醫院電子檔案管理探討

夏虹

摘 要：隨著電子計算機的普及，辦公自動化的深入發展，辦公文件如何歸檔及歸檔后形成的電子檔案如何管理，是目前檔案人員十分關注的問題，對電子檔案管理存在的問題，推進電子檔案的管理，針對醫院科研工作的特點，分析醫院電子檔案管理中存在的問題并進行探討。

關鍵詞：醫院；電子檔案；管理問題

隨著信息時代的高速發展，醫療技術及醫療相關信息技術與日俱增，醫院檔案的管理范圍也從以往傳統的文書文檔發展為多層次，多形式的檔案模式，電子文檔管理是醫院檔案管理中的新內容新要求，根據《中華人民共和國檔案法》如何提高醫院的電子文檔檔案管理質量，是醫院檔案管理中亟待解決的問題。加強檔案管理的現代化建設，是醫院檔案實行現代化管理的根本任務。

1 醫院電子檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理職責不明確

醫院檔案管理一般由行政辦公室的綜合檔案室負責，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等，由于醫院歷史的原因及醫院行業管理的要求，醫院的醫療病歷檔案由病案室管理，而臨床醫劑的X線檔案、各種影像檢查圖文檔案、病理切片檔案、檢驗檢查檔案及一些日常網絡辦公產生的電子資料檔案分屬于各個臨床醫劑科室管理，電子病歷及一些醫療電子網絡信息由信息科管理，在一個單位內形成了多部門管理的現狀，導致檔案管理職責不明確，管理不到位的現象。

1.2 醫院電子檔案管理制度不健全

有些醫院雖然建立了檔案管理，但實際運行效果不夠理想，不少部門檔案意識較淡薄，一些人經常把檔案材料隨意存放在自己的辦公室，平時單位組織的外出學習帶回來的資料不能及時歸檔，導致檔案材料丟失或欠缺，很少組織檔案管理方面的學習，檔案管理的宣傳力度認識不夠。同時，由于對醫院電子檔案管理的標準及范疇不夠明確，導致醫院電子檔案管理的制度建設相對落后，跟不上檔案管理的需求。

1.3 電子檔案管理不規范，缺失、損壞現象普遍

由于醫院的電子檔案分管的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統一規范的管理，同時由于電子檔案需要依賴計算機貯存，科室在日常計算機管理時對網絡安全、病毒防范、權限管理、資料存貯和保管等方面存在不到位現象，同時如何對電子檔案進行規范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識不能認真執行，導致電子檔案缺損現象較普遍。

1.4 檔案管理人員素質有待提高

由于醫療是一門專業性很強的專業，目前醫院的檔案管理人員在文化程度、醫療技術知識、醫療管理流程、電子信息技術、檔案專業知識等方面均有待提高，在醫療人才培養中，多重視醫療技術人員素質方面的提高，對檔案管理人員的素質提高認識不夠，投入不足，導致許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發展，直接影響了檔案管理水平的進一步提高。

1.5 檔案管理硬件不能滿足需求

醫院的電子檔案管理涉及面廣，計算機在醫院已廣泛應用，全院網絡統一規范管理還有待完善，相應的檔案管理需要的硬件投入不足，能夠適合電子檔案管理的計算機及網絡技術相對較少，導致電子檔案管理往往不能滿足需求。

2 提高醫院電子檔案管理

2.1 建立完善醫院檔案管理網絡

醫院檔案信息量大、類別多，可采取相應的高科技手段，為數據庫無紙化創造契機。建立健全醫院檔案管理。綜合檔案室、職能科室、臨床醫劑科室管理網絡是醫院檔案管理的重要保證，通過檔案管理網絡的建立，明確醫院電子檔案管理的職責，有利于統一領導、統一機構、統一制度、統一操作、統一保管，有利于組織監督各相關部門的檔案管理工作；有利于明確各部門的職責；有利于電子檔案保管的安全、完整和規范，同時通過網絡實現多元化信息資源的共享及權限的統一規劃。

醫院的電子檔案管理可以實行檔案管理與信息管理分開的方式，由信息科和綜合檔案室兩部分組成，信息科負責醫院病案統計管理、圖書管理和計算機管理，綜合檔案室主要對文書檔案、科技檔案、會計檔案各種門類、載體的檔案進行整理，掌握電子文件歸檔的管理規范，并對本單位的檔案工作進行監督、指導和檢查。做到職責明確，互相配合，共同協作。

2.2 制定相應的電子檔案管理制度

做好電子檔案的管理工作，根據國家檔案局8號令，做好文件村料歸檔范圍和文書檔案保管期限及檔案管理違法違紀行為處分規定，并將這些制度和規定納入醫院的崗位責任制和年終考核，建立健全醫療電子檔案的動態管理制度，使醫院的電子檔案管理按規范化的流程進行管理。

2.3 加強培訓，提高業務水平

檔案管理人員應當學習和了解工作流程、信息技術應用、網絡安全、醫學管理等知識。特別是對于數字化醫療信息、設備、醫療管理、網絡管理安全等技術的應用，檔案管理人員需要及時更新自己的知識才能有效地參與到醫院電子檔案管理的工作中去。要提高檔案人員對電子檔案的了解，主動收集保存才能使電子檔案完整。檔案管理人員應當學習檔案管理的法律法規、及檔案管理規定，提高檔案管理的業務水平。

2.4 加大檔案管理的投入

電子檔案管理，關系到醫療安全及檔案信息的完整，也是醫院教學、科研的需要，最終達到檔案能夠得到充分利用的目的。醫院應當重視對檔案管理硬件、軟件方面的投入，配置性能較優越的計算機、軟件，刻錄儀器及選擇科學的存貯方式。還要配置高性能的保障網絡安全軟件，如防火墻技術、數據加密技術等，保障電子檔案正常、有序運行。

隨著科學信息技術的不斷進步和發展，醫院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理手段及管理創新等方面改進，緊跟時代的步伐，不斷提高管理人員的責任心和管理水平，要解決電子檔案管理中存在的問題，有賴于信息技術的進步、電子檔案管理水平的提高以及有關法律法規的建立和完善，還需要建立并執行科學、合理、嚴密的管理制度堵住檔案管理中存在的隱患，以創新的精神去改進工作，才能滿足醫院對檔案管理不斷提高的需求，為醫院的檔案管理事業做出貢獻。

2.5 重視開發，充分利用，發揮檔案的社會效益

檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用，因此，醫院檔案管理人員要樹立服務意識，要多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，使醫院的檔案為臨床、醫療、教學和科研工作服務。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行深層次開發和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層、多方面、有實效的信息。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，實現各級醫院信息的橫向聯系，實現檔案信息資源的共享，以滿足醫療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發揮其社會效益。