淺談新形勢下醫(yī)院文書檔案的管理

王勇

摘 要：醫(yī)院文書檔案是一個醫(yī)院基本面水平的體現(xiàn)，主要包含病人病歷、及發(fā)展過程中的審計材料、人事調動及基礎建設材料等多方面內容，是醫(yī)院發(fā)展過程中的重要檔案資料。目前，我國醫(yī)院文書檔案管理中存在諸多問題，包括對該工作的重要性認識不足、科學規(guī)范化管理制度的缺乏、管理人員專業(yè)素質差及信息化程度低等多方面內容。而醫(yī)院檔案管理工作于其發(fā)展息息相關。在目前全球數(shù)字信息化的新形勢下，傳統(tǒng)落后的醫(yī)院文書檔案管理工作已不能適應時代的發(fā)展，因此，加強醫(yī)院文書檔案管理工作不僅可以提高檔案的利用效率，還可以在一定程度上為醫(yī)院的發(fā)展做出相應貢獻，更是新時代發(fā)展的必然要求。

關鍵詞：醫(yī)院 文書檔案 管理 新形勢

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）02（c）-0176-01

醫(yī)院文書檔案是記錄醫(yī)院不同發(fā)展階段信息的重要材料，包括其在日常經營活動中的審計材料、人事調動材料、基礎建設材料、及病人病歷等各方面的綜合性檔案材料。在信息全球化及醫(yī)療體制的不斷改革中，傳統(tǒng)保守的醫(yī)院文書檔案管理工作已無法系統(tǒng)性的適應當前社會的發(fā)展。因此，加強新形勢下醫(yī)院文書檔案的管理工作，推動醫(yī)院文書檔案管理的全面現(xiàn)代化發(fā)展，使其在管理上有所創(chuàng)新與突破從而追上社會發(fā)展的腳步已成為當務之急。

1 醫(yī)院文書檔案管理存在的問題

目前，我國醫(yī)院文書檔案管理中存在以下問題，首先是對醫(yī)院對文書檔案管理的輕視，主要表現(xiàn)在領導對本工作的不重視，進而引起管理人員及醫(yī)院各崗位文書記錄人員對工作的不配合及協(xié)同合作，造成了文書管理中的混亂狀態(tài)；其次，缺乏科學化管理制度。由于醫(yī)院文書檔案涉及范圍較廣，對文書檔案沒有確切的歸檔細則，致使檔案一般不能科學化系統(tǒng)化的歸檔；第三，缺乏專業(yè)管理人員。由于對檔案管理工作不重視，大多檔案管理人員缺乏專業(yè)素質及相應的培訓，難以適應醫(yī)院文書檔案管理工作，這嚴重影響了檔案管理水平；第四，缺乏硬件設施配套缺乏。目前大多數(shù)檔案室硬件設施達不到相應標準。檔案工作任然為傳統(tǒng)手工操作，無科學化的管理設備設施，使檔案材料不能及時整理歸檔，易造成資料丟失。第五，數(shù)字信息化程度低。現(xiàn)今我國醫(yī)院檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性及整體性的信息數(shù)字化建設，導致資料收集片面，信息資料不準及更新不及時等，最終導致檔案信息的紊亂。

2 新形勢下加強醫(yī)院文書檔案管理

2.1 加強領導的重視

醫(yī)院文書檔案管理工作只有得到高層領導重視，才能高效的對醫(yī)院檔案進行管理。由于醫(yī)院工作人員對文書檔案管理工作重要性認識不足，而且不能創(chuàng)造直接的經濟效益所以對檔案管理過程當中的經費、專業(yè)管理人員、設備儀器等各個領域的限制性較強，在一定程度上對文書檔案管理造成障礙[1]。因此要在新形勢下高效科學化的展開醫(yī)院文書檔案工作，就必須加強醫(yī)院高層領導對其的重視程度，進而開展一系列講座活動，加強醫(yī)院醫(yī)生、護士及其他全體在職人員對文書檔案管理工作重要性的人事。有必要時，還學把文書檔案管理工作提到醫(yī)院重要決策及領導的行程安排上，確定其為工作考核的一部分。

2.2 建立規(guī)范化的管理制度

在加強領導及全員工作人員對文書檔案管理工作的重要性認識外，還需建立一套科學化、工作效率較高的檔案管理制度[2]。目前，我國大部分醫(yī)院的檔案管理工作是在行政辦公室進行的，雖然有利于醫(yī)院文書檔案中資料的調檔工作，但在另一方面對機密性較強的病例檔案等造成潛在威脅，因此建立一個較為安全且較為調檔較為方便的辦公場所勢在必行。此外，醫(yī)院需擬定詳細科學化的文書檔案管理規(guī)范文件規(guī)范化并定期根據(jù)形勢進行修改，還需明確分工及獎懲制度，以建立科學化、規(guī)范化的文書檔案管理制度，為醫(yī)院的發(fā)展提供基石。

2.3 提高管理人員的專業(yè)素質

醫(yī)院文書檔案管理工作是一項專業(yè)性及技術性較強的工作，要求管理工作人員具備較高的專業(yè)素養(yǎng)。由于目前管理人員很大一部分是兼職人員，所以在專業(yè)素質技能方面距離檔案管理專業(yè)人員有較大的差距。要加強檔案管理工作必須加強專業(yè)人員配備，并不斷提高其專業(yè)素質，因而建立具備現(xiàn)代科學技術和業(yè)務知識裝備的專業(yè)管理人才隊伍至關重要。管理工作人員必須不斷提高自身內在的政治素養(yǎng)、專業(yè)素質和職業(yè)道德修養(yǎng)，此外還需不停的擴展知識面。這樣才能利用自身能自身所具備的專業(yè)素養(yǎng)及現(xiàn)代科學技術來推動醫(yī)院文書檔案管理工作的向前發(fā)展[3]。

2.4 增加管理設備設施

由于全球信息化的建設，醫(yī)院檔案管理工作的迫切的需要信息化建設。援用前沿性的管理技術，應用現(xiàn)代數(shù)字化的設備和技術，對檔案資料內容定期進行管理和維護，并根據(jù)運用者不同的需要提供相應不同權限的自動化服務，不斷提高人事檔案的現(xiàn)代化管理水平，增強檔案調用的方性和快捷便捷性。通過建立系統(tǒng)性的信息系統(tǒng)，不僅可快速方便的查閱人事檔案中各類所需要的資料，在一定程度上還可較大程度的提升工作效率，減少時間浪費。目前，檔案信息化管理是發(fā)展的必然，盡管引入計算機輔助設施設備會帶來諸多便捷，但同時增加了管理風險性，故應相應的建設信息維護系統(tǒng)，保證人事檔案資料的安全性及機密性[4]。

3 結語

醫(yī)院的文書檔案包含醫(yī)院在日常工作活動當中的審計材料、人事調動材料、基礎建設材料、及較為獨立的病人病歷等涉及醫(yī)院發(fā)展進程當中的所有重要資料記載的綜合性檔案。因為文書檔案內容較多，涉及面較廣，所以其管理一直醫(yī)院工作中的基礎及重中之重。在全球經濟信息化的醫(yī)療體制下，我國醫(yī)院需要較好的把握最新醫(yī)療變化趨勢，對文書檔案規(guī)范化，科學化管理，以更好的適應社會的發(fā)展，為人民服務。我國醫(yī)院文書檔案管理需要在認識自身不足的基礎上，加強醫(yī)院文書檔案管理的認識重要性[1]。并從各個方面，包括領導對其的重要性認識、建立規(guī)范科學的管理制度、加強綜合素質的專業(yè)管理人員、配置管理設備設施及建設管理數(shù)字信息化等各個方面推進醫(yī)院文書檔案管理工作向著高效，科學化的方向發(fā)展。只有建立科學規(guī)范的醫(yī)院文書檔案管理制度，才能使其在新的形勢下適應時代發(fā)展的要求，才能為醫(yī)院的長遠發(fā)展做出貢獻。

參考文獻

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