淺談提升企業檔案網絡信息化管理的措施

鐘景云 蔡小鋒

摘 ?要：文章先簡要介紹企業檔案信息網絡化管理的必要性，對企業檔案信息網絡化管理模式進行詳細的闡述，著重論述企業檔案信息網絡化管理措施，為企業進行檔案網絡信息化管理提供了可靠有力的借鑒。

關鍵詞：企業檔案;網絡信息化;必要性;管理模式;管理措施

中圖分類號：TP399 ? ? 文獻標識碼：A ? ? ?文章編號：1006-8937（2015）36-0022-01

隨著經濟和社會的快速發展，現代化的企業管理理念正逐步滲透進企業內部。檔案管理作為企業管理的一部分，作用也至關重要。只有不斷提升企業檔案網絡信息化管理措施，才能使企業檔案管理工作順應企業發展的趨勢，才能為企業的發展和騰飛加油助力。

1 ?檔案信息網絡化管理必要性

1.1 ?企業時代發展必然要求

隨著電子辦公時代的到來，計算機技術在企業發展中日益得到應用普及，產生了量以光盤、磁盤為主的電子文件。這些電子文件記載著企業生產經營活動的全過程，是企業最寶貴的財富，也是企業檔案資源信息的重要組成部分。而這些電子文件的收集、整理，歸檔單單靠傳統的手工方式是難以實現的，迫切需要進行檔案信息網絡化管理，提高工作效率和工作質量，更好地為企業的發展服務。

1.2 ?企業檔案工作改革需要

企業的快速高效發展對檔案工作也提出新任務、新要求。企業檔案工作要與時俱進，進行改革和創新，要改變以往每年年終或者第二年年初進行集中歸檔報送為日常的隨時收集和報送。要及時將有保存價值的電子文件刻錄成光盤或者儲存入電子磁盤，形成電子檔案，交由企業檔案部門進行保管。檔案部門要及時準確掌握企業的發展動態，提高檔案的綜合利用率，充分發揮檔案利用的社會效益，為企業的發展提供強有力的保障。

1.3 ?信息技術發展必然結果

原有的單機進行檔案管理的局限性和不足不斷顯現出來。①僅僅能進行檔案目錄的的管理和查找，作用不明顯，造成計算機儲存資源的浪費;②檔案使用者進行檔案借閱時，還需要到檔案管理部門由檔案管理人員進行查找，和傳統的檔案管理沒有什么區別;③容易形成各自為政的局面，不利于檔案管理的統一化、規范化、標準化。

2 ?企業檔案信息網絡化管理模式

2.1 ?文件檔案管理聯網

文件檔案管理聯網是企業檔案管理的基礎和根本。目前，在企業檔案管理方面，基本實行的是紙質檔案和電子檔案并存。檔案管理部門在肯定紙質檔案保管價值的同時，要加大對電子檔案的管理。要加強對文件信息的收集和管理，企業自身出臺的文件可以自形成之日起，即錄入企業檔案信息管理系統，實現文件檔案信息的一體化管理。對上級部門下發的重要文件，在企業生產經營過程中形成的文件檔案等，需要歸納存檔的，可以收集整理，通過掃描儀等檔案設備進行掃描處理，形成電子文檔進行歸檔。

2.2 ?建立檔案局域網絡

建立檔案局域網絡是企業檔案管理的支柱和保障。要依托企業現有的局域網，建立檔案局域網絡，實現檔案的網絡信息化管理。檔案局域網絡作為局域網的一個子系統，檔案管理人員可以將各門類檔案、企業編研成果、期刊資料等文字、數據、圖片圖表、音頻聲像等檔案載體上網，并設置閱批和訪問權限。企業工程技術人員以及企業各部門員工可以在網上快速便捷地實現文件檔案和企業生產數據等的傳閱、調閱、查閱，參考等，可以更好地促進企業生產的發展。

2.3 ?圖情檔資實現聯網

圖情檔資實現聯網是企業檔案管理的拓展和完善。在現代企業制度下，企業建立信息中心，對圖書資料、科技情報、各門類檔案實行一體化管理，是信息資源實現共享的形式之一，也是知識時代的發展趨勢。圖情檔資實現聯網后，可以利用檔案信息資源，開展利用與交流，加強企業和行業間的情報利用關系?？梢酝ㄟ^網絡檢索、調閱查詢、開架閱覽等服務形式，更好地供領導和企業各部門查考調閱利用，可以更好地為領導決策，企業管理、技術革新和安全生產服務。

2.4 ?網絡搜集檔案資料

網絡搜集檔案資料是企業檔案管理的內容和手段。所謂檔案搜集就是接收和征集檔案的意思，企業的檔案搜集工作就是按照規定，通過例行的接收制度和專門的征集方法，把分散在企業各部門、個人手中和散失在社會上的檔案，集中到企業檔案室。檔案實行網絡信息化管理后，搜集檔案工作就可以通過網絡來完成。可以通過網絡發出所搜集檔案的時間、歸檔的標準、歸檔的范圍，歸檔的內容，企業各部門、個人和社會有關部門就可以在網上完成檔案的提交工作，加快檔案歸檔的速度和效率。

3 ?企業檔案信息網絡化管理的措施

3.1 ?強化檔案信息管理安全措施

檔案自身屬性決定檔案的唯一性、不可復制性和保密性，同時對檔案實行網絡信息化信息管理，又決定檔案的資源共享性，這兩者不可避免地要產生矛盾。由于電子網絡信息的虛擬性、易擴散性，所以，強化檔案信息管理安全是做好檔案工作的重中之重，也是解決檔案資源共享和安全保密這對矛盾的關鍵。為了保證企業檔案信息安全，企業要在外網和內部辦公網絡自動化之間設置物理隔離，這是保證內部辦公網絡自動化安全的最主要也是最有效的措施。物理隔離主要是通過路由器和防火墻來實現。路由器可以首先屏蔽掉所有的IP地址，然后由檔案管理人員有選擇地放行一些地址進入檔案管理網絡。防火墻則主要是過濾進出網絡的數據、管理進出網絡的訪問行為、阻止某些不明來源的禁止的業務、記錄通過防火墻的內容和活動、對網絡進行檢測和警告。有了這些措施，就可以保證檔案信息網絡的安全。

3.2 ?提升檔案信息管理隊伍的素質

檔案管理工作的作用和發揮的效益越來越突出，地位越來越重要，這就對檔案管理人員的綜合素質提出新要求。首先，企業領導要高度重視，要提高檔案工作在企業的地位，要轉換檔案管理人員的思想意識，要激發他們對檔案信息管理工作的潛力和熱情，起到事半功倍的效果。其次，檔案網絡信息化管理工作是一門綜合性的工作，它要求檔案管理人員具有較強的專業知識和技能。要積極做好檔案管理人員信息化、數字化等培訓工作，要加大在職教育和繼續教育力度，要讓檔案管理人員掌握最先進的檔案管理知識，跟得上檔案管理工作現代化發展的步伐。要鼓勵他們經常性參加檔案管理工作觀摩會和交流研討會，要加強他們對計算機運用的能力、網絡運用能力、圖片、聲像等多媒體資料的應用處理能力的培訓，讓他們工作起來得心應手。有了高素質的人力保障，檔案網絡信息化管理水平就能得到顯著提升。

3.3 ?建立健全檔案信息管理制度

企業檔案信息網絡化管理要想真正落到實處，健全完善的管理制度是必不可少的重要保障。檔案信息化建設的企業要在傳統紙質檔案管理制度的基礎上，結合網絡信息化的特點以及系統所處理的信息涉密等級及其重要程度制訂相應的管理制度，要落實保密措施。檔案信息管理制度不能僅僅停留在紙上，要認真落實到行動上。要用制度約束和規范檔案管理行為，要制定和企業管理同步的檔案管理的詳細考評細則和獎懲措施，并細化量化到人。要依照有關保密和檔案工作的要求和標準，對檔案信息化建設及保密管理工作情況進行年度檢查，確保國家秘密的安全。要嚴格獎懲，充分調動檔案管理人員工作的積極性和熱情，才能使制度落到實處，才能使企業檔案管理工作快速高效地運轉，向規范化、標準化和科學化方向健康發展。

4 ?結 ?語

要做好企業檔案網絡信息化管理工作，需要檔案管理人員有高度的責任感和使命感，有持之以恒的耐心和細心，需要企業領導的高度重視和支持，需要企業各部門和每一個員工的通力配合，只有這樣，企業檔案網絡信息化管理工作才能真正落到實處，發揮應有的作用。

參考文獻：

[1] 薛曄.論企業檔案數字化工作的開展[J].檔案天地，2014，（6）.

[2] 劉燕.檔案管理安全體系建設研究[J].企業改革與管理，2015（14）.