越來越重要，為了滿足社會發(fā)展的需要，我們要不斷的規(guī)范文書檔案管理程序、更新文書檔案管理方式，才能滿足時代發(fā)展對檔案信息的需要。新形勢下，如何進(jìn)一步提高檔案管理水平，著力推動檔案工作規(guī)范化、現(xiàn)代化管理軌道；如何夯實檔案基礎(chǔ)建設(shè)，完善檔案管理辦法，加大檔案管理力度、優(yōu)化檔案管理人員素質(zhì)，怎樣才能高效高質(zhì)量的保證檔案資料及時收集、封存，不漏項、不缺失、不龐雜，真正有效地發(fā)揮檔案的功能和價值，就成為每一個檔案工作管理人員需要面臨和思考的問題。

2 文書檔案管理工作普遍存在的問題

1.對檔案管理認(rèn)知程度不夠.一些單位片面地認(rèn)為簡單的將文書進(jìn)行整理就是所謂的文書檔案管理，真正的文書檔案管理系統(tǒng)是從管理的角度對企事業(yè)單位的信息進(jìn)行分類，建庫以及提取的系統(tǒng)應(yīng)用過程。因此，就造成了很多單位的檔案管理人員往往在單位沒有管理地位，也就是檔案管理部門在企事業(yè)單位的地位也不高，這也充分的表明，各企事業(yè)單位極不重視檔案管理工作。

2.管理方式落后與任務(wù)不適應(yīng)。文書檔案工作作為一項事后性的歸檔工作，在不少單位、企業(yè)內(nèi)部都不足以引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)管理層的關(guān)注，導(dǎo)致文書檔案管理工作多年來仍在沿用上世紀(jì)八九十年代的管理辦法。在社會廣泛應(yīng)用計算機電子信息科技進(jìn)行辦公的時候，文書檔案管理仍以傳統(tǒng)方式進(jìn)行管理，隨著單位、企業(yè)文書檔案數(shù)量及信息量的加大，因循守舊的管理方式已逐漸成為制約工作開展的障礙。

3.專業(yè)檔案管理人員稀缺。檔案管理工作是一項較為專業(yè)的工作，要求管理人員按照規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的管理。但目前在單位、企業(yè)內(nèi)部普遍存在文書檔案管理人員未經(jīng)培訓(xùn)上崗，對于檔案的分類、立卷等專業(yè)工作一知半解，上崗后缺乏專業(yè)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，導(dǎo)致人員在實際工作中的表現(xiàn)與當(dāng)前現(xiàn)代化文書檔案管理規(guī)范要求存在較大差距。

4、文書和檔案協(xié)調(diào)合作不夠。嚴(yán)格來說，文書檔案管理工作實際上是對檔案工作和文書工作兩方面的管理，它們之間有緊密的關(guān)聯(lián)性。因此，在實際的文書檔案管理工作中，一定要將文書與檔案銜接起來，要實現(xiàn)文書與檔案的相互配合，并組建一套完整的文書檔案管理機制。知識在實際操作應(yīng)用中，這文書工作與檔案管理工作往往是單獨操作，分塊管理，一直都未能形成一個整體，即使有些企事業(yè)單位制定了文書檔案管理制度也形同虛設(shè)。

5.考核和評價機制不健全。由于單位、企業(yè)對文書檔案管理人員的考核辦法和職業(yè)晉升辦法方面的制定往往缺乏個性化，未能有針對性地對文書檔案管理人員的工作情況進(jìn)行全面的考核和評價，打擊專業(yè)人員對文書檔案管理工作的積極性和專注度，導(dǎo)致專業(yè)管理人員呈現(xiàn)流動性大及崗位緊缺的現(xiàn)狀。

3 提高文書檔案管理規(guī)范化的對策

1.重視文書檔案管理，制定規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)。文書檔案的規(guī)范化首先應(yīng)當(dāng)從觀念的轉(zhuǎn)變著手，政府部門、事業(yè)單位和企業(yè)應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識文書檔案管理工作的重要性，重視并推進(jìn)文書檔案管理的發(fā)展和改革，爭取將文書檔案管理工作納入到單位、企業(yè)的工作規(guī)劃和考核重點內(nèi)容之中。在文書檔案的管理和使用工作中，要時刻提高管理意識，使檔案管理與實際文書工作相銜接，真正實現(xiàn)文書、檔案工作的一體化。在單位、企業(yè)的實際工作中，同時應(yīng)根據(jù)文書檔案管理規(guī)范制定相關(guān)工作管理制度，落實檔案管理人員的工作職責(zé)，穩(wěn)定文書檔案人員管理，提高文書檔案管理的工作質(zhì)量，讓文書、檔案在日常行政工作中發(fā)揮應(yīng)有的效能。

2.提高專業(yè)人員配置，加強人員培訓(xùn)。文書檔案管理工作的順利完成是需要單位、企業(yè)配備相應(yīng)的專業(yè)人員，穩(wěn)定人員配備，提高文書檔案管理效率。單位、企業(yè)在聘用文書檔案管理人員時，應(yīng)要求提供相應(yīng)的職業(yè)資格證書，或出示其他相關(guān)專業(yè)能力水平證明文件，以保證文書管理工作的合規(guī)完成。在對文書檔案管理人員的日常管理方面，首先應(yīng)加強人員對檔案管理工作規(guī)范的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，樹立正確的學(xué)習(xí)發(fā)展觀，提高管理人員的學(xué)習(xí)主動性，推動文書檔案管理工作的不斷改進(jìn)和優(yōu)化。此外，對于文書檔案管理人員需實行符合工作實際的考核制度和職業(yè)晉升辦法，通過獎懲結(jié)合的激勵制度，充分調(diào)動文書檔案管理人員的積極性，同時引導(dǎo)文書檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化開展。

3.建立規(guī)范管理機制，嚴(yán)格執(zhí)行管理程序。落實文書檔案的規(guī)范化管理，需要相關(guān)機制和程序的配合運行。首先應(yīng)細(xì)化文書檔案管理在實際工作中的相關(guān)規(guī)定和程序，使各項流程清晰明確，同時具備較高的可操作性。例如文書檔案管理人員需要嚴(yán)格按照相關(guān)工作規(guī)則嚴(yán)格執(zhí)行審核簽發(fā)程序，避免文件重復(fù)濫發(fā)或無效文件的簽發(fā)，檢查附件是否完善及文件格式是否規(guī)范，對公文的版面、格式、字體和排版等細(xì)節(jié)都必須嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范執(zhí)行。

4、加強單位各部門之間的協(xié)調(diào)合作。實現(xiàn)文書檔案管理工作的高水準(zhǔn)度，要加強文書檔案管理部門與其他部門的合作和協(xié)調(diào)。檔案管理工作人員要在檔案管理收集工作中，及時了解業(yè)務(wù)部門工作的工作進(jìn)展和狀況，要勤于走動，主動了解和獲取相關(guān)檔案信息，并積極思考與自身檔案管理工作的聯(lián)系，只有加強與各部門之間的協(xié)調(diào)和合作，才能保證檔案信息的全面性和真實性。

5.結(jié)合信息技術(shù)發(fā)展，推進(jìn)管理工作的規(guī)范化。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為文書檔案管理工作帶來了更成熟的信息技術(shù)，可逐步推進(jìn)文書檔案管理工作的數(shù)字化和信息一體化，利用信息技術(shù)進(jìn)一步規(guī)范文書檔案管理工作。通過文書檔案管理和信息技術(shù)一體化建設(shè)，利用信息技術(shù)改進(jìn)文書檔案管理工作中如模糊檢索難度較大等問題，逐步加強文書檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、自動化和網(wǎng)絡(luò)化，簡化文書檔案管理工作在查詢、修改和填充方面的繁雜程序，大大提高文書檔案管理的工作效率，進(jìn)一步達(dá)到規(guī)范化管理。

4 結(jié)語

文書檔案管理是政府部門、事業(yè)單位和企業(yè)日常行政管理工作中不可或缺的一部分，推進(jìn)文書檔案管理工作的規(guī)范化需要從領(lǐng)導(dǎo)管理人員對文書檔案管理工作的意識、文書檔案管理專業(yè)人員的培養(yǎng)和管理、制定并嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的管理制度和流程，同時結(jié)合信息科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用等方面，多管齊下，推動文書管理工作的進(jìn)步和發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]褚立慧.文書檔案管理中存在的問題與對策研究[J].黑河學(xué)刊，2011（2）

[2]文歸賢.文書檔案管理中存在的問題與對策之我見[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2010（16）

[3]李道逸.淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[J].經(jīng)濟與社會發(fā)展，2008，（01）

[4]文歸賢.文書檔案管理中存在的問題與對策之我見[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2010，（16）

[5]賀燕南.文書檔案的現(xiàn)代化管理策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，（01）

[6]美日古麗·買買提依明.當(dāng)前文書檔案管理中的缺失與對策探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，（05）