基層醫(yī)院加強(qiáng)電子檔案管理的探討

王鳳芝

[摘要]在基層醫(yī)院日常工作中所形成的各種文件、圖片、錄音、照片及影像資料等共同構(gòu)成了各種不同載體的檔案。這些檔案作為基層醫(yī)院最寶貴的資料，對(duì)于基層醫(yī)院醫(yī)療工作及科研工作的開展具有極其重要的意義。特別是在近年來(lái)，信息化技術(shù)在檔案中的廣泛應(yīng)用，在當(dāng)前基層醫(yī)院檔案管理工作中，電子檔案數(shù)量不斷增加，這也給基層醫(yī)院檔案管理工作提出了新的問(wèn)題，所以需要加強(qiáng)電子檔案管理的力度，確保電子檔案能夠得以更好的開發(fā)和利用，為基層醫(yī)院的發(fā)展提供良好的服務(wù)。

[關(guān)鍵詞]基層醫(yī)院；電子檔案；管理

基層醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)水平及服務(wù)質(zhì)量會(huì)對(duì)民眾的健康帶來(lái)較大的影響，直接關(guān)系到基層醫(yī)院的生存和發(fā)展。隨著醫(yī)療體制改革的不斷深入，在基層醫(yī)院管理工作中，電子檔案管理工作的重要性越來(lái)越得以體現(xiàn)出來(lái)，而且電子檔案信息也在基層醫(yī)院管理的各個(gè)環(huán)節(jié)得以不斷滲透，在醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著非常重要的作用。近年來(lái)，醫(yī)療技術(shù)水平得以不斷提高，這對(duì)基層電子檔案管理工作也提出了新的要求，特別是電子檔案管理人員，需要掌握現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)，加快理念的更新，這樣才能更好的提高電子檔案管理的水平，確保檔案信息更好的為基層醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展提供有效的服務(wù)。

一、基層醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)

（一）社會(huì)封閉性

基層醫(yī)院管理工作中，其檔案管理工作的好壞直接關(guān)系到醫(yī)院和患者的切身利益，醫(yī)院檔案在形成后需要有一段封閉期，在這段期間內(nèi)需要做好檔案信息的保密工作，有效的保護(hù)好患者的隱私。但這種檔案管理的封閉性與檔案的開發(fā)利用之間存在一定的矛盾，而且在檔案管理的整個(gè)過(guò)程中這種矛盾都存在。

（二）階段性

檔案管理過(guò)程通常以檔案室管理和檔案館管理兩個(gè)階段為主，在不同階段，檔案服務(wù)的對(duì)象也會(huì)有所區(qū)別，其管理方式也會(huì)存在著不同之處。在檔案室階段，檔案具有憑證價(jià)值，能夠有效的滿足使用者的需求，為形成單位在日常工作中提供必要的參考。而當(dāng)檔案進(jìn)入到檔案館后，檔案的利用則會(huì)下降。

（三）檔案對(duì)其形成者有著依附性

在基層醫(yī)院檔案形成過(guò)程中，其主要反映的是形成者的觀點(diǎn)和經(jīng)驗(yàn)，而且具有較多有價(jià)值的信息和數(shù)據(jù)，對(duì)形成者具有較強(qiáng)的依附性，而且檔案自身的價(jià)值也與形成者具有非常密切的關(guān)系。

二、基層醫(yī)院電子檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）基層醫(yī)院對(duì)電子檔案的價(jià)值缺乏足夠的重視

在當(dāng)前基層醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中，檔案處于電子檔案管理模式下，文件和檔案處于分開管理的狀態(tài)，這就使醫(yī)院的醫(yī)學(xué)研究者和管理人員在具體工作中，對(duì)于電子檔案的現(xiàn)實(shí)作用更為重視，而對(duì)電子檔案的價(jià)值普遍存在著忽視的情況，這就導(dǎo)致電子檔案管理水平不高，對(duì)電子檔案的質(zhì)量帶來(lái)較大的影響。

（二）檔案管理格局混亂，管理機(jī)構(gòu)不健全

在當(dāng)前基層醫(yī)院檔案管理工作中，通常情況下文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案及其他一些檔案都是由檔案室來(lái)負(fù)責(zé)管理。而醫(yī)療檔案則處于分散管理的狀態(tài)，分散于不同的部門進(jìn)行管理，這就導(dǎo)致醫(yī)院檔案存在著多部門管理的情況，特別是處于分散管理狀態(tài)下醫(yī)療檔案，由于在具體管理工作中職責(zé)較為混亂，檔案資料完整性較差，給檔案資料的安全帶來(lái)較大的威脅。

（三）檔案專業(yè)人員素質(zhì)參差不齊

檔案工作是一項(xiàng)重要的綜合性基礎(chǔ)管理工作，而基層醫(yī)院檔案是一個(gè)基層醫(yī)院歷史憑證和臨床科研的必要條件，檔案管理人員的素質(zhì)是順利開展檔案工作的前提，也是保證基層醫(yī)院健康有序發(fā)展的重要因素。傳統(tǒng)的檔案管理工作的特點(diǎn)造成了檔案管理長(zhǎng)期處于封閉的工作狀態(tài)，檔案管理人員也僅僅是被動(dòng)的提供查閱、借閱服務(wù)，缺乏主動(dòng)性。檔案管理人員專業(yè)技能參差不齊，管理技術(shù)跟不上時(shí)代發(fā)展的需要。

三、加強(qiáng)基層醫(yī)院電子檔案管理的具體策略

（一）抓好檔案信息的收集工作

收集工作是搞好檔案管理的首要環(huán)節(jié)，要搞好這項(xiàng)工作，必須制定規(guī)范的規(guī)章制度，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，既要從當(dāng)前工作需要出發(fā)，又要負(fù)擔(dān)起積累知識(shí)和信息財(cái)富的職責(zé)。在收集工作中有效的保證電子文件的完整性，還要能夠正確篩選信息。另外還要與基層醫(yī)院的具體情況有效的結(jié)合，將電子文件的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作納入科室文書處理和檔案管理程序中。

（二）加強(qiáng)電子文件檔案的安全性管理

加強(qiáng)電子檔案安全性管理是保障電子檔案的原始性、完整性和真實(shí)性的重要手段。電子文件可復(fù)讀性強(qiáng)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定，某些鑒別文件原始憑證的關(guān)鍵信息也易于被更改。針對(duì)這些問(wèn)題，我們基層醫(yī)院應(yīng)該建立、加密身份驗(yàn)證的保護(hù)措施，確保在傳輸、處理和提供利用過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)資料變更，同時(shí)還必須做好與異地備份工作。

（三）提高檔案管理員素質(zhì)，建立健全檔案制度

隨著基層醫(yī)院管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，檔案工作已成為基層醫(yī)院檔案管理的重要組成部分，基層醫(yī)院檔案工作人員是醫(yī)院檔案工作的管理者，對(duì)基層醫(yī)院的檔案工作實(shí)施全面的管理，發(fā)揮著領(lǐng)導(dǎo)、決策、指導(dǎo)和監(jiān)督作用，因此，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)具有非常重要的意義。作為檔案工作人員，不僅要不斷提高自己的思想水平、行為模式、工作作風(fēng)、知識(shí)水平，努力學(xué)習(xí)各方面知識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量。還有具有踏實(shí)和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)。另外在當(dāng)前基層醫(yī)院電子檔案管理工作中，還需要加快信息一體化管理模式的構(gòu)建，確保電子檔案信息能夠更好的為基層醫(yī)院提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

四、結(jié)束語(yǔ)

在基層醫(yī)院檔案管理工作中，為了有效的提高電子檔案的管理水平，則需要從多方面入手，運(yùn)用科學(xué)的管理方法和手段，進(jìn)一步完善電子檔案管理制度，努力提高檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)素質(zhì)，確保電子檔案能夠更好的在基層醫(yī)院發(fā)展和建設(shè)過(guò)程中提供有效的服務(wù)。

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