中職學校檔案管理的觀念更新

楊麗君

摘 要：根據中職學校面臨的現狀，中職學校必須實現網絡的現代化建設，對學校的檔案管理人員提出了更高、更新的要求，要求具有解放思想、更新觀念，要具備創新意識、創新能力，才能適應檔案現代化管理的要求。

關鍵詞：檔案；管理；觀念更新

隨著現代計算機和因特網的廣泛應用，根據中職學校面臨的現狀，中職學校必須實現網絡的現代化建設，對學校的檔案管理人員提出了更高、更新的要求，要求具有解放思想、更新觀念，要具備創新意識、創新能力，才能適應檔案現代化管理的要求。

1.樹立開拓進取的發展觀念，努力與市場經濟接軌。在中職學校不斷的改革與發展中，檔案工作在為教學、科研、黨政管理工作服務，越來越顯示出它的重要性。但是為了滿足學校的發展，為了滿足社會各界對檔案工作的需求，檔案工作必須與市場經濟接軌。在以前的傳統經濟體制的模式下，檔案部門和檔案人員養成了安于現狀，不求進取的思想觀念和作風，這些觀念和作風嚴重約束了檔案事業的發展。隨著社會的進步、科學的發展，必須對傳統的檔案管理模式進行改革。許多新型的檔案和載體不斷涌現，對檔案人員提出了更高的要求，信息技術的快速發展，對檔案人員處理信息的能力也越來越高。隨著中職學校不斷的改革，新的信息不斷出現，檔案工作面臨著更大的考驗。因此，要求我們檔案工作者要進行相應的觀念調整和思想定位，多一些創新與改革，來提高檔案工作自身的價值，使檔案工作產生一定的經濟效應和社會效應。因此，在知識的信息時代，我們要充分發揮中職學校信息資源的優勢，發揮檔案工作的潛能，樹立開拓進取的思想，以自身的努力來增強中職學校檔案的服務功能和發展能力。

2.提高自身素質、增強科研意識。為適應現代化服務的要求，檔案管理人員必須自覺提高自身的素質，挖掘潛力、苦練內功。要求檔案工作人員不僅要有扎實的理論功底還要具備較強的管理能力和超前的服務意識。中職學校檔案工作要解放思想，適應新形式，研究新問題，創新思路，打破傳統的管理模式。檔案管理人員要樹立“業務精通、愛檔如珍、維護歷史、兢兢業業、維護現實”的理念，運用現代的管理設備和現代化管理知識，提高管理水平，使學校的檔案管理跟上現代化的步伐，從而為學校的教學、科研和其他工作服務。在檔案管理工作中，要樹立科研意識，并用于實踐，以科研促進檔案工作，提高檔案工作者的業務素質。

3.深化開放意識、創新服務機制。中職學校檔案工作者要樹立起開放的思想意識，以多種多樣的形式，調整、增大開放度，采用靈活多樣，貼近利用者的服務方式，全心全意為利用者創造良好的利用環境，使學校的檔案室真正成為學校乃至整個社會的檔案信息中心，具體從檔案管理體制、管理人員、管理設備、管理水平、管理效能及服務質量入手，徹底改變舊的模式，完全實行開放型的科學管理，從而促進檔案管理與學校的各項工作同步發展。長期以來，由于大家對檔案資料的神秘影響，從而制約了學校檔案的服務功能，所以，學校檔案工作人員要充分認識新形勢下對檔案工作的新要求，更新觀念、與時俱進，積極探索檔案開發利用的新思路、新方法，使檔案從過去館藏為主轉發為現在的利用為主。健全學校有利用價值的編研資料，利用各種輔助的檔案管理，使檔案管理更加科學化、標準化、制度化，不斷增強檔案的服務功能，為學校的各項工作服務。

4.加強制度建設，樹立資源共享意識。做好檔案管理工作、發揮檔案作用的根本保證是建立健全檔案管理制度。學校應成立檔案管理、鑒定銷毀領導小組，建立健全檔案管理網絡圖，制定適合本單位的立卷制度、借閱制度、查閱制度、保管利用制度等，實行檔案工作責任制，將檔案工作擺上學校的工作日程，納入年度工作目標，使學校檔案工作有章可遁、有據可依，增強縝密性，防止隨意性。目前中職學校的檔案管理仍是傳統的管理模式，提供利用的范圍有限，主要停留在本單位，信息資源難以共享。隨著知識經濟的發展，中職學校的檔案必須破除過去的舊觀念，樹立為整個社會服務的意識和分工協作、資源共享的新觀念。為滿足各個行業、各種層次的利用需求，要提倡和鼓勵檔案系統內外部之間的相互信息交流合作，逐步做到在信息資源服務整體化、網絡化前提下，實現信息資源共享。

5.規范檔案內容、強化服務意識。學校要根據檔案管理分類的要求，根據學校自身的特點，將本校及上級部門形成的具有保存利用價值材料進行系統分類，制定詳細的分類方案及保管期限表。搞好文件材料收集是保證檔案材料齊全和完整的前提和基礎，檔案工作人員要及時收集材料，進行編排歸檔，以確保檔案材料齊全、完整。服務意識在學校檔案管理中不容忽視，直接關系到檔案事業的可持續發展和生存，特別是對于中職學校檔案管理如何適應社會主義市場經濟，迎接新的挑戰來說，服務意識尤為重要。中職學校的檔案能否朝著正確的方向發展，發揮檔案管理的價值，很大程度取決于檔案部門的工作態度。如果中職學校檔案管理的各項業務能夠緊緊圍繞學校的發展和學生的成長服務的這一主題來開展，中職學校檔案事業的發展就會拓寬。

在知識經濟時代，現代化的社會里，傳統的手工檔案管理已不能適應檔案管理的要求，不能滿足廣大職工和社會對檔案的要求，利用檔案管理軟件進行檔案管理，提高檔案管理人員的檔案現代化管理水平是今后學校檔案管理的一項重要內容。因此，中職學校檔案管理必須轉變觀念，將傳統的整理轉向為信息化的創新，利用現代科學技術，提升檔案管理水平，使學校檔案信息的潛能得到充分發揮。