信息化背景下的傳統檔案和電子檔案的交互作用

蘇悅 杜麗杰

摘 要：檔案管理工作是各級各部門開展業務研究的重要基礎，也是干部職工獲取最新情報信息的主要途徑。面對新形勢下檔案事業的現代化、信息化、智能化、社會化、國際化，應當說，信息環境是檔案管理工作開展信息服務所必需的諸多客觀條件和力量的綜合，主要包括檔案資源體系、各種技術手段和服務方式等。傳統檔案與電子檔案的交互程度，直接決定著高下檔案服務成效的高度。本文認為，應當以信息環境優化來打造檔案服務體系，真正做到傳統檔案與電子檔案的深入結合，取長補短為使用者服務。

關鍵詞：信息化;傳統檔案;電子檔案;交互作用

基于實踐，在現有的信息環境下，檔案管理信息環境建設的優化過程主要集中在檔案信息資源體系的建設和多種信息管理和服務的提供上，具體而言就是要運用先進的網絡技術、通信技術和圖像數據庫技術，把信息資源重新配置，優化組合，從而使其構建成一個嶄新的有機整體，充分挖掘各類信息資源的潛力，為檔案教學和科學研究提供強有力的信息資源支撐。

一、建立科學的檔案信息資源體系

檔案信息資源是檔案管理信息環境的基本構成要素，營造良好的檔案管理信息環境，必須以建立科學的檔案信息資源體系為前提。

（1）優化傳統檔案。對于傳統印刷型檔案，工作人員應當根據檔案管理的任務和讀者需要，適應各級檔案管理部門的地方特色和整體需求，建立一個具有連續性和系統性的檔案信息資源體系。同時，工作人員要重點收集適應市場經濟發展需要、實用性強、社會需求量大的方面的檔案，分門別類將文件進行區分，使檔案管理成為既適應地方特色，又反映時代特征的信息窗口。

（2）轉化和新增電子檔案。電子檔案具有容量大、體積小、成本低、檢索快等優點。檔案管理在重點收藏印刷型檔案的同時，應針對地區特點，從市場上采購或者從網絡上下載一些使用價值高、并獲得使用權的電子轉化軟件，由專門人員進行系統分類轉化，同時大力推行電子檔案新增活動，以增加檔案信息資源量。

二、實行現代化、多樣化的檔案管理和服務

為了促進檔案信息交流與利用，實現檔案信息資源共享，檔案管理要實行現代化、多樣化的管理與服務，即管理和服務的計算機化、網絡化。

（1）實行聯網和網上信息處理。檔案管理要抓住通過檔案信息服務網絡和檔案信息資源的數字化處理，初步實現省內檔案查詢以及檔案之間的地區資源共享，最終實現聯網處理，能夠異地查詢。

（2）建立關鍵詞、姓名等二次檔案數據庫。檔案管理多年積累的非電子檔案文獻資源，只有通過數字化處理，以數據形式在網上查詢，才能得到充分廣泛的應用。所以，檔案管理應加快關鍵詞等二次檔案文獻數據庫的建設，讓使用者能夠全面了解和充分利用檔案資源。

（3）大力建設專題與特色檔案數據庫。由于檔案管理工作涉及的文獻數量龐大，任何一個單位都無力也不必將所有檔案文獻都數字化。同時，為了減少網上信息的重復和避免相互撞車，與其他檔案管理單位相同的文獻就不必加工上網，以防止信息過載，帶來不便。

（4）工作流程計算機化。為了給使用者提供廣泛、快捷、精確的高效優質服務，檔案管理部門對編目、流通、采訪、參考咨詢等日常業務工作要全部實行計算機化，以創造良好的內部與外部聯機服務環境。例如，利用信息網絡實行聯合、集中、統一編目，可以提高編目的及時性和準確性，避免重復勞動，共享編目成果。查詢實行計算機網絡化和利用光盤后，使用者只需要十幾秒鐘就可以閱讀檔案原文，需要時還可以打印，大大節省查閱時間。

（5）服務方式多樣化。檔案管理部門要以計算機為依托，結合傳統服務手段，開展多樣化服務，滿足用戶的各種需求。一是開展定題跟蹤服務。針對熱門檔案借取需求，分課題、專業提供定題跟蹤服務。二是主動參與科研項目，利用檔案優勢，多提供綜述、述評、研究報告等深層次的三次文獻。三是提供復印、復制、錄音、錄像、光盤服務，為使用者在機上檢索書目、篇名、文摘、全文、機讀目錄等提供聯機檢索服務，并提供電傳互借、電子郵件等現代化的信息服務。四是用戶掌握網絡技術。檔案管理可以電子閱覽室為基地，對用戶分級進行計算機網絡技術培訓。做好這一項培訓工作，能增強用戶運用計算機網絡獲取和交流信息的能力。

基于以上幾方面考慮，筆者認為，如今，在當代信息飛速發展的情況下，原有傳統檔案資源不足以滿足信息時代的發展要求，新的網絡檔案資源也難以完全取代實體檔案，二者的資源調配和有機整合主要集中在檔案信息資源體系的建設，及檔案管理信息環境建設的優化過程中多種信息管理和服務的提供。

參考文獻：

[1]陳忠海，孟祥喜.1997—2007年國內檔案信息化建設研究綜述[J].檔案學通訊，2008（05）.

[2]張 銳.檔案信息化理論體系建設的理性思考[J].檔案學研究，2008（02）.

（作者單位：蘇 悅 哈爾濱萬達城投資有限公司; ?杜麗杰 哈爾濱職業技術學院）