會計電算化工作可能出現的問題及對策

李惠敏

摘 要：會計工作是經濟領域的核心工作，是所有經濟信息的集散地，掌握著每個單位的經濟命脈，因此會計工作也急需采用先進技術提高自身的現代化水平。會計工作實現電算化對企業具有很重要的意義，該文主要從四個方面來論述會計電算化工作給會計工作帶來的問題，以及企業應根據自身的實際情況，針對出現的新問題，建立相適應的管理制度。

關鍵詞：會計電算化 計算機 數據

中圖分類號：F230 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）02（c）-0215-02

隨著世界經濟一體化的逐步形成，市場競爭不斷加劇，企業面對的客戶需求也越來越苛刻，迫切需要企業加強管理，提高企業的應變能力和經濟效益。會計工作是經濟領域的核心工作，是所有經濟信息的集散地，掌握著每個單位的經濟命脈，因此會計工作也急需采用先進技術提高自身的現代化水平。

計算機會計信息系統即會計電算化系統就是以計算機技術、網絡技術和現代信息技術為基礎，以電子計算機及其外部設備為數據處理工具、由會計信息互相聯系、以各種會計制度為依據形成的一個系統，它是一個以人和計算機的有機結合作為系統的主體構成一個人和計算機機密結合、協同工作的人-機系統。計算機會計信息系統充分利用計算機快速、準確的計算和處理數據的特性，以及運算精度高、數據存儲量極大、自動控制運行、方便的遠程操作和數據傳輸等特性，收集、加工、存儲、傳輸和利用會計信息，讓計算機代替人去完成人工難以實現的處理功能。會計工作實現電算化具有很重要的意義，如：資源共享、提高辦事效率、減少費用支出、更好執行會計監督、促進會計人員的學習交流，提高會計人員業務素質等等。計算機會計信息系統和傳統手工會計比較有很大的差異，這種差異體現在對會計數據處理的方式和處理流程等技術方法上的巨大變化，也體現在計算機會計信息系統極大地提高了會計核算的質量和效率、提高了會計信息處理的時效性和空間范圍、豐富和擴展了會計提供管理信息和參與管理的能力、擴大了企業經營空間和經營方式。這些變化使得會計原有的一些制度規定相當程度上失去作用或難以規范電算化的會計工作。因此需要針對這些變化建立適合計算機會計信息系統的管理制度，以強化計算機會計信息系統的內部控制制度。

1 會計電算化工作給會計工作帶來的問題

主要有以下四個方面。

1.1 計算機引入會計工作所帶來的問題

計算機的信息系統的內容：硬件設施、信息系統、操作系統和軟件設施等。以上任何一項內容有問題，整個計算機系統都將無法正常操作。所以我們要對構成計算機信息系統的幾個部分進行簡要的分析。

（1）計算機硬件。計算機硬件是計算機會計信息系統的物質基礎。如果計算機缺乏保養、傳染計算機病毒、計算機使用過程中突然斷電等都會造成系統無法啟動或工作失常。因此需要建立嚴格的硬件設備的管理和維護制度，以保證硬件設備工作正常。

（2）計算機網絡系統。如果網絡線路故障、網絡設備故障、局域網安全問題、互聯網病毒感染、網絡“黑客”侵入等都會給企業造成重大損失。因此，除了采取建立系統“防火墻”等技術措施外，還應建立相應的管理制度，以保證網絡系統正常運行。

（3）計算機軟件。計算機軟件分為系統軟件和應用軟件，其中系統軟件能有效組織和管理計算機的軟、硬件資料，合理組織計算機的整個工作過程以提高計算機資源的利用率，并為用戶提供強大的使用功能和靈活安全的使用環境。應用軟件在操作系統的支持下處理用戶的具體業務。如果系統軟件及應用軟件被刪除、篡改，或系統程序設計出現錯誤（如：未按有關法律、法令、法規、會計準則、會計制度規定處理會計業務）都會給企業帶來無法彌補的損失。因此，應建立相應的管理制度，保證系統設置不被篡改、系統文件不被刪除、系統存在的問題能及時得到修補和升級。

（4）系統技術檔案。如果重要技術檔案保管不善，將會帶來潛在的損失。

1.2 數據處理方式變化帶來的問題

原來會計工作的形式是，會計人員手工記賬、對賬、制作報表等，會計數據的處理形式都是在人工基礎上完成的，其特點是會計數據種類多，處理復雜等，對于數據的查找和修改，費時費力，與此同時工作效率也相對偏低。引入計算機參與會計工作，會計數據都是會以文件的形式存儲在計算機的硬盤上，對于會計數據的查詢方便、便捷，修改起來也相當省力。會計電算化工作的同時，也帶來了新的變化，即會計內部控制的問題，由于計算機本身的一些特性，對于數據的查找和修改，不留痕跡，所以會計內部控制實施起來比較麻煩。

1.3 數據處理流程變化帶來的問題

計算機會計信息系統下只需一次輸入數據，總帳、明細帳、日記帳都由計算機自動處理生成，這使數據處理流程大為清晰、簡潔，同時也使帳帳核對、帳證核對的控制作用不復存在。人為出現差錯的地方是在數據的輸入，一旦數據錄入錯誤（如：錄入會計科目錯誤、錄入的金額錯誤等），系統將無法糾正。因此必須建立相應的管理制度，對輸入數據進行嚴格的檢驗和審核，以防止有意或無意地輸入錯誤數據。

1.4 會計部門和會計從業人員帶來的問題

在會計電算化的過程中，大大減少了會計人員的工作，僅僅是專業的幾個會計人員，同時也要有計算機維護人員。會計電算化的過程，是大量的會計工作通過計算機自動完成，而不需要會計人員的參與，所以會計工作的工作形式和內容也發生了改變，所以，對于工作人員來講，是要按照會計電算化的工作階段來進行分工處理。

2 針對會計電算化工作出現的問題的相應對策

會計的工作自從引入計算機工作以后，出現了許多問題，這些問題不僅僅是企業的內部控制所能監督控制，而是要在具體的工作中，根據計算機會計的自有特性，對工作中遇到的問題要有一套針對計算機會計工作的內部控制制度，這樣避免了工作人員的操作帶來的影響，加強對電子信息系統開發與維護、數據輸入與輸出、文件存儲與保管、網絡安全等方面的控制。

2.1 建立計算機軟件和硬件管理制度

（1），對機房內的設備，應該保證其正常運轉，即制定相應的制度。

①對設備的檢查維護和保養，應該定期定時定點，來保證其正常的運轉和工作。如：防火、防靜電、防塵、防雷擊（地線接地情況）、降溫、除濕及設置報警系統等。

②規定機房禁止的行為以維護機房的正常工作秩序。如禁止吸煙（防止人為造成的火災）、禁止吃零食（防止食物可能會掉入鍵盤中；防止招來老鼠，咬斷電纜線）等。

③對于硬件的故障也不容忽視，要建立一整套的硬件急救措施，一面硬件出現故障時，出現手忙腳亂的現象發生。如使用不間斷電源，以防止突然的斷電造成數據丟失；當硬件出現故障時及時關閉電源，以便查找故障等。

（2）建立嚴格的防范計算機病毒侵害制度。

①設置網絡“防火墻”以抵御外來病毒或“黑客”對網絡系統的非法侵入。

②絕不輕易使用來路不明的軟件。

③認真保存購買來的系統盤和應用軟件盤。

④凡不需要寫入的軟盤都處于保護狀態。

⑤進行重要工作的計算機應該專機專用、專盤專用。如：服務器，只能由系統管理員或系統維護員來操作，其他人禁止使用等。

⑥購買殺病毒軟件經常查毒并隨時殺毒，在病毒發作日不使用計算機或更改系統日期。

2.2 建立應用軟件的安全控制制度

①開發設計過程的控制。盡量使用經財政部門批準的商業化會計軟件。

②會計軟件的安全保密制度。

③修改會計軟件的控制。

2.3 建立計算機系統操作管理制度

①憑證的錄入和憑證的審核職責必須分隔。

②數據輸入、審核和數據檔案保管職責必須分隔。

③對會計人員的權限進行逐一分配，為每個操作人員設置口令密碼并嚴格保密。

④建立嚴格的操作時序性控制。

2.4 建立會計數據的管理制度

①數據的備份。如采取定期備份；每次備份至少兩份以上；將備份盤存放在不同的地點；每次備份都在備份盤標簽上寫明備份的時間及責任人等。

②數據的恢復。數據的恢復必須由專人（系統管理員或會計主管）來進行。

2.5 建立會計檔案管理制度

①建立磁性介質檔案的防高溫、防磁、防霉、防盜等安全措施。

②會計軟件源程序和系統開發過程中形成的文檔資料必須嚴格保管。

③對每次備份的軟盤、硬盤、磁帶及光盤等實行專人保管，并有必要的登記制度。

④借閱會計檔案必須執行嚴格的登記與監督制度。

參考文獻

[1] 梁鵬，沈安廈.會計電算化工作中若干問題的探討[J].中國會計電算化，2012（2）.

[2] 薛華成.管理信息系統開發[M].北京：清華大學出版社，1999.

[3] 李克廣.會計電算化下的會計人員崗位流動[J].會計研究，2001（1）.

[4] 潘錫品基層單位會計電算化的工作開展[M].西南財經出版社，2013.

[5] 張愛麗.新經濟時代會計電算化的發展趨勢，中國會計電算化，2001（11）：12，13.