檔案信息資源老化實證分析——以本溪市檔案館為例

康勝利

（遼寧大學歷史學院,遼寧沈陽,110036）

本溪市檔案館是省一級檔案管理先進單位，成立于1960年8月1日，現保存207 個全宗，檔案和資料共計15 萬卷（冊）。本溪市檔案館信息資源按照載體與保管方式的不同，主要可分為實體檔案信息資源和數字檔案信息資源；根據檔案信息資源邏輯老化和物理老化機理，可以分別對實體檔案信息資源和數字檔案信息資源老化情況進行研究。

1 實體檔案信息資源老化情況

1.1 實體檔案信息資源的邏輯老化情況

實體檔案信息資源的邏輯老化主要是指它所包含的信息內容逐漸失效或已經被廣泛接受因而較少被利用等情況［4］。筆者以最為常見和典型的紙質檔案作為研究對象，以利用頻次作為測度指標，對不同類別和不同時期的檔案信息資源進行考察、對比來說明其老化情況，并對其編研成果進行普賴斯指數測度。

（1）利用頻次測度。如表1 所示，從被利用檔案所屬時期和類別兩個方面對所收集數據進行統計分析，結論如下：

a.按時期劃分，在被查詢利用的12 卷（冊）檔案中，僅有1 卷（冊）屬于建國前形成，占8%；其余11卷（冊）均為建國后形成，占92%。相對于建國前檔案，建國后檔案被利用頻繁，查閱次數也更多，其對利用者的價值相對較大，老化速度就相對較慢。然而，由于建國前檔案具有特殊的歷史文化價值，特別是對于歷史研究發揮著不可替代的作用，因此雖然歷史檔案中的大部分信息并不為人們所使用，已經處于老化狀態，但是仍應當作為高齡檔案妥善保管。

b.按類別劃分，在這12 份檔案中，黨群、行政共8 份，人事、會計、人物、綜合各1份。由此可見，相比于人事、會計等類別檔案，黨群、行政檔案被利用頻繁，是出具檔案證明、維護個人權益的重要憑證，因此其老化速度緩慢，半衰期較長。

（2）普賴斯指數測度。普賴斯認為，可以把5年作為劃分文獻情報利用的標準，出版年小于5年的文獻稱為“現時有用”的文獻，出版年限超過5年的稱為“檔案性”文獻。出版年限不超過5年的文獻數量與文獻總量之比，可作為研究對象的普賴斯指數（PI）［6］。人們利用檔案信息資源的目的各不相同，或是為了工作需要，或是為了證明某項事項，或是為了撰寫著作、出版學術論文。現通過知網數據庫檢索出利用本溪市檔案館信息資源編研出版的學術論文共20篇，對其進行普賴斯指數分析。

經筆者統計在20 篇文獻中出版年限不超過5年的共有5 篇文獻，代入普賴斯計算公式可得：

表1 本溪市檔案館檔案利用情況統計表［5］

即在限定范圍內，本溪市檔案館信息資源普賴斯指數（PI）為0.25，數值較小，而普賴斯指數越小則說明檔案信息資源老化速度越慢，相應的利用價值衰減也越慢。顯而易見，檔案信息資源作為人類社會活動的原始記錄，與其他文獻資料相比，其憑證價值和參考價值是最為突出的，其老化速度較慢。

1.2 實體檔案信息資源的物理老化情況

實體檔案信息資源的物理老化表象特征明顯，在實地調研過程中通過肉眼即可觀察到其老化現象。根據載體性質不同，可將物理老化情況歸納為以下幾個方面：

（1）紙質檔案。在本溪市檔案館館藏的紙質檔案中，最古老的檔案已經有100多年歷史。雖然在保管過程中采取了各種技術性措施，也已被限制直接利用原件。但是，這一類年份較遠的檔案仍然出現了老化現象，最明顯的就是字跡已經模糊不清，難以辨認，紙張還出現了不同程度的發黃、變脆。由于老化，這部分檔案已經被密閉封存，不再提供利用，有些檔案在接收進館時已經不能清晰地辨認出其所記錄的內容，也無法提供利用。

（2）縮微膠片檔案。為了節省庫存空間，提高檢索效率，本溪市檔案館館藏縮微膠片的數量僅次于紙質檔案。由于最開始對新技術應用不熟練以及在保管和利用過程中不斷發生的機械磨損，部分縮微膠片檔案由于片基材料變形、污損或者影像消退等原因已經無法讀取，喪失了利用價值。

（3）照片檔案。由于各種原因，部分照片檔案只有照片而無原底片；又因年代久遠，出現影像變黃、退色、污損、乳劑層脫落等老化現象，這嚴重影響了照片檔案的保管壽命和利用價值的發揮。

（4）光盤檔案。本溪市檔案館的光盤檔案一般都收納在專用的光盤盒或光盤塔內，保存完好，避免了陽光直射及高溫、高濕環境的影響，但由于部分光盤檔案反復讀取造成光盤記錄面發生污損和劃痕，影響了其耐久性；在使用過程中手上的油性物質和汗漬也在一定程度上侵蝕了光盤表面導致灰塵粘附，出現了壞道，部分光盤檔案尤其是保存年限較久的光盤檔案已經無法讀取。

2 數字檔案信息資源老化情況

2.1 數字檔案信息資源的邏輯老化情況

本溪市檔案館數字檔案信息資源包括兩部分，一是將館藏紙質檔案或聲像檔案經過數字化加工后形成的，是數字檔案信息資源的主要組成部分；另一是其產生、收集直到保管整個環節都是以數字檔案的形式存在的，這種類型的數字檔案信息資源只占很小一部分。本溪市檔案館建設有本溪市檔案信息網，涵蓋了館藏可供公開和利用的部分檔案，自2004年上線以來，總訪問量已達35萬人次。本文選取本溪市檔案信息網“政策法規”和“規范標準”兩項信息資源對其邏輯老化進行比較研究。鑒于“規范標準”最新數據為2010年，為保證數據具有可比性，故選取時間段統一為2004—2010年，隨機選取15個樣本數據量進行統計。

為便于對比分析，將統計數據利用EXCEL 表格工具制作成折線圖，如圖1所示。

這里需要說明兩個問題：第一，以上統計數據來源于本溪市檔案信息網，2004—2010年為“政策法規”或“規范標準”上傳到網頁時間，可能與該文件發布或批準生效時間存在不一致。但是，作為信息資源主體，其存在于同一個環境（本溪檔案信息網）、具備相同的利用條件（可直接瀏覽使用）以及相同的上傳時間，它們即具備了進行訪問量對比的同等條件。第二，雖然本溪檔案信息網2004年就已經建立并開放訪問，但是由于前期網絡并未普及、人們網上查檔用檔意識薄弱等客觀原因，網站和信息訪問量均不高，但即使在這個階段仍然可以清晰地看出相比于“規范標準”類檔案信息資源，“政策法規”類檔案信息資源的利用需求較大，訪問量較高。

圖1 “政策法規”、“規范標準”訪問量對比折線圖（2004-2010）

結論：對于網站訪問用戶來說，“政策法規”類檔案信息資源比“規范標準”類檔案信息資源利用價值更高，瀏覽頻繁，因此其老化速度較慢，半衰期較長。在該統計數據中，訪問量最高的是“政策法規”類中的“行政審批許可”，共7227次，該信息內容主要為日常行政工作中許可登記表，相比于其它已歸檔文件或法規性文件，其現行價值較高，對日常工作仍具有很高的利用價值，因此其利用頻次相對較高，老化速度緩慢。這也從側面反映了利用需求的高低對檔案信息資源邏輯老化具有重要影響。

2.2 數字檔案信息資源的物理老化情況

數字檔案信息資源的物理老化主要是受其形成、傳輸、利用過程中計算機環境中的各種設備、設施的安全和數字檔案物理歸檔后制成材料的耐久性等因素的影響。由于數字檔案可以實現在不同存儲系統之間的遷移，數字檔案存儲載體壽命一般都超過了讀寫它的計算機軟硬件技術生命周期。技術進步導致的系統升級，使原有系統過時而被淘汰，而基于原有系統的數字檔案信息資源就有可能因無法識讀而變得毫無意義，發生不可逆轉的老化。而且，這種因系統升級而造成的信息無法識讀是全面性的，它可能導致所保管的全部數字檔案信息資源在其系統內無法讀取。因此，數字檔案信息資源物理老化除了需要考慮存儲載體之外，更要重點考慮信息的長期可讀性問題。

由于檔案數字化工作多是近幾年才啟動，考慮到成本和技術成熟性等因素，本溪市檔案館數字檔案大多采用縮微膠片進行保管。因此，數字檔案信息資源老化現象并不明顯，只有少部分光盤文件由于頻繁使用造成表面出現劃痕，使得內部部分數據無法讀取；另有較早歸檔的電子文件由于所使用軟件和系統版本較低，現在已被淘汰，從而造成這部分檔案信息資源無法讀取。然而，由于網絡信息的不斷更新，本溪檔案信息網老化問題較為突出。主要表現在兩個方面：一是網頁信息更新不及時，大多數信息內容的更新時間都滯后于實體信息的發布時間，造成網頁信息內容陳舊，大多為幾年之前的信息；二是網站建成之后，運營和維護工作不佳，造成部分鏈接已經失效，經核查這些信息鏈接已經消失。

3 結語

檔案信息資源老化是不可避免的，同時又是一個復雜的現象和過程。一方面，社會、經濟、科技的進步導致檔案信息資源不斷增長，從而使新舊信息更替，檔案信息資源老化；另一方面，檔案信息資源的類型不同、性質不同，其老化的速率、特點也不相同。檔案信息資源增長的越快，其半衰期就越短，老化速度也相應加快。當今社會，人們在生產和生活中產生的信息數量急劇增長，現有的檔案人員編制與庫房建設的規模明顯不能滿足需求，這就使得檔案信息資源老化研究愈發重要。具體來說，對檔案館信息資源老化狀況進行動態監測，不僅有助于延長其保管壽命，而且可以及時進行剔舊處理，釋放館庫空間，緩解庫容危機。

本文是基于對本溪市檔案館檔案信息資源保管及利用數據的全面統計來研究檔案信息資源老化的一次嘗試，在統計上努力做到準確，方法上努力做到科學，對研究結果的判斷也盡量做到全面客觀。然而因為條件所限，目前僅實現對本溪市檔案館的實證研究，并且在分析檔案信息資源老化情況時，也只能選取部分較具代表性的對象進行比較研究，其結論推斷可能具有一定的局限性。但另一方面，本文亦具有一定的現實和理論意義，作為理論聯系實踐的一次嘗試，它不僅能夠指導實踐工作，改善和提高檔案信息資源管理工作的水平和質量；而且它還可以檢驗該理論是否科學、有效，以實證分析的形式進一步豐富和完善檔案信息資源研究體系。

［1］冷靜，康勝利.檔案信息資源實體老化機理的分析［J］.遼寧科技學院學報，2014(1):41-42.

［2］康勝利，黎華.檔案信息資源老化機理和測度指標界定［J］.云南檔案，2014(4):52-55.

［3］［4］康勝利.論檔案信息資源的邏輯老化［J］.蘭臺世界，2014(29):7-8.

［5］注:因原始數據量較多，不便展示，筆者從2012年檔案利用情況中選取了代表性信息以作示例說明，但相關結論均是基于全年數據驗證得出.

［6］邱均平主編.信息計量學［M］.武漢:武漢大學出版社，2007:73.