醫院病案示蹤管理系統設計及應用

禚傳君，馬曉雷，徐慶迎，邵明晶

1.天津市安寧醫院，天津 300300；2. 中日友好醫院，北京 100029

醫院病案示蹤管理系統設計及應用

禚傳君1，馬曉雷1，徐慶迎1，邵明晶2

1.天津市安寧醫院，天津 300300；2. 中日友好醫院，北京 100029

本文提出了一種病案示蹤系統。系統利用智能終端、示蹤大屏等硬件設備及相應的軟件系統實現跟蹤患者出院病案流轉的全過程，實時記錄病案狀態，直觀呈現病案流轉詳情，確保病案從病區到入庫的過程中的完整性和安全性，實現了對病案的科學化、標準化管理。

病案跟蹤系統；醫院信息系統；病案管理

病案是醫療、科研、教學的原始資料，也是重要的法律性文件[1]。因此，精確定位病案在流轉中的狀態，對于提高病案室的管理效率，確保病案的安全，使病案能夠很好地服務于醫療、科研、教學等應用具有重要的作用[2]。建立病案示蹤系統，以信息化手段跟蹤出院患者病歷的交接過程，實時顯示病歷流轉情況，能夠實現對病案的科學化、標準化管理，保證病案在流轉過程中的安全。

近年來，越來越多的研究開始關注病案示蹤系統設計和應用。魏敬等[3]提出利用條形碼技術建立計算機控制的病案示蹤管理系統。何藝等[4]對病案從收回到使用的業務流程進行了重組，提高了病案管理的效率。徐惠等[5]借助條形碼和軟件技術實現了病案管理示蹤系統，促進了病案管理工作標準化。楊婷等[6]針對傳統病案示蹤系統虛擬流程與實際操作環節銜接不流暢、數據失真的缺陷，提出了改進方案，并開發和完善了相關功能。上述文獻在一定程度上能夠實現病案的規范化管理，但無法直觀動態地掌握病案的流轉狀態，并且沒有相關的安全機制保證病案流轉過程中的完整性和正確性。

本文提出了一種病案示蹤系統，以信息化手段跟蹤出院患者病歷的交接過程，實時顯示病歷流轉情況。系統通過軟件接口實時從醫院信息系統（HIS）獲取醫囑出院、患者出院的時間，從醫囑出院的時間點開始，對出院病歷的流轉進行跟蹤。同時，本文提出了病案示蹤管理系統標準化的業務流程，采用本文所設計的業務流程，能夠確保病案從病區到入庫的過程中完整、正確，同時有效提高工作效率。

1 系統結構

系統依托于條碼、無線網絡、手持終端等設備及技術，實現對病案交付、配送、檔案交接等環節進行信息化管理。系統結構框架圖，見圖1。

圖1 系統框架圖

1.1 硬件系統

硬件系統包括護士站終端、配送中心終端、手持終端、示蹤大屏和封條打印機。對每個硬件設備的功能描述如下：① 護士站終端：采用觸屏一體機，運行護士站軟件；② 配送中心終端：采用觸屏一體機，運行配送中心軟件；③ 手持終端：具有顯示屏，支持WIFI通信，支持條碼及RFID掃描功能，運行手持終端軟件；④ 示蹤平臺：采集、存儲病案信息；⑤ 示蹤大屏：位于病案室，運行示蹤大屏幕軟件；⑥ 封條打印機：位于病案室，打印病案室發起的拒收病案封條，打印出的RFID標簽粘貼在病案首頁。

1.2 軟件系統

軟件系統包括護士站軟件、配送中心軟件、手持終端軟件、示蹤大屏軟件和示蹤平臺軟件。對每個軟件的功能描述如下：① 護士站軟件：提供病案的交付確認、提醒及查詢等功能；② 配送中心軟件：提供待配送和配送中狀態病案的展示、查詢等功能；③ 手持終端軟件：提供病案提醒、交接確認等功能；④ 示蹤大屏軟件：示蹤大屏幕基于示蹤平臺數據，提供病案流轉環節信息的展示功能；⑤ 示蹤平臺軟件：提供病案數據存儲、管理功能。

2 業務流程

2.1 系統角色功能

病案示蹤系統角色分為護士站、配送中心和病案室。相應的功能如下：

（1）護士站負責病案收集、封裝及狀態跟蹤、查詢。護士通過本站完成病歷交付、查詢等工作，改變了收取病歷的方式，即從電話溝通變為點擊系統界面的按鈕。

（2）配送中心負責病案配送過程跟蹤及管理。配送中心人員通過本系統，能夠清楚地了解、查詢病歷配送情況。配送員查看手持終端界面即可了解工作內容。

（3）病案室負責病案簽收、整理、掃描及入庫管理。病案室人員通過系統能夠完成病歷的簽收、拒收、補送、整理及入庫工作的確認。在示蹤大屏上能夠直觀展示患者出院病歷流轉各環節的信息。

2.2 業務流程

按照系統角色和業務流程分類為原始病案流程、補送病案流程和拒收病案流程，補送病案又分為護士站發起的補送病案和病案室發起的補送病案。

2.2.1 原始病案

原始病案業務流程見圖2。包括如下步驟：① 患者出院，觸發病案“待整理”狀態；② 醫護人員完成病案編寫、收集工作，觸發病案“待配送”狀態；③ 配送中心獲取待配送病案信息后，收取病案，確認病案的交接并封裝；④ 配送員將病案運送到病案統計室，拆封裝、簽收病案，并根據要求整理裝訂病案、縫制入庫；⑤ 記錄病案借閱、還回信息。

圖2 原始病案流程

2.2.2 病案補送

（1）護士站發起的病案補送。護士將補送病案收齊，在系統中觸發需補送病案要求，補送病案狀態變為“待配送-補送”。

（2）病案室發起的病案補送。病案室整理人員在手持終端發起補送病案要求，護士站終端顯示需要補送的病案信息，護士收齊病案，發起病案補送信息。

2.2.3 病案拒收

病案拒收流程見圖3。流量包括如下步驟：病案室簽收人員在手持終端發起拒收病案要求，打印拒收封條、封裝病案；配送人員進行病案院內配送；護士用手持終端掃描封條，確認拒收病案并接收，然后發起病案補送流程。

圖3 病案拒收流程

3 系統應用

病案示蹤系統于2014年3月在某醫院進行了應用示范，截止到目前累計交接病案31300份、病區發起補送病案3234份，病案室發起拒收病案107份、發起補送病案733份。

病案配送中心實時更新各院區、病區“待配送”“待配送-補送”狀態病案的數量。系統顯示界面分主界面（表1）和子界面（表2）兩部分。

表1 系統主界面顯示各個院區、樓的病案數量（份數）

表2 系統子界面顯示各病區（1-12樓）病案數量（份數）

系統采用B/S結構，訪問示蹤平臺以網頁進行查詢。查詢方式可按時間段查詢，也可輸入具體病案編號進行查詢，查詢的結果以列表方式顯示。

4 結語

物聯網與醫療信息化的需求相結合，不斷涌現出新的應用，促進了醫院信息化發展[7-8]。以醫院HIS為基礎構建病案示蹤系統，利用手持終端、示蹤大屏和條形碼對病案的流轉蹤跡進行實時再現管理，為防止病案丟失、提高病案錄入效率、查詢病案去向、保持病案的迅速可獲得性提供了新的管理手段，使得病案實現規范管理。

[1]賈莉莉.信息時代電子病歷在醫院發展中的作用[J].醫學信息（上旬刊）,2007,20（7）：1135-1136.

[2]王軼歐,張國強.病案示蹤系統的開發與研究[J].中國實用醫藥, 2009,4（13）：238-239.

[3]魏敬,董新昱,潘銳銳.病案示蹤計算機數字化管理的設計思路[J].中國病案,2009,10（10）：28-29.

[4]何藝,高紅,周文慶,等.基于數字化的病案管理流程重組[J].中國衛生質量管理,2012,19（6）：42-44.

[5]徐惠,馬智超.病案示蹤管理系統的設計與應用[J].醫學信息,2009,27（3）：4.

[6]楊婷,方孝梅,鄧瓊,等.病案示蹤系統的改進研究[J].中國病案,2015,16（1）：26-28.

[7]張文峰,帥海濤,彭小斌.自動跟蹤技術在ORACLE數據庫維護中的應用[J].中國醫療設備,2014,29（1）：48-49.

[8]連海根.目標自動跟蹤技術的應用研究[D].西安：西安電子科技大學,2013.

Design and Application of aMedical Record Tracing andManagement System

ZHUO Chuan-jun1,MA Xiao-lei1, XU Qing-ying1, SHAOMing-jing2
1.Tianjin Anning Hospital, Tianjin 300300, China；2.China-Japan Friendship Hospital, Beijing 100029, China

A medical record tracing and managementsystem was proposed in this paper, which utilized hardwares like intelligent terminals and the bigdisplayscreen as well as correspondingsoftwares for full-process tracing of patients’ hospitalizationdischarge and medical record transfer. Through realtimely recording thestatus of medical records and intuitivelydisplaying thedetailed medical record transfer information, thesystem ensured the completeness andsecurity of medical records from the inpatient area tostorage in the archive, which realizedscientific andstandardized management of medical records.

medical record tracingsystems；hospital informationsystems；medical record management

TP277

A

10.3969/j.issn.1674-1633.2015.08.026

1674-1633（2015）08-0084-03

2015-04-28

修回日期：2015-07-19

馬曉雷，副主任醫師。

通訊作者郵箱：iamdoforyou@163.com