加強縣級婦幼保健機構(gòu)檔案工作的思考

鄭 丹

（常州市武進區(qū)婦幼保健所，江蘇常州，213164）

婦幼保健機構(gòu)是我國公共衛(wèi)生服務體系的重要組成部分。按照國家衛(wèi)生部《醫(yī)療機構(gòu)管理條例》和《婦幼保健機構(gòu)管理辦法》的規(guī)定，我國婦幼保健機構(gòu)實行省、市、縣三級分級管理制度。縣級婦幼保健機構(gòu)是最基層的婦幼保健機構(gòu)，它的基本職能是貫徹落實以保健為中心、保健與臨床相結(jié)合的婦幼衛(wèi)生工作方針，堅持群體保健為重點，為婦女兒童提供婦幼保健服務和與其相關(guān)的臨床醫(yī)療服務。縣級婦幼保健機構(gòu)檔案工作不僅是本單位內(nèi)部的一項重要的基礎管理工作，也是整個地方公共衛(wèi)生服務體系建設的一項重要的基礎條件。本文結(jié)合筆者工作實際，就如何加強縣級婦幼保健機構(gòu)檔案工作談幾點認識。

常州市武進區(qū)婦幼保健所

一、充分了解縣級婦幼保健機構(gòu)檔案工作現(xiàn)狀

建國后很長時期，縣級都沒有設置獨立的婦幼保健機構(gòu)，只是作為衛(wèi)生行政管理機關(guān)內(nèi)設的一個部門。直到上世紀70年代初，縣級才設置直屬衛(wèi)生行政管理機關(guān)的獨立事業(yè)機構(gòu)。但當初由于職能單一、規(guī)模偏小、人員較少，特別是沒有列入同級國家綜合檔案館的進館范圍和檔案行政管理部門的監(jiān)督指導范圍，所以一般來說，檔案工作基礎薄弱、規(guī)范化程度不高，難以適應地方醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)特別是婦幼衛(wèi)生工作發(fā)展的需要。

縣級婦幼保健機構(gòu)工作中形成的大量檔案是本單位加強婦幼保健工作規(guī)范化、科學化管理，以及衛(wèi)生技術(shù)人員開展婦幼保健課題研究必不可少的原始記錄，同時也是地方衛(wèi)生行政管理部門制定本地區(qū)婦幼保健工作政策，加強所轄區(qū)域內(nèi)婦幼保健工作管理的重要依據(jù)。隨著醫(yī)改工作的不斷深入，縣級婦幼保健機構(gòu)檔案工作不僅被擺上了本單位領(lǐng)導工作的議事日程，而且已經(jīng)列入了同級衛(wèi)生行政部門和檔案行政管理部門的監(jiān)督指導范圍，得到了前所未有的重視。

從目前實際狀況來看，縣級婦幼保健機構(gòu)都普遍建立了檔案工作，形成了門類較為齊全、構(gòu)成較為豐富的檔案資源。縣級婦幼保健機構(gòu)的檔案中最主要的是文書類檔案和業(yè)務類檔案。其中文書類檔案主要包括本單位黨務工作、行政管理等日常工作中形成的規(guī)章制度、規(guī)劃計劃、改選、干部任用、職稱評審、評先表彰、定編定崗、效能建設、支部工作、綜合事務和后勤保障等方面工作和活動中形成的具有保存價值的各種文件材料。業(yè)務類檔案主要包括本單位婦女保健、兒童保健、婚前檢查等醫(yī)療保健工作中形成的目標考核、技術(shù)規(guī)程、信息資料、工作報表、普查材料等各種業(yè)務文件材料。

除此以外，還有進口的四維B超儀、新生兒聽力篩查儀等高精尖儀器設備的開箱驗收單、說明書、維修記錄等文件資料構(gòu)成的設備儀器檔案；反映本單位經(jīng)濟活動往來情況的會計憑證、會計賬簿、會計報表等構(gòu)成的會計檔案；反映本單位獲得各種榮譽、資質(zhì)等方面的獎牌、獎狀、證書等實物檔案；反映本單位重大活動、重要會議等情況的照片檔案；上級督導、兩規(guī)評估、等級創(chuàng)建、基層指導等方面較為重要的電子文件的光盤檔案等。

二、不斷強化縣級婦幼保健機構(gòu)檔案工作基礎業(yè)務建設

經(jīng)過較長時期的建設和發(fā)展，縣級婦幼保健機構(gòu)檔案工作從無到有，具備了一定的基礎和規(guī)模，但是由于原來基礎較薄弱，規(guī)范化程度還有待進一步提高。

首先，完善各項規(guī)章制度，營造依法治檔的良好環(huán)境。結(jié)合檔案管理的需要，認真貫徹執(zhí)行《檔案法》及檔案業(yè)務標準規(guī)范，不斷建立和完善檔案工作規(guī)章制度，使檔案工作有章可循，有法可依，逐步走上制度化、規(guī)范化道路。一是通過建立和完善檔案收集、整理、保管、利用等各環(huán)節(jié)相關(guān)業(yè)務規(guī)范，形成一整套科學有效的管理機制，保證各類檔案管理的制度化、規(guī)范化、標準化；二是通過建立檔案保密和責任追究制度，強化檔案信息安全保密機制，切實做好檔案信息的安全保密工作；三是通過建立完善檔案保管制度，進一步強化檔案實體的安全保管，保證檔案實體安全萬無一失；四是通過完善檔案查閱等制度，確保檔案利用過程中實體和信息的安全。通過建立和實施這些規(guī)章制度，為檔案工作有效開展奠定堅實基礎。

其次，規(guī)范文件材料收集歸檔，加強檔案信息資源建設。要不斷強化以文書檔案為基礎的多門類、多載體檔案的集中統(tǒng)一管理，高標準、嚴要求地接收各科室的歸檔文件材料，做到應歸盡歸，應收盡收。方法上要采取普遍收集與專門收集、定期收集與不定期收集相結(jié)合。把握好婦幼保健檔案形成規(guī)律，抓好年初、年末兩個主要時期集中收集。注意跟蹤各科室有價值的信息資源，做到特殊情況及時收，重要資料隨時交。每當有重要會議、重要來訪、重要培訓、重大項目、重點課題時，檔案工作人員應提前介入，全程跟蹤，專項收集，確保文件材料齊全、完整和準確。

第三，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，加快檔案信息化進程。大力推進檔案信息化建設，使之與婦幼保健工作信息化建設同步協(xié)調(diào)。通過對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，逐步建立全文數(shù)據(jù)庫。由于檔案數(shù)量巨大，因此要優(yōu)先對重要的、利用率高的檔案進行加工，不斷擴大電子檔案存量。遵循紙質(zhì)文件和電子文件“雙套制”保管原則，注意收集整理在電子政務平臺上形成的各類電子文件，建立一個相對穩(wěn)定、覆蓋面廣的文件資料收集網(wǎng)絡和運行機制，從而將具有保存價值的電子文件安全地保存下來。

第四，加強檔案安全保密，確保檔案信息安全萬無一失。隨著時代的發(fā)展和變遷，計算機技術(shù)的廣泛應用，縣級婦幼保健機構(gòu)也配備使用了《出生醫(yī)學證明》、婦幼保健信息化系統(tǒng)等多種軟件，給工作帶來極大便捷，同時也對檔案的安全保密提出了新的要求。因此，要采用服務器雙機熱備、構(gòu)筑防火墻、設置安全密碼等多種計算機安全技術(shù)，形成強有力的安全屏障，確保檔案安全保密防患于未然。

三、有效發(fā)揮縣級婦幼保健機構(gòu)檔案的應有作用

檔案工作的根本目的就在于有效開發(fā)利用檔案信息資源，更好地為現(xiàn)實工作服務。對于縣級婦幼保健機構(gòu)來說，就是要在做好日常檔案查閱利用和檔案參考資料編研的基礎上，緊密圍繞資質(zhì)認證、業(yè)務許可等事關(guān)單位發(fā)展的重點工作，充分開發(fā)利用檔案信息資源，有效發(fā)揮檔案信息資源應有作用。我們著重開展了以下三個方面的工作：

一是認真做好日常檔案查閱利用工作。隨著新醫(yī)改工作的進一步深入，檔案利用范圍也更為寬泛。以《出生醫(yī)學證明》檔案資料為例，以前的利用者以單位內(nèi)部為主，現(xiàn)在擴大到家屬、律師、司法機關(guān)等。為了滿足各方面的利用需要，我們充分利用現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)庫，構(gòu)成手工和機讀相互結(jié)合、互為補充，能滿足多方位、多角度查檔需要的檢索體系。到目前為止，我們共編制各種檢索工具4 種24 冊，其中全宗指南1件、案卷目錄7冊、卷內(nèi)目錄8冊、歸檔文件目錄8冊，為提高查閱利用檔案的效率創(chuàng)造了條件，僅去年一年，我們共接待查檔325人次，提供檔案386件次。

二是有針對性地開展相關(guān)檔案參考資料的編纂研究。在做好日常檔案查閱利用工作的同時，我們通過每月召開的婦幼衛(wèi)生工作例會，及時掌握各個階段的工作重點，深入群體保健科等業(yè)務科室，加強與業(yè)務人員的溝通交流，了解業(yè)務人員的檔案利用需求，有針對性地開展編研工作。比如，新醫(yī)改實施以后，每年基本婦幼衛(wèi)生工作和重大婦幼衛(wèi)生項目查閱利用檔案資料非常頻繁。為此，我們將涉及這兩項工作的主要依據(jù)、基本情況、主要成果等重要數(shù)據(jù)和信息，進行摘錄、匯總和組合，形成反映兩項工作主要脈絡的情況（或項目）簡介，提供給有關(guān)業(yè)務部門和業(yè)務人員使用，減少了檔案原件的利用。

三是積極主動提供考核論證必不可少的支撐材料。主動配合上級檢查考核、業(yè)務資質(zhì)認證、業(yè)務許可監(jiān)督和工作（或項目）深度推進等重點工作，充分發(fā)揮擋案資源優(yōu)勢，積極準備并系統(tǒng)提供相關(guān)臺賬資料，為順利通過各種考核、認證、鑒定等創(chuàng)造有利條件。比如，在創(chuàng)建江蘇省甲等婦幼保健所過程中，我們通過復印、掃描、相機翻拍等各種手段，積極提供文書檔案、照片檔案、實物檔案、設備檔案、會計檔案等共計575 件次，形成迎檢臺賬資料58盒。又如，在創(chuàng)建江蘇省婦幼衛(wèi)生先進區(qū)工作中，我們及時主動提供文書檔案321 件次，形成迎檢臺賬資料24本。這些迎檢臺賬資料，為我們順利實現(xiàn)創(chuàng)建目標加了分，創(chuàng)造了有利條件。

［1］曾為華.淺談農(nóng)村基層婦幼保健檔案的建立與管理［J］.辦公室業(yè)務，2014（23）.

［2］景軍芳.談寧夏固原市婦幼保健院檔案管理中的問題與對策［J］.中華現(xiàn)代臨床醫(yī)學雜志，2007年第5卷第9期.